Als inkoper wil je inzicht in de prestaties van jouw producten. Koop je de juiste producten in? En koop je deze producten op het juiste moment in bij de beste leverancier? Helaas werkt de tijd vaak tegen je bij het selecteren en monitoren van de juiste data.

Om de prestaties van jouw voorraad zicht- en meetbaar te maken kun je KPI's instellen. Wat zijn KPI's? Hoe stel je deze meetwaarden in? Lees in de blog waarom KPI's zo belangrijk zijn voor jouw inkoopafdeling en krijg zes voorbeelden en formules van belangrijke inkoop KPI's.

‍

Wat zijn KPI's en aan welke criteria moeten ze voldoen?

Een KPI – Key Performance Indicator – is een maatstaf om de prestaties binnen een bedrijf en/of bedrijfsonderdeel te meten. Het opstellen van KPI's kan je helpen om de juiste data uit jouw bronsysteem te selecteren en om te zetten in concrete bedrijfsdoelstellingen. Door voorraad- en inkoop KPI's op te stellen, krijg je inzicht in de prestaties van jouw inkoop- en voorraadbeheer.

‍

KPI criteria

Hieronder vind je twee belangrijke criteria waaraan een KPI moet voldoen.

● SMART - Om een KPI juist te laten werken, moet deze Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdgebonden zijn (SMART).

● Strategisch - Koppel een KPI aan de strategische doelen van jouw onderneming. Zorg er daarnaast voor dat medewerkers op de hoogte zijn van de meetwaarden en hoe deze hun werk beïnvloeden.

6 voorbeelden van inkoop en voorraadbeheer KPI’s

Met de volgende zes voorbeelden en formules van KPI's voor inkoop en voorraadbeheer kun je de productprestaties en de efficiëntie van jouw inkoopproces volgen.

‍

1. Gemiddelde voorraadwaarde

Meet de gemiddelde voorraadwaarde (bijvoorbeeld in euro's) en vergelijk deze met de omzet om trends te monitoren. Bovendien kun je deze KPI gebruiken om te analyseren of je te veel cash geld hebt opgeslagen in overtollige voorraad.

Houd er rekening mee dat deze KPI altijd een momentopname weergeeft en geen rekening houdt met seizoensinvloeden.

Gemiddelde voorraadwaarde per maand = (Voorraadwaarde aan het begin van de maand / Voorraadwaarde aan het einde van de maand) / 2

‍

2. De verhouding kostprijs voorraad tot kostprijs verkochte goederen

Deze KPI vergelijkt de kostprijs van voorraad die op een bepaald moment wordt aangehouden met de kostprijs van verkochte voorraad in een voorgaande periode. Over het algemeen is het beter als de kostprijs van je voorraad niet te hoog is in vergelijking tot de kostprijs van de verkopen.

Dat zou betekenen dat je meer voorraad aanhoudt dan nodig is en er aanpassingen nodig zijn om een gezonde voorraadwaarde te bereiken. Deze KPI geeft weer of er een balans is tussen voorraad en omzet.

De meetwaarde kan echter te eenvoudig zijn als er een duidelijke reden is waarom je – tijdelijk – meer voorraad aanhoudt. Bijvoorbeeld door seizoensgebonden verkopen en/of lange levertijden van leveranciers.

De verhouding tussen kosten van voorraad en kosten van verkochte goederen = kosten van aangehouden voorraad / Kosten van verkochte voorraad

‍

3. De omloopsnelheid in dagen

De omloopsnelheid geeft – in dagen – weer hoe snel producten uit jouw voorraad verkopen. Een lager aantal dagen is over het algemeen beter omdat het laat zien welke producten populair zijn en waaraan je minder voorraadkosten kwijt bent. Houd er echter rekening mee dat sommige producten van nature langzamer verkopen, dus je hebt mogelijk verschillende KPI-doelen nodig voor specifieke productgroepen.

Luxeartikelen bewegen bijvoorbeeld over het algemeen langzamer, maar dat betekent niet noodzakelijkerwijs dat ze ondermaats presteren. Deze KPI laat zien of je de juiste inkoopstrategie hebt en of de afdelingen inkoop en verkoop goed met elkaar communiceren.

De omloopsnelheid in dagen = (Gemiddelde voorraadwaarde per maand (zie KPI 1) / Kosten van verkochte goederen per maand) x aantal dagen in de maand

‍

4. Backorder percentage

Het backorder percentage is het percentage bestellingen in een bepaalde periode dat mogelijk vertraging heeft opgelopen omdat een product niet op voorraad was. Over het algemeen heeft een lagere waarde de voorkeur, omdat backorders vertragingen kunnen veroorzaken voor je klant.

Deze KPI geeft ook aan of jouw inkoop proactief of reactief reageert op de klantvraag. Als de indicator echter te laag wordt ingesteld, kunnen inkopers worden aangemoedigd om te veel voorraad in te kopen. Dit leidt tot buitensporige voorraadkosten en mogelijk overtollige voorraad en/of afschrijvingen.

Backorder percentage in % = (Het aantal vertraagde bestellingen als gevolg van backorders / Totaal aantal geplaatste bestellingen) x 100

‍

5. Besteldoorlooptijd in dagen

Meet de gemiddelde tijd tussen het accepteren van een klantbestelling en de verzending van deze bestelling om te controleren hoe efficiënt jouw bestelproces is. Idealiter streeft je bedrijf ernaar om de doorlooptijd van de bestelling zo kort mogelijk te houden.

Als je de resultaten over een langere periode bijhoudt, kun je deze vergelijken met jouw bedrijfsdoelstellingen en zien hoe het bestel- en inkoopproces presteert. Dit is in de eerste plaats een indicator die de efficiëntie van het orderverwerkingsproces toont. Toch, een lange cyclus kan ook een indicator zijn van een gebrek aan voorraad.

Besteldoorlooptijd in dagen (voor alle bestellingen in één maand) = (Datum waarop de klant de bestelling heeft ontvangen - Datum waarop de klant de bestelling heeft geplaatst) / Totaal aantal verzonden bestellingen

‍

6. Servicelevel percentage

Door deze meetwaarde te meten, zie je welk percentage van de in een maand ontvangen verkooporders succesvol is afgeleverd. Een servicegraad van 95% betekent bijvoorbeeld dat je voor 95 van de 100 bestellingen aan de klantvraag hebt voldaan.

Net als de vorige KPI, zal een laag percentage normaal gesproken wijzen op een probleem in het orderverwerkingsproces, maar het kan ook een indicatie zijn van een gebrek aan voorraad.

Servicelevel per maand = (Aantal afgeleverde bestellingen / Aantal ontvangen bestellingen) x 100

Door deze inkoop- en voorraadbeheer-KPI's te monitoren, de trends te volgen en duidelijke actiepunten aan ondermaatse prestaties te koppelen, kun je niet alleen jouw voorraadniveaus in balans brengen, maar deze ook afstemmen op verkoop- en klanttevredenheidsdoelstellingen.

‍

Inkoop KPI's geven structuur en richting

KPI's kunnen structuur en richting geven aan jouw bedrijfsvoering en voorraadbeheer. Deze waarden zorgen ervoor dat je data omzet in concrete, meetbare en strategische doelen.

En je in staat stelt om inzicht te krijgen in de prestaties van jouw producten en inkoopbeslissingen. Met inkoopoptimalisatiesoftware zoals Optiply ontwikkelt, kun je je als inkoper richten op onderdelen waar menselijke inbreng het verschil maakt.

Door automatisering te integreren in jouw inkoopproces win je tijd, bijvoorbeeld om KPI’s in te stellen en te volgen. Hierdoor kun je jouw voorraad in balans houden en inkoopbeslissingen verbeteren. Uiteindelijk kan dit leiden tot minder omzetverlies, een hogere klanttevredenheid en – nog belangrijker – een stijgende bedrijfsomzet.