Effectief voorraadbeheer is cruciaal voor je e-commerce bedrijf. Eventuele fouten in het beheren van je voorraad kunnen grote financiële gevolgen hebben. Het opslaan van onverkochte producten heeft een negatieve invloed op je cashflow.

Een manier om een gezonde voorraadwaarde te waarborgen en je voorraad te optimaliseren is het berekenen van de gemiddelde voorraad. Maar hoe bereken je de gemiddelde voorraad? En waarom is deze voorraadwaarde belangrijk?

In deze blog geven we je twee methoden om de gemiddelde voorraad van je webwinkel te berekenen en krijg je tips om je voorraadbeheer te verbeteren.

‍

Bereken de gemiddelde voorraad om inzicht in je voorraad te krijgen

Om de juiste hoeveelheid voorraad te bepalen, is het noodzakelijk om vraag en aanbod bij elkaar te brengen en inkoop nauwkeurig af te stemmen op consumentengedrag. 

Je voorraadwaarde staat voor de waarde van je gehele voorraad op een bepaald moment. Deze waarde stijgt wanneer je producten inkoopt en daalt wanneer je deze producten verkoopt. Een gezonde verhouding tussen omzet en voorraadwaarde geeft aan of je bedrijf efficiënt voorraadbeheer toepast.

Als er namelijk te veel geld vastzit in je voorraad, schaadt dit je cashflow. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om de gemiddelde voorraad te berekenen en deze te vergelijken met je omzet. Stel dat je uitgaat van een periode van drie maanden, dan bereken je de gemiddelde voorraad met de volgende formule:

Gemiddelde voorraad = (maand 1 + maand 2 + maand 3) / 3

Als de voorraadwaarde van je webshop bijvoorbeeld eind januari € 120.000 was, eind februari € 100.000 en eind maart € 140.000, dan was de gemiddelde voorraadwaarde in die periode € 120.000 + € 100.000 + € 140.000 / 3 = € 120.000.

‍

Verlaag de voorraadkosten voor een gezonde voorraadwaarde

Daarnaast, wordt een gezonde voorraadwaarde bepaald door je voorraadkosten. Voorraadkosten verwijzen naar de kosten die je maakt om goederen gedurende een bepaalde periode op te slaan. Deze omvatten:

• Rente (kosten van kapitaal),
• Ruimte (huur, transport en behandeling),
• Risico (veroudering, diefstal, verzekering en veiligheid).

Het vinden van de juiste balans tussen productbeschikbaarheid en voorraadwaarde kan een uitdaging zijn. Met andere woorden, hoeveel extra producten heb ik op voorraad? Als je te veel producten op voorraad hebt, kunnen de kosten voor voorraadbeheer hoog oplopen, waardoor je winst daalt.

Bereken met deze formules de optimale voorraadwaarde

Door slimme berekeningen en analyses te maken, kun je je inkoopstrategie bepalen en voorraadkosten verlagen om een gezonde voorraadwaarde te realiseren. Hieronder vind je twee handige formules en tips om je voorraadbeheerstrategie te verbeteren.

‍

Formule 1: Bereken de omloopsnelheid van je voorraad

Een essentieel onderdeel van een gezonde voorraadwaarde is een acceptabele omloopsnelheid van de voorraad. Door de omloopsnelheid te berekenen krijg je meer inzicht in hoe lang jouw artikelen worden opgeslagen voordat je ze verkoopt. Dit bereken je met de volgende formule:

Voorraadomloopsnelheid = omzet tegen verkoopprijzen / gemiddelde voorraad tegen verkoopprijzen

Stel dat je omzet voor een jaar € 120.000 is, en de gemiddelde voorraad (tegen verkoopprijzen, in plaats van tegen de kosten van goederen die in vergelijking worden verkocht) is € 60.000. Je omloopsnelheid is dan 2 (120.000/60.000 = 2).

Hoe hoger het getal, hoe korter producten worden opgeslagen, waardoor de investering in producten vrijkomt om voor meer liquiditeit te zorgen

Let op: verschillende productprijzen leiden tot verschillende omloopsnelheden. Luxe artikelen verkopen van nature langzamer dan goedkopere producten. Daarom is het nuttiger om de omloopsnelheid te vergelijken met je eigen historische trenddata dan met die van een ander bedrijf dat producten in een andere prijsklasse verkoopt.

Je kunt deze formule ook op productniveau toepassen. Dat kan handig zijn als je een mix hebt van producten met een hoog volume/lage waarde en luxe artikelen met een laag volume/hoge waarde die een totale berekening lastig maken.

‍

Tip: ruim je verouderde voorraad op

Als je omloopsnelheid lager is dan verwacht, kan verouderde voorraad de boosdoener zijn. Verouderde voorraad heeft een negatieve invloed op je rente en cashflow en neemt waardevolle ruimte in beslag. Bedenk hoe je deze producten beter op de markt kunt brengen. Door producten vanuit marketingoogpunt nieuw leven in te blazen, ben je in staat deze producten alsnog te verkopen. Lukt dit niet of is er geen budget, overweeg dan om ze te bundelen met andere producten of ze gratis aan te bieden bij inschrijving op je nieuwsbrief of als cadeau voor trouwe klanten.

‍

Formule 2. Bereken de optimale bestelhoeveelheid

Het berekenen van de optimale bestelhoeveelheid helpt je bij het bepalen van de ideale orderhoeveelheid voor een bepaald product om inkoopkosten en voorraadkosten in evenwicht te houden. De formule van Camp is een klassieke wiskundige berekening die hierbij kan helpen. Om de berekening te maken, heb je de volgende waarden nodig:

‍

• Optimale bestelhoeveelheid (Q),
• Vraag productjaar (D),
• Bestelkosten (F),
• Voorraadkosten als percentage van de prijs (h),
• Productprijs (P).

De formule is:

‍

Als de jaarlijkse vraag naar je product bijvoorbeeld € 15.000 (D) is, de bijbehorende orderkosten zijn € 65 (F), de voorraadkosten als percentage van de prijs zijn 2% (h) en de productprijs is € 2,50 (P), dan is de optimale bestelhoeveelheid (Q) 624.

Houd er rekening mee dat de formule van Camp in bepaalde situaties onvolledig of onbruikbaar kan zijn, bijvoorbeeld wanneer de bestelkosten verschillen, de kosten voor het aanhouden van voorraad variëren, of wanneer je seizoensproducten verkoopt of je data niet kunt verzamelen.

‍

Tip: vermijd minimale bestelhoeveelheden

Minimale bestelhoeveelheden opgelegd door een leverancier kunnen de voorraadkosten aan jouw kant verhogen en je kunt producten krijgen die je niet gemakkelijk of helemaal niet kunt verkopen. Probeer met je leverancier te onderhandelen over de minimale bestelhoeveelheden. Spreek indien nodig een iets hogere prijs af om op de lange termijn geld te besparen, of koop de artikelen met een bevriende concurrent en verdeel ze onder elkaar.

‍

Gebruik datagedreven forecasting om een gezonde voorraad te waarborgen

Het beheren van je voorraad kan een uitdagende taak zijn, maar is cruciaal voor het succes van je onderneming. Je kunt je voorraadbeheer stroomlijnen en kosten besparen door de omloopsnelheid en optimale bestelhoeveelheid te berekenen en minimale bestelhoeveelheden te vermijden. Overweeg daarnaast om je verouderde voorraad op te schonen en datagedreven forecasts te gebruiken om een hoog serviceniveau te bereiken.

Met behulp van software voor voorraadoptimalisatie, zoals Optiply, kunt je het inkoop- en voorraadbeheerproces automatiseren en weloverwogen beslissingen nemen op basis van nauwkeurige data. Door deze strategieën te implementeren, handhaaf je gezonde voorraadniveaus en waarborg je de klanttevredenheid terwijl je bedrijfsomzet omhoog gaat.