‍Paco Verpakkingen is al sinds 1958 een specialist in verpakkingsoplossingen. De Amsterdamse groothandel heeft een diverse klantenkring, variërend van kleine boetiekjes tot grote reclamebureaus. Daarnaast heeft Paco Verpakkingen ook de e-commerce volledig omarmd – de webshop is nu dan ook een van de belangrijkste pijlers van het bedrijf. Elmer Slot, strategisch manager en mede-eigenaar, legt uit welke stappen Paco Verpakkingen heeft gezet om oude processen te verruilen voor innovatieve inkoop en voorraadbeheer oplossingen om te blijven groeien als onderneming.

‍

Oude structuren, nieuwe ambities

Op het moment dat Elmer in 2017 bij Paco Verpakkingen aan de slag ging merkte hij al snel dat het ontbrak aan efficiëntie en duurzaamheid. Met papieren processen en telefonische bestellingen was het bedrijf ver verwijderd van modern voorraadbeheer. Ondanks de goede verkopen stonden handmatige en foutgevoelige processen groei en schaalbaarheid in de weg. Elmer: “Er was verandering nodig om de processen van Paco Verpakkingen toekomstbestendig te maken.”

‍

De noodzaak van innovatie

Elmer: “Ik merkte dat het bedrijf sterk afhankelijk was van de kennis en ervaring van individuele werknemers.” Het inkoopproces van Paco Verpakkingen was erg tijdrovend en foutgevoelig, omdat veel afhankelijk was van complexe Excel-sheets, de kennis van specifieke inkopers en er veel ad-hoc beslissingen werden genomen. Elmer vult aan: “Bovendien zorgde een strategie van “veilig veel voorraad” voor onnodig hoge voorraadkosten.”

Voor Elmer was het duidelijk dat Paco Verpakkingen een dringende behoefte had aan een systeem dat niet alleen inkoopadviezen kon geven, maar ook de afhankelijkheid van individuele inkopers kon verminderen.

De keuze voor Optiply

In de zoektocht naar een efficiënter inkoop- en voorraadbeheersysteem kwam Elmer op de e-commerce vakbeurs Webwinkel Vakdagen in contact met Optiply. Hij legt uit: “De geautomatiseerde inkoopadviezen, gebaseerd op AI forecasting, spraken ons direct aan.”

‍

‍

Het belangrijkste doel voor Paco Verpakkingen was om te gaan vertrouwen op een geautomatiseerd systeem dat niet alleen nauwkeurige inkoopadviezen zou geven, maar ook de afhankelijkheid van individuele inkopers zou verminderen. Na een grondige evaluatie en een positieve kennismaking met de integratiepartner Jesse Buitenhuis van Inteqrate, besloot Paco Verpakkingen om met Optiply te starten.

‍

Soepele integratie met SAP

De implementatie van Optiply verliep soepel dankzij de hulp van Jesse van Inteqrate, die zorgde voor de integratie met SAP, het ERP-systeem waarmee Paco Verpakkingen werkt. Nadat alle data en standaarden, essentieel voor het functioneren van Optiply, waren ingevoerd, zagen Elmer en zijn team al snel dat ze konden vertrouwen op Optiply’s inkoopadviezen. Elmer: “De integratie van Optiply en SAP verliep soepel. We zagen vrijwel direct de voordelen van het werken met Optiply. Het systeem heeft ons daarnaast ook geholpen om minder afhankelijk te worden van individuele inkopers en heeft onze cashflow aanzienlijk verbeterd.”

Deze verandering in het inkoopproces, waarbij handmatige en op gevoel gebaseerde beslissingen werden vervangen door geautomatiseerde adviezen, leidde tot een flinke tijdsbesparing en efficiënter voorraadbeheer. Een van de belangrijkste resultaten is dat Elmer en zijn team de voorraadwaarde met 30% zagen dalen.

Dit resultaat zorgde voor een verbeterde cashflow en stelde Paco Verpakkingen in staat om strategische investeringen te doen. Elmer: “Optiply heeft ons voorraadbeheer geoptimaliseerd. De nauwkeurige inkoopadviezen hebben niet alleen onze kosten verlaagd, maar ons ook in staat gesteld om strategische groei te realiseren.”

‍

Voorraadwaarde is verlaagd

Een van de meest opvallende voordelen van het werken met Optiply is de voorraad van Paco Verpakkingen is verkleind. Elmer legt uit: “Dankzij Optiply hebben we onze voorraadwaarde aanzienlijk kunnen verlagen.” Elmer gaat verder: “We hebben vooral onze overtollige voorraad flink kunnen reduceren.” Deze gewonnen ruimte geeft Paco Verpakkingen de mogelijkheid om nieuwe groeikansen te benutten.

‍

Klaar voor de toekomst

De samenwerking met Optiply heeft geleid tot significante verbeteringen in het inkoop- en voorraadbeheer van Paco Verpakkingen. Elmer stipt aan dat ook de inkooprol is veranderd door de intrede van automatisering: “Onze inkoper is in staat om veel strategischer te werken en heeft naast het inkopen ook tijd om logistieke processen te beheren, het magazijn te overzien en een rol te hebben in ons personeelsbeleid.”

De tijd en rust die zijn gecreëerd door de verbeterde voorraadbeheerprocessen heeft Paco Verpakkingen in staat gesteld om bijvoorbeeld hun focus te leggen op uitbreiding naar de Duitse markt en het versterken van hun custom made verpakkingsdiensten. Met een heldere visie en de juiste tools is Paco Verpakkingen klaar voor een succesvolle toekomst.