„Bei Optiply können Sie wirklich darauf vertrauen, dass die Zahlen pro Bestellung stimmen“
Krista Spiegeler – Käuferin von StoryTiles
StoryTiles – Sie können dies in diesem case lesen:
- Der Kaufprozess von StoryTiles ist automatisiert und weniger zeitaufwändig
- Kauf nach Gefühl wurde durch datengetriebene Entscheidungen ersetzt
- Es gibt weniger Überbestände und eine bessere Cashflow-Situation
- Mehr Einblick in die Produktleistung gewährleistet eine bessere Übereinstimmung mit der Kundennachfrage
Die Kreativität von Marga van Oers bildet die Grundlage von StoryTiles. Angefangen an der Amsterdam School of Arts mit Keramikverarbeitung, hat sie nun, Jahre später, ein florierendes E-Commerce-Unternehmen aufgebaut. StoryTiles ist ein Unternehmen, das sich auf handgefertigte Fliesen mit einzigartigen Designs spezialisiert hat. Seit dem Start im Jahr 2013 arbeiten sie an einem Webshop in drei Sprachen (Niederländisch, Englisch und Deutsch), weltweiten Lieferoptionen und Kunden aus 20 Ländern. StoryTiles hat ein eigenes Geschäft im Zentrum von Amsterdam und verkauft seine Produkte an mehr als 300 andere Geschäfte.
Die manuelle Arbeitsweise blockiert den genauen Kaufprozess
StoryTiles verkauft Keramikfliesen, die jeder Kunde selbst gestalten kann. Die Fliesen werden dann traditionell in einem Ofen gebacken – alles in seinem Heimatland, den Niederlanden. Die traditionelle Arbeitsweise ist eine Stärke auf der Produktseite des Unternehmens. Allerdings mussten Prozesse systemseitig „moderner“ gestaltet werden. Einkäuferin Krista Spiegeler spricht über die Schritte, die StoryTiles unternommen hat, um seinen Einkaufsprozess zu verbessern.
„Ich war es gewohnt, mit Picqer einzukaufen, unserem WMS-System, in dem wir alle Produkte und Bestellungen verfolgen und bearbeiten. Picqer ist jedoch kein Beschaffungssystem. Früher habe ich jeden Monat einen Ausdruck mit den verkauften Nummern des Vormonats gemacht. Ich habe die Zahlen leicht erhöht, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass etwas schief geht. Ich habe diese Nummern manuell pro Produkt eingegeben, um zu wissen, wie viele von jedem Produkt ich bestellen musste.“ Diese manuelle Arbeitsweise führte dazu, dass Krista und StoryTiles oft mit Engpässen oder Überbeständen zu kämpfen hatten.
Krista fährt fort: „Um ehrlich zu sein, basierte diese Art des Kaufs eher auf Vermutungen als auf harten Daten. Es gab keinen Einblick in den Lagerbestand, was es schwierig machte, die Kundennachfrage kontinuierlich zu erfüllen. Außerdem erwies sich die Methode als sehr zeitintensiv.“
„Weil ich jetzt Optiply nutze, sehe ich, wenn Fehlbestände drohen und wenn ich Nachschub brauche, muss ich nur noch auf einen Knopf drücken.“
StoryTiles trifft auf Optiply
Um den Einkaufsprozess zu verbessern und ihn weniger manuell zu gestalten, begann StoryTiles mit der Suche nach einer Lösung und fand Optiply. Aufgrund der bestehenden Zusammenarbeit mit Picqer, einem der Integrationspartner von Optiply, wurde eine direkte Verbindung zwischen den beiden Systemen hergestellt. Optiply arbeitet vollständig datengetrieben und seine Kaufberatung basiert auf über 40 Prognosemethoden. Die App bestimmt genau, wie viel Sie von jedem Produkt (nach-)bestellen sollten und wann Sie die Bestellung aufgeben sollten.
Zeitersparnis mit Optiply
Durch die Zusammenarbeit mit Optiply gehört die manuelle Vorgehensweise von StoryTiles der Vergangenheit an. Dank der automatisierten Arbeitsweise der App verläuft die Bestellung viel effizienter und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern ist geringer. Krista: „Der größte Vorteil ist, dass ich viel weniger Zeit mit dem Einkaufen verbringe.“
„Durch die spezifischen Daten in Optiply kann man wirklich darauf vertrauen, dass die Zahlen pro Bestellung stimmen. Beispielsweise können Sie für jeden Lieferanten die Lieferzeit, den Bestellzeitraum, ggf. die Bestellfixkosten und den Mindestbestellwert eingeben. Außerdem können Nachbestellungen oder Notfallbestellungen aktiviert werden, sodass ein Signal gegeben wird, wenn Bestellungen früher als geplant aufgegeben werden müssen.“
„Darüber hinaus ist es möglich, Produkte auslaufen zu lassen, indem ein Enddatum für auslaufende Produkte festgelegt wird. So wird alles viel klarer.“
Ein effizienterer und automatisierter Einkaufsprozess
Aufgrund der Vorteile der Zusammenarbeit mit Optiply ist der Einkaufsprozess von StoryTiles viel effizienter geworden. Es wird keine Zeit verschwendet, wenn Sie über einen manuellen Prozess einkaufen. Und es wird weniger Geld für Bestände verschwendet, die sich langfristig als Überschuss herausstellen. Der Einkaufsprozess ist automatisiert und es gibt viel mehr Einblick in den Lagerbestand. Dadurch können Bestellungen viel besser auf die Kundennachfrage abgestimmt werden.
Drei Dinge, die StoryTiles nicht mehr macht, seit sie mit Optiply angefangen haben:
1. Anzahl der Produkte manuell schätzen. Vor Optiply hat StoryTiles den Einkauf hauptsächlich auf der Grundlage von Vermutungen getätigt. Das bedeutete, dass die Einkaufsmitarbeiter die Mengen manuell verfolgten und schätzten, wie viele von jedem Produkt bestellt werden mussten. Dank Optiply ist dieser Prozess nun automatisiert und es werden mehr datengetriebene Entscheidungen getroffen.
2. Bestellungen manuell aufgeben. Vor Optiply musste StoryTiles Bestellungen manuell bei Lieferanten aufgeben. Dies war nicht nur zeitaufwändig, sondern erhöhte auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Optiply hat diesen Prozess rationalisiert und sorgt dafür, dass Bestellungen automatisch aufgegeben werden.
3. Einkauf unnötiger Lagerbestände. Vor Optiply litt StoryTiles oft unter Überbeständen, die nicht verkauft wurden. Dies führte zu unnötigen Kosten, einem Verlust von Lagerfläche und negativen Auswirkungen auf den Cashflow. Mit Optiply kann StoryTiles die Bestandsbeschaffung genauer an der Kundennachfrage ausrichten und so die Wahrscheinlichkeit von Überbeständen minimieren.
Drei Gründe, warum StoryTiles mit Optiply zufrieden ist:
1. Zeitersparnis. Der Kaufprozess von StoryTiles ist dank Optiply viel effizienter geworden und nimmt jetzt viel weniger Zeit in Anspruch. Die automatische Bestellung der richtigen Mengen stellt sicher, dass sich die Einkaufsmitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können.
2. Bessere Einblicke. Mit Optiply hat StoryTiles einen besseren Einblick in den aktuellen Lagerbestand, die Kundennachfrage und die Lieferantenleistung. Dies erleichtert es, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.
3. Kosteneffizient. Optiply hilft StoryTiles, die Beschaffungskosten zu senken, indem es überschüssige Bestände reduziert und Bestellungen enger an der Kundennachfrage ausrichtet. Dies führt zu einem verbesserten Cashflow und einer geringeren Mittelbindung im Lagerbestand.
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