Het magazijn is een dynamische plek binnen jouw bedrijf. Het is het kloppend hart van jouw organisatie, waar dagelijks producten worden ontvangen en verzonden. Als ondernemer ben je gefocust op vooruitgang, maar merk je ook dat de processen in het ‘dynamische’ magazijn soms vastlopen. Medewerkers moeten extra uren maken om controle te houden.

De data die jouw voorraadsysteem laat zien komt vaak niet overeen met de werkelijke stand van zaken. Van tijd tot tijd rijzen er vragen: “Is er een manier om de ruimte in het magazijn beter te benutten?” “Is er een manier waarop we het voorraadbeheer kunnen verbeteren?”

In deze blog leggen we uit hoe je met het bepalen van de technische en economische voorraad een eerste stap kunt zetten naar een verbetering van de voorraadprocessen binnen jouw bedrijf. Kom erachter wat het verschil is tussen deze twee begrippen en hoe je de technische en de economische voorraad berekent.

‍

Technische en economische voorraad. Wat is het verschil?

Simpel gezegd, de technische voorraad is de fysiek aanwezige voorraad in het magazijn. De economische voorraad is de voorraad waarover een bedrijf prijsrisico loopt.

Om het verschil tussen technische en economische voorraad zichtbaar te maken, pak je pen en papier erbij. Teken een ruim vierkant in het midden van het vel papier – dit is je magazijn. Binnen het vierkant teken je twee stapels met dozen, een aan de linkerkant en een aan de rechterkant. Om het plaatje compleet te maken teken je twee vrachtwagens, links en rechts van het magazijn. 

In het getekende magazijn zijn er nu twee stapels. De stapel links bestaat uit nog niet verkochte voorraad. De stapel rechts zijn verkochte producten die op ‘termijn’ via de rechter vrachtwagen naar de klant gaan. Samen vormen de twee stapels (links en rechts) de technische voorraad. Dit is alle voorraad die je ziet en kunt aanraken binnen het magazijn.

Vanaf hier zetten we de stap naar de economische voorraad. Links van je magazijn staat ook een vrachtwagen, die is gevuld met nieuwe voorraad. Samen met de linker stapel in het magazijn, de onverkochte goederen, vormt dit je economische voorraad.

Het is de voorraad waarover jouw bedrijf prijsrisico loopt, aangezien de goederen onderhevig kunnen zijn aan waardedalingen en/of -stijgingen. In het voorbeeld zijn de goederen van de rechterstapel al verkocht en om die reden maken ze geen deel uit van je economische voorraad.

Voorraadoptimalisatie op basis van technische en economische voorraad

‍

Het bepalen van de technische en de economische voorraad kan helpen om verschillende afdelingen te voorzien van functionele en specifieke data. De inkoopafdeling, het magazijn en niet in de laatste plaats het management hebben baat bij accurate data. 

Met een traditioneel voorraadsysteem ben je vrijwel altijd gebonden aan data die gebaseerd is op de onverkochte voorraad in je magazijn. Maar, eigenlijk ben je meer geïnteresseerd in de voorraad die binnen gaat komen en het deel van de voorraad dat al verkocht is. Je bent meer geïnteresseerd in data die de economische en technische voorraad van je bedrijf kan laten zien.

Je magazijnmanagement wil graag weten wat de technische voorraad is, zodat ze de juiste logistieke stappen kunnen plannen. De inkoopafdeling is juist benieuwd naar de actuele economische voorraad, zodat ze de strategie kunnen bepalen om de voorraad op peil te houden. 

De software van Optiply geeft je inzicht in de specifieke data waarmee je de voorraadprocessen binnen je bedrijf kunt analyseren. Het AI algoritme zorgt ervoor dat je inkoopafdeling efficiëntere inkoopbeslissingen kan gaan maken en het zijn data-analyses op basis van algoritmes die je helpen om echt werk te maken van voorraadoptimalisatie.

Lees hieronder verder welke rol de technische en economische voorraad spelen in het optimalisatieproces van je voorraad op basis van data.

‍

Waarom willen we weten wat technische en economische voorraad is?

In het proces van voorraadoptimalisatie streef je naar efficiëntie. Je wilt weten wat de technische voorraad is, zodat je de benodigde ruimte en mankracht in je magazijn beter kunt plannen. Hoeveel opslagruimte is er nodig? Hoeveel medewerkers zijn er nodig? Hoe plannen we de logistieke vervolgstappen?

Als we vanaf hier overschakelen naar de rol van de economische voorraad, zul je zien dat we gaan kijken naar andere afdelingen binnen je bedrijf, zoals de afdeling inkoop. De economische voorraad is bij elkaar gebracht door de inkopers. Zij zijn verantwoordelijk voor het managen van vraag en aanbod. 

Inkopers maken hun beslissingen op basis van de vraag van de markt en met behulp van data kunnen ze de hoogte van een inkooporder vaststellen. Geen inzicht in de juiste data of inkoopbeslissingen op gevoel kunnen ervoor zorgen dat jouw bedrijf blijft kampen met onder- en/of overvoorraad. 

Teveel inkopen en opslaan van extra voorraad kan averechts werken en leiden tot een overvol magazijn, hogere opslagkosten, risicokosten en stijgende personeelskosten. In het geval dat een deel van de producten ‘blijft staan’ moet je ze wellicht voor een lagere prijs verkopen. Je wilt niet blijven zitten met oude, onverkoopbare voorraad waar je feitelijk verlies op leidt. 

Maar je kunt het ook andersom bekijken - als je inkopers niet op de hoogte zijn van vraag en aanbod, dan kan het ook zijn dat ze te weinig inkopen. Wanneer je niet aan de vraag kunt voldoen zullen je klanten ontevreden raken, omdat ze teleurgesteld worden. Op termijn kan dat ervoor zorgen dat ze overstappen naar een concurrent. 

‍

Hoe bereken je de technische en economische voorraad?

Technische en economische voorraad zijn twee waardes die een grote impact hebben op de voorraadprocessen binnen je bedrijf. Als je die cijfers visueel hebt is het ineens een stuk makkelijker om de strategie van je inkoopafdeling en magazijnteam te bepalen. Om de technische en economische voorraad te bepalen, kun je de volgende berekening maken: 

Gebruik het getekende magazijn met de twee vrachtwagens als basis. De rechterstapel goederen, de verkochte producten, binnen het getekende magazijn is A. De stapel links, de onverkochte producten, is B. De vrachtwagen links van jouw magazijn is C. Voor nu, vergeet de rechter vrachtwagen. Deze is zeker onderdeel van jouw bedrijfsproces, maar speelt voor het berekenen van de twee voorraadwaardes geen rol.

Als overzicht:

A = Verkochte voorraad, klaar voor verzending.

B = Onverkochte voorraad, opgeslagen in het magazijn

C = Ingekochte voorraad, maar nog niet geleverd

A + B = Technische voorraad

B + C = Economische voorraad

‍

Technische en economische voorraad als start voor optimalisatie

In de bovenstaande alinea’s hebben we gezien hoe het berekenen van de technische en economische voorraad kan helpen om te starten met voorraadoptimalisatie.

Met de juiste data kun je zoveel meer stappen zetten om je bedrijf efficiënt te laten werken. Aan de magazijnkant wil je inzicht krijgen in de grootte van je voorraad, je vloeroppervlakte, de hoeveelheid personeel dat nodig is en welke logistieke stappen je moet zetten om de producten bij de klanten te krijgen. Je technische voorraad is hiervoor leidend.

De economische voorraad is een van de belangrijkste pijlers voor je inkoopafdeling. Jouw inkopers zullen altijd willen weten wat het verschil is tussen de vraag en de economische voorraad voor een bepaalde periode.

Het verschil bepaalt namelijk wat zij moeten inkopen. Als zij hun beslissingen nemen op basis van de technische voorraad dan zullen ze vraag en aanbod niet kunnen matchen.