Wie lege ich meinen Mindest- und Maximalbestand fest?

In den vier vorangegangenen Blogs haben wir den Grundstein für eine gute Einkaufsstrategie gelegt. Wir haben über den Mindestbestand, die optimale Bestellgröße und die verschiedenen Produktkategorien gesprochen. Heute erläutern wir, was der Maximalbestand eines Produkts ist und warum es sinnvoll ist, diese Menge aufmerksam zu kontrollieren. Wir müssen zunächst einen Schritt zurückgehen. Die ideale Bestellgröße ist diejenige, bei der die gesamten Lagerbestände und Bestellkosten am niedrigsten sind. Aus Sicht des Lagerbestands sollte ein Produkt genau in dem Moment bestellt werden, wenn der aktuelle Lagerbestand unter das Minimum fällt. Bei einer Produktpalette im zweistelligen Bereich ist dies leicht zu erreichen, aber bei Hunderten oder gar Tausenden von Produkten kostet es enorm viel Zeit, Mühe und damit Geld, den Bestand zu überwachen und neue Bestellungen aufzugeben. (Klingt das immer noch unlogisch für Sie? Dann lesen Sie noch einmal unseren Blog über die optimale Bestellmenge).

Maximaler Lagerbestand

Um diese Ausgaben zu kontrollieren, ist es ratsam, Bestellungen zu bündeln, damit Sie nicht zu jeder Tageszeit mit der Bestellung neuer Produkte beschäftigt sind. Dazu legen Sie eine sogenannte Bestellperiode fest. Eine Bestellfrist gibt an, mit welcher Regelmässigkeit Sie den Lagerbestand der Produkte überprüfen und feststellen, mit welcher Regelmässigkeit die Produkte bestellt werden müssen. Dies kann beispielsweise jede Woche am Montagabend sein.

Die Durchführung einer solchen Bestellperiode hat zur Folge, dass die Möglichkeit besteht, dass manche Produkte bereits (weit) unter dem Mindestbestand liegen. In solchen Fällen ist es klug, nicht nur die optimale Bestellmenge zu bestellen, sondern auch das Defizit zu ersetzen, um den Mindestbestand aufrechtzuerhalten. Dieser Wert wird als Maximalbestand bezeichnet (die Differenz zwischen dem Mindestbestand und dem tatsächlichen Bestand plus der optimalen Bestellmenge), und bei der Bestellung sollten Sie immer darauf achten, dass Sie dieses Maximum anstreben.

Wenn die optimale Bestellgröße beibehalten wird, sinkt der Lagerbestand unter das Niveau des Mindestbestandes, und Sie müssen öfter bestellen. Mit dem Maximalbestand setzen Sie den Lagerbestand sozusagen zurück und korrigieren die Tatsache, dass Sie nicht immer genau die optimale Anzahl von Produkten rechtzeitig bestellen.

Nehmen wir an, Sie sind Großhändler im Gaststättengewerbe. Sie haben für die Tischdecken festgelegt, dass der Mindestbestand 150 Stück beträgt. Darüber hinaus haben Sie festgelegt, dass die optimale Bestellgröße 450 Stück beträgt. In diesem Beispiel beträgt daher der Maximalbestand 600 Stück. Wenn der Lagerbestand der Tischdecken zum Zeitpunkt der Bestellung noch 50 Stück beträgt, dann bestellen Sie 550 Tischdecken, um den Bestand auf 600 Stück aufzufüllen. Wenn Sie das nicht tun und ‘nur’ 450 Stück bestellen, dann beträgt Ihr neuer Bestand ‘nur’ 500 Stück (50 + 450).

Für welchen Bestellzeitraum Sie sich entscheiden, hängt von den Lagerkosten und den Kosten der Bestellung ab. Wir sprechen hier von zwei Extremen: In Situation 1 gehen wir von hohen Lagerkosten und niedrigen Bestellkosten aus, und in Situation 2 gehen wir von niedrigen Lagerkosten und hohen Bestellkosten aus.

Situation 1: niedrige Bestellkosten, hohe Lagerkosten

Der Lieferant hat seinen Sitz in Deutschland, und die Bestellkosten für eine neue Bestellung sind gering. Ihre Lagerkosten (die Kosten, die Ihnen direkt und indirekt entstehen, um Produkte auf Lager zu halten) sind vergleichsweise hoch. Es ist in diesem Fall vorteilhaft, einen organisierten Bestellprozess aufrechtzuerhalten und regelmäßig zu bestellen. Die Bestellkosten sind schließlich gering. Kontrollieren Sie z.B. jeden Montagabend den Lagerbestand und füllen Sie alle Produkte bis zum Maximum auf, wenn sie unter das Minimum gefallen sind.

Situation 2: hohe Bestellkosten, niedrige Lagerhaltungskosten

Der Lieferant befindet sich in China, und die Bestellungen werden per Container verschickt. Die Bestellkosten sind hoch und die Lagerkosten vergleichsweise niedrig. Bei Bestellungen ist es ratsam, alle Produkte dieses Lieferanten auf den maximalen Lagerbestand aufzustocken, und zwar unabhängig davon, ob die Produkte unter den Mindestbestand gefallen sind. Die Lagerkosten sind zwar höher, aber so vermeiden Sie ein “Nein” oder eine Zusatzbestellung.

In Abhängigkeit von der Art Ihres Geschäfts gibt es zwei verschiedene Strategien, aus denen Sie wählen können. Wenn Sie geringe Bestellkosten haben, dann ist Strategie 1 günstiger. Entscheiden Sie sich für einen kleinen Bestellzeitraum und füllen Sie Ihre Produkte bis zum maximalen Lagerbestand in diesem Moment auf. Sind die Bestellkosten hoch? Ihre Bestellzeit hängt dann davon ab, wie schnell Sie den Inhalt eines Containers (oder Lastwagens) verkaufen. Zum Zeitpunkt der Bestellung füllen Sie Ihren Lagerbestand nach Möglichkeit bis zum Maximalbestand auf.