Travelbags draait op volle toeren met ruim 16.000 producten en meer dan 100 merken. Dankzij Optiply is de automatisering van het inkoopproces gestegen van 70% naar bijna 100%, wat resulteert in minder handmatig werk en meer controle over voorraadbeheer.

Ontdek hoe Optiply Travelbags helpt om snel te schakelen en altijd de juiste voorraad paraat te hebben, zelfs bij onverwachte pieken.

De vraag naar een data-gedreven en dynamische inkoopstrategie

Travelbags is een van de grootste online retailers van koffers en tassen in Nederland. Met inmiddels meer dan 16.000 actieve producten in het assortiment van in totaal meer dan 100 merken, is effectief inkopen cruciaal voor het succes van het bedrijf.

De vraag naar producten fluctueert sterk door seizoensgebonden trends zoals zomerreizen, back-to-school periodes en Black Friday. Dit maakt een data-gedreven en dynamische inkoopstrategie noodzakelijk.

Inmiddels werkt Travelbags zo’n 5 jaar samen met Optiply. In 2024 werd Tygo Bril aangenomen als nieuwe inkoper. We spraken met hem over zijn nieuwe rol, de uitdagingen waar Travelbags op dit moment tegenaan loopt en hoe Optiply daar nu bij helpt. 

Van handmatig inkopen naar de eerste inkoopoptimalisaties met Optiply

Voordat het team van Travelbags in aanraking kwam met Optiply, bestelden inkopers dagelijks handmatig via verkoopdata, intern opgezette leverancier- en productbeoordelingen, een forecast op merkniveau en onderbuikgevoel. 

Maar de inkoop is een bedrijfskritische operatie en heeft een grote invloed op de groei van Travelbags. Om een betere inkoopstrategie op te zetten kwam een voormalige inkoper uit bij Optiply.

Na een call met een eerste advies was het duidelijk dat Travelbags een vliegende start kon maken om voorraad te verlagen en tegelijkertijd productbeschikbaarheid te verhogen.

In de eerste 2 maanden na de start van de samenwerking in 2020, waren er al duidelijk zichtbare resultaten behaald. Zo was de productbeschikbaarheid binnen enkele weken al met 20% toegenomen voor A- en B-producten.

De totale voorraadwaarde in euro’s nam met ruim 22% af, wat zorgde voor een gigantische boost van de cashflow. 

‍

Van 70% naar 96% inkoopautomatisering 

Travelbags werkte al jaren succesvol met Optiply, maar in september vorig jaar kreeg Tygo Bril de volledige verantwoordelijkheid voor herinkopen en het optimaliseren van het gebruik van Optiply.

Tygo vertelt over zijn eerste periode bij Travelbags: "Ik ben bij Travelbags voornamelijk verantwoordelijk voor de re-orders van onze merken en heb daarnaast een dubbele rol als procesverbeteraar binnen de logistieke afdeling. Het is een mooie mix van inkoop en procesoptimalisatie, waarbij ik dagelijks met Optiply werk om alles soepel te laten verlopen."

Toen Tygo net begon bij Travelbags, werd hij direct in het diepe gegooid om met Optiply te werken. Een nieuwe tool voor hem. Maar het viel direct op dat er, ondanks positieve resultaten, nog maar 70% van de adviezen daadwerkelijk werden opgevolgd. 

Voor Tygo’s komst kende het inkoopproces van Travelbags nog enkele knelpunten:

• Een serviceniveau van A-producten rond de 80%, waardoor populaire producten met hoge marges vaak niet beschikbaar waren.
• Veel handmatig werk bij herbestellingen, wat onnodig veel tijd kostte.
• Disbalans in voorraadniveaus, veroorzaakt door beperkte magazijnruimte en sterke schommelingen in de vraag door seizoensgebonden trends.

Met een frisse blik en veel eigen initiatief begon Tygo de automatiseringsmogelijkheden verder te onderzoeken. Door processen te optimaliseren en nauwer samen te werken met het Optiply-klantsuccesteam, wist hij het automatiseringspercentage al snel naar 96% te tillen. 

“Waar we voorheen handmatig bestellingen nog aan het controleren en bijwerken waren, kunnen we nu met een paar klikken alles regelen voor de herbestellingen van onze A- en B producten. Een volgende stap is om toe te werken naar de laatste 4% van onze C-producten ook volledig te automatiseren”, zegt Tygo.

Door de focus op automatisering is de tijd die Tygo aan inkopen besteed aanzienlijk verlaagd. "Dankzij de automatisering is er dagelijks 3-4 uur vrijgekomen, die eerst besteed werd aan handmatig orders aanmaken. Dat scheelt enorm."

De focus ligt nu op het automatiseren van de rest, wat niet alleen het laatste beetje handmatig werk wegneemt, maar ook de voorraadstrategie nog strakker maakt.

Een hogere productbeschikbaarheid en meer omzet dankzij dynamisch inkoopadvies

Naast automatisering wordt er ook continu geoptimaliseerd via regelmatige check-ins met het Optiply customer success team. 

Tygo vertelt hoe dat werkt. "Ik heb ongeveer eens per maand een check-in met Joren, onze customer success manager. Dan nemen we door wat er beter kan en wat goed gaat. Als ik tussendoor vragen heb, stuur ik hem gewoon een berichtje. Het contact is laagdrempelig en helpt ons continu te verbeteren."

Waar in het verleden nog veel wijzigingen werden doorgevoerd op de inkoopadviezen, vertrouwt Tygo nu volledig op de adviezen van Optiply en dat werpt zijn vruchten af.

• De beschikbaarheid van A-producten steeg van 80% naar 95%,
• B-producten gingen van 71% naar 84%,
• C-producten verbeterden van 72% naar 77%.

Deze stijgingen waren mogelijk doordat Travelbags bewuste keuzes maakte over voorraadniveaus en cashflow. Door de magazijnruimte efficiënt te benutten en de focus te leggen op A- en B-producten, steeg de omzet in deze categorieën met maar liefst 10%.

Tijd winnen aan de voorkant, impact maken aan de achterkant

Elke ochtend logt Tygo in bij Optiply om de inkoopadviezen te bekijken. Hij controleert welke merken moeten worden bijbesteld en plaatst op de meeste dagen alle bestellingen binnen 1 tot 1,5 uur.

"Optiply geeft precies aan welke merken aan de beurt zijn, welke SKU's nodig zijn en welke kwantiteit van elk product nodig is voor de komende periode. Het mooiste aan Optiply is dat ik nu niet meer zelf hoef na te denken over welke producten moeten worden besteld. De adviezen zijn zo goed, dat ik ze voor een groot deel kan overnemen."

De vrijgespeelde tijd wordt nu benut voor waardevolle activiteiten, zoals onderhandelen met leveranciers en het selecteren van nieuwe producten. Dit bewijst dat automatisering niet alleen het dagelijkse werk verlicht, maar ook bijdraagt aan de strategische groei van Travelbags.

Ook John Horstra, eigenaar van Travelbags, is enorm te spreken over de samenwerking:

“Wij kijken positief terug op de samenwerking. Naast het goed werkende systeem zijn de lijntjes kort. Optiply heeft ervoor gezorgd dat er meer structuur in de inkoopmomenten is gekomen en dat wij op het juiste moment de juiste producten inkopen en op voorraad hebben.”

Jonhn voegt toe: “Verder hebben wij beter inzicht gekregen in welke producten belangrijk zijn voor onze omzet- en margedoelen". Optiply heeft bijgedragen aan onze groei de door ons betere inzichten te geven en vrijwel geen nee meer te verkopen.”

Een mooie ontwikkeling die we hebben hebben bereikt in de afgelopen 5 jaar. Nu het dagelijkse inkoopproces zo efficiënt verloopt, kijkt het team vooruit naar de volgende stap en nieuwe kansen om Travelbags verder te laten groeien.

Een blik op de toekomst: slimmere automatisering en groei 

De focus ligt nu op het versterken van de inkoopstrategie en het toekomstbestendig maken van Travelbags.

Een van de grootste kansen ligt bij de automatisering van C-productbeheer. Deze producten zijn vaak minder voorspelbaar en vereisen nog handmatige controles. Door ook deze processen te automatiseren, wil Tygo zorgen voor een nog betere balans in voorraadniveaus en minder risico op onverkochte voorraad.

Daarnaast ziet Tygo mogelijkheden om Optiply's promotiemodules in te zetten bij grote verkoopevents zoals Black Friday: "Het systeem kan helpen om snel te schakelen bij tijdelijke acties, zodat we precies weten welke producten we extra moeten inkopen om optimaal op de vraag in te spelen."

De grootste stap richting volledige automatisering zou een EDI-integratie zijn. Hiermee kan Optiply niet alleen inkoopadviezen geven, maar zelfs direct bestellingen bij leveranciers plaatsen.

Tygo: "We onderzoeken hoe we EDI kunnen integreren om nog meer processen te automatiseren. Dan hoeven we in de toekomst misschien helemaal geen bestellingen meer in te dienen, maar doet Optiply dat ook voor ons."

De samenwerking tussen Travelbags en Optiply bewijst hoe data-gedreven voorraadoptimalisatie leidt tot hogere productbeschikbaarheid, verbeterde efficiëntie en een direct meetbare omzetgroei. We vinden het mooi om te zien dat klanten ons al zolang vertrouwen en we continu samen optimaliseren voor meer groei. 

Zelf ook aan de slag met een 100% automatisch en data-gedreven inkoopproces? Plan een gratis demo of bereken direct je eigen besparing met Optiply.