„Seit wir Optiply verwenden, haben wir keine Umsatzeinbußen mehr.“

Huellen-shop.de – dit lees je in deze case:

• Ein E-Commerce-Abenteuer entstand aus einer Schulaufgabe
• In vier Jahren ist Huellen-shop.de von drei auf 56 Mitarbeiter gewachsen
• Optiply sorgt dafür, dass ein Bestand mit 17.000 SKUs optimal performt
• Smartwatcharmbaender.de und xoxoWildhearts.com sind die anderen aktiven Shops
• Huellen-shop.de strebt eine weitere Expansion im Ausland an

Bart: „Seit dem Start im Jahr 2014 ging es schnell. 2015 habe ich selbst eine Website gebaut und wir haben alle Bestellungen aus Jan Willems Dachstube abgewickelt. Briefmarken selbst aufkleben und dann zum Briefkasten gehen, um die Bestellungen zu versenden. Es hat uns enorm motiviert, dass sich jede Stunde, die wir für Huellen-shop.de aufgewendet haben, in Bestellungen ausgezahlt hat.“

Nach zwei Jahren beschließen Bart und Jan Willem, eine Auszeit zu nehmen, damit sie ihr Studium und ihren Vollzeitjob priorisieren können. Dadurch halbierte sich die Anzahl der Bestellungen pro Tag. Bis Jeffrey van Battum Ende 2017 zu Bart und Jan Willem stößt. Bart: „Mit Jeffrey hat sich der Ansatz des Unternehmens komplett geändert.“ Die drei beschließen, das Projekt deutlich professioneller anzugehen.

Bart fährt fort: „Wir haben alles selbst gemacht. Verpackungsaufträge, Kundendienst, Bau und Wartung von Seiten. Und natürlich der Einkauf selbst.“ Jetzt, sechs Jahre später, machen die drei Partner noch viel selbst, aber die Trennung ist klar. Bart: „Jan Willem kümmert sich um den Einkauf, Jeffrey ist für das Marketing verantwortlich und ich bin auf der technischen Seite und verwalte die sozialen Medien.“

Schnelles Wachstum und Herausforderungen

Die Entscheidung trafen die drei Unternehmer schließlich im April 2020 – zu Beginn der Corona-Pandemie. Sie beschließen, ihre “Jobs” zu kündigen und sich voll auf Huellen-shop.de zu konzentrieren. Bart: „Und dann ging es ganz schnell.“

„Wir haben uns wirklich auf Wachstum konzentriert. Jeder verdiente Euro ging – und geht – zurück ins Unternehmen. So konnten wir schnell expandieren und auch mehr Personal einstellen.“

Jan Willem springt ein, um darauf hinzuweisen, dass mit dem Wachstum auch Herausforderungen entstanden sind. „Wir gingen von einem Schlafzimmer zu einem Büro zu einer Garagenbox. Unser Bestand wuchs mit der Größe der Fläche. Als wir in ein 60 m2 großes Gebäude zogen, wurde die Auftragskommissionierung schwieriger. Die Anzahl der Produkte wuchs auch mit. Der Versuch, sich zu erinnern, wo alles war, wurde von Tag zu Tag schwieriger.“

Jan Willem fährt fort: „Wir haben mit Excel-Tabellen gearbeitet. Durch die wachsende Anzahl an SKUs haben wir an einer Stelle komplett den Überblick verloren. Dies führte zu vielen „Nichtverkäufen“. Wirklich ärgerlich, wenn ein Kunde bereits ein Produkt bestellt hat und wir dann feststellen, dass ein Produkt nicht auf Lager ist.“

„Etwas, das wir erst nach dem Start von Optiply herausgefunden haben, waren die toten und überschüssigen Lagerbestände, die wir auf Lager hatten. Optiply hat uns sehr dabei geholfen, das deutlich zu machen.“

„Als wir in ein größeres Gebäude umgezogen sind, haben wir auch begonnen, Picqer als Lagersoftware zu verwenden. Mit der Ankunft neuer Mitarbeiter war es unmöglich, ‚ohne ein System‘ weiterzuarbeiten.“

Jan Willem: „Jeffrey, unser dritter Partner, war zunächst skeptisch gegenüber Optiply. Wenn Sie alles selbst machen, haben Sie oft die Vorstellung, dass nur Sie alles wissen. Bis er anfing, selbst Produkte zu prüfen und sah, dass plötzlich alles auf Lager war. Dann wurde er schnell überzeugt.“

Die Vorteile der Einkaufsautomatisierung

Jan Willem: „Unsere Arbeitsweise besteht darin, einfach anzufangen. Oft stellen wir unterwegs fest, dass wir etwas ändern müssen. Natürlich hätten wir viel früher mit Software anfangen sollen, aber Wachstum kommt manchmal unerwartet. Nun kann ich sagen, wenn wir Optiply nicht gehabt hätten, wäre der Kauf zeitlich nicht möglich gewesen. Auch in unserer Filiale laufen die Bestellungen kontinuierlich. Aufgrund der Zeitersparnis mit Optiply kann ich mich auch auf ein Stück Produktmanagement, den Kontakt mit Lieferanten und die Überprüfung des Produktdurchsatzes konzentrieren.“

Bart: „Auch beim Schritt ins Ausland hat uns Optiply enorm geholfen. Gerade Deutschland ist in kurzer Zeit schnell gewachsen und das greift Optiply auf. Die App sieht, dass wir mehr verkaufen und dass wir mehr kaufen müssen, um alle Kundenbestellungen zu erfüllen. Tatsächlich haben wir überhaupt keine „Nichtverkäufe“ mehr, seit wir Optiply verwenden.“

Bart weist auch auf eine weitere Änderung in ihrem Einkaufsansatz hin.“ Wir haben von Luftfracht auf Containerfracht umgestellt. Dadurch können wir die Anzahl der Transportströme begrenzen. Wo früher jeden Monat eine Ladung ankam, kommt jetzt vierteljährlich ein Container an. Optiply hat uns auch bei dieser Umstellung geholfen.“

„Außerdem ist es das Ziel, dieses Jahr nach Polen zu expandieren und dann in Richtung Skandinavien zu gehen. Wir wollen wirklich mit der Anzahl von Shops in anderen Ländern weiter expandieren. Mit der gleichen Reichweiten- und Domainstruktur, die wir auch in den Benelux-Ländern, Deutschland, Frankreich und Spanien angewendet haben. Einzige Ausnahme ist das Projekt von Jan Willems Freundin: xoxoWildhearts.com. Über diese Website bieten wir maßgeschneiderte Etuis für Frauen an. Es ist ein einzigartiger Markenname, mit dem wir sofort ganz Europa bedienen wollen.“