Het inkoopproces is een van de meest cruciale onderdelen van je bedrijf, maar blijkt vaak tijdrovend en lastig te onderhouden. Als je delen van je inkoopproces niet hebt geautomatiseerd, je weinig controle hebt over de voorraadadministratie en inkoopt op gevoel is het lastig om controle over je inkoop te houden.

In deze blog vertellen je waarom het zo belangrijk is om je inkoopproces te optimaliseren. We leggen uit waaraan een goed inkoopproces moet voldoen, laten zien wat een geoptimaliseerd en deels geautomatiseerd inkoopproces oplevert en geven vijf tips waarmee je het proces direct kunt verbeteren.     

‍

Wat is een goed inkoopproces?

Wellicht ben je als inkoper gewend om de voorraad te beheren met een min/max strategie en op basis van onderbuikgevoel. Je werkt met Excel als belangrijkste tool om data over je voorraad en verkoopcijfers op te slaan. Echter, met deze aanpak is het onwaarschijnlijk dat je alle informatie en meetwaarden beschikbaar hebt om accurate en efficiënte inkoopbeslissingen te nemen. 

Een goed inkoopproces verzamelt alle relevante gegevens in het bedrijf, houdt rekening met de beperkingen van de supply chain en is afgestemd op de strategische doelen van je onderneming. Hieronder bespreken we de stappen en niveaus binnen het inkoopproces en benoemen we drie kenmerken van een ‘goed’ inkoopproces. 

6 stappen van het inkoopproces

1. Specificeren van de inkoopbehoefte
2. Selecteren van een leverancier
3. Contracteren van een leverancier
4. Plaatsen van een bestelling
5. Bewaken van de juiste levering
6. Evalueren van de bestelling en levering

‍

3 niveaus binnen het inkoopproces 

De taken van het inkoopproces kun je opdelen in drie niveaus:

• Strategisch - bewaakt de inkoopstrategie, stelt de inkoopprocessen op en overziet de tactische en operationele niveaus. 

• Tactisch - behelst de eerste drie stappen van het inkoopproces: identificeren van de marktvraag en het contact met leveranciers.

• Operationeel - voert de laatste drie stappen van het inkoopproces uit: het effectief bestellen van producten, controleren van zendingen en de nazorg.

‍

3 kenmerken van een goed inkoopproces

De definitie van een ‘goed’ inkoopproces verschilt per bedrijf. Het type producten dat je verkoopt, op welke schaal je producten verkoopt en hoe complex - en lang - je supply chain is, zijn zaken die van invloed zijn op het inkoopproces. Hieronder benoemen we drie kenmerken die in vrijwel ieder inkoopproces een belangrijke rol spelen.

• Robuust - het inkoopplan wordt ondersteund door een helder gedocumenteerd inkoopproces dat is gecommuniceerd naar alle teams. Handhaaf het proces en voorkom dat iedere afdeling zijn eigen, mogelijk tegenstrijdige, orders maakt.‍
• Flexibel - zorg voor een agile - lenig - inkoopproces, waarmee je bestand bent tegen veranderingen in de supply chain, zoals productie- en transportproblemen en/of handelsblokkades tussen landen.
• ‍Proactief - laat je inkopers samenwerken met je verkopers en plaats inkoop centraal binnen de organisatie. Houd de tactische en operationele uitvoering gescheiden, zodat je niet vervalt in actie versus reactie en op microniveau probeert data te interpreteren. Je wilt dat menselijke inbreng gevoel geeft aan de data.  

Wat levert een goed inkoopproces op?

Door gebruik te maken van automatisering, zoals vooraadoptimalisatiesoftware, kun je tijdwinst boeken aan de operationele inkoopkant. Laat je inkopers focussen op de zaken waar menselijk handelen het verschil maakt:

• Onderhandelen met je leveranciers, 
• De voorraadadministratie ordenen en essentiële voorraad KPI’s analyseren. 

Een goed inkoopproces laat je efficiënter inkopen. Dat betaalt zich uit in de vorm van een gebalanceerde voorraad, lagere inkoopkosten en - uiteindelijk - een stijgende omzet.

‍

5 tips om je inkoopproces te optimaliseren

Met een geoptimaliseerd inkoopproces kan je afscheid nemen van inkopen op gevoel, heb je tijd om leveranciers te selecteren en je bestelmomenten accuraat te plannen. Vind hieronder vijf tips om je inkoopproces te optimaliseren. 

Master je historische data

Analyseer de trends binnen je voorraad. Rangschik de producten via een ABC-analyse. Door inzicht in je voorraad te krijgen kun je focussen op de hardlopers en voorkom je onnodige voorraad. Hiermee houd je voorraadkosten laag. 

Maak gebruik van forecasting

Gebruik historische data en de expertise van je verkopers en/of marketing team om een forecast te maken. Datagedreven forecasting stelt je in staat betere inkoopbeslissingen te nemen en gedetailleerde gesprekken te voeren met je leveranciers. Intern, als inkoper, stelt het je in staat om het inkoopproces centraal binnen de organisatie te plaatsen. 

Werk samen met diverse leveranciers

Wees flexibel en zorg dat je niet afhankelijk bent van een leverancier. Op die manier kun je markt- en/of supply chain veranderingen opvangen. Selecteer betrouwbare leveranciers en onderhoud een goede relatie met hen. Analyseer de prestaties van je toeleveraars en onderhandel waar nodig over orders, levertijden en prijzen.

Track je voorraad KPI’s

Key Performance Indicators maken data concreet en meetbaar. Voorraad KPI’s geven je inzicht in de prestaties van je voorraad. Door deze indicatoren frequent te ‘tracken’ houd je het tactische deel van het inkoopproces in balans.

Automatiseer je inkopen

Voeg schaalbaarheid toe aan je inkoopproces door automatisering. Laat inkopers focussen op de tactische kant van het inkoopproces, terwijl inkoopoptimalisatie software je inkoopagenda en besteladviezen met real-time data bijgewerkt.

‍

Inkoopproces optimaliseren door automatisering

Geef inkoop een centrale positie binnen je bedrijf en maak meerdere afdelingen onderdeel van het inkoopproces. Zorg dat het proces flexibel is en dat je inkopers proactief te werk gaan. Door inkoopoptimalisatie software - zoals Optiply biedt - deels de operationele inkooptaken te laten uitvoeren, kunnen inkopers focussen op de strategische en tactische kant van het inkoopproces.

Slimme software brengt alles samen in een systeem en zorgt voor schaalbaarheid. Door het inkoopproces te optimaliseren boek je tijdwinst, verminder je voorraadkosten en breng je de bedrijfsvoorraad in balans.