Een ABC-analyse verbetert voorraadbeheer

Kennis over je voorraad is cruciaal voor het succes van je bedrijf. Als ondernemer en/of inkoper wil je weten hoe je ingekochte producten presteren. Wat zijn de producten die goed verkopen? En naar welke producten is minder vraag? Een ABC-analyse kan zichtbaar maken welke bijdrage producten – en leveranciers – leveren aan de omzet van je bedrijf. In deze blog leggen we uit wat een ABC-analyse is en hoe deze analyse je voorraadbeheer verbetert. Zie hoe je een ABC-analyse uitvoert en op welke manier voorraadoptimalisatie software deze methode gebruikt om je voorraad in balans te houden.

Wat is een ABC-analyse?

Een ABC-analyse is een veelgebruikte methode om de bijdrage die voorraad en/of leveranciers leveren aan je bedrijf inzichtelijk te maken. De analyse rangschikt voorraad en leveranciers in drie categorieën: A, B of C. De basis van de ABC-analyse is de 80/20 regel van de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto en werkt als volgt: 80% van de bedrijfsomzet wordt bepaald door 20% van de voorraad.

Als we omzet als meetvariabel nemen, dan bestaat de A Categorie uit de twintig procent van je voorraad die ongeveer tachtig procent van je omzet oplevert. Categorie B bestaat uit dertig procent van je voorraad en levert ongeveer vijftien procent van je omzet op. Categorie C bestaat uit vijftig procent van je voorraad en staat voor ongeveer vijf procent van je omzet.

Het Pareto principe laat dus niet alleen zien hoe vaak je een product verkoopt, maar maakt vooral inzichtelijk hoe groot de bijdrage aan de bruto bedrijfsomzet is.

Waarom een ABC-analyse bij voorraadbeheer?

De ABC-analyse is een methode waarmee je niet alleen je voorraadbeheer kan verbeteren, maar ook je magazijnindeling efficiënter kan maken. Welke producten laat je in backorder bij je leverancier staan en welke producten wil je fysiek in je magazijn hebben? Verminder incourante voorraad – producten die weinig tot geen invloed hebben op je omzet. En vermijd dat hoge voorraadkosten je cashflow negatief beïnvloeden. De ABC-analyse laat zien aan welke producten je de meeste kosten maakt en wat diezelfde producten opleveren.

Daarnaast laat de analyse ook zien welke leveranciers de grootste bijdrage leveren aan je omzet. Die informatie geeft je de mogelijkheid om betere afspraken te maken over leveringen en prijzen. Wanneer je meeneemt dat ongeveer 80% van jouw omzet van de categorie A producten komt, dan is het belangrijk om dat deel van je voorraad voor de juiste prijs in te kopen en het voorraadniveau op peil te houden – zo voorkom je nee-verkopen. Wanneer je namelijk niet aan de klantvraag kunt voldoen, beïnvloedt dat je servicelevels negatief en kan omzetverlies het gevolg zijn. De ABC-analyse stelt je als ondernemer en/of inkoper in staat om te prioriteren.

Hoe voer je een ABC-analyse uit?

Een ABC-analyse uitvoeren om je voorraad en leveranciers te categoriseren naar waarde, kun je al starten in excel. De analyse voer je in vijf stappen uit met de data uit jouw interne CMS, WMS of ERP systeem. Hieronder beschrijven we een voorbeeldanalyse voor een meubelzaak en/of -groothandel.

Stap 1: Maak een lijst met producten waarover je de analyse wilt maken en noteer de totale verkopen per product in stuks. Noteer het totaal van alle verkochte producten onderaan.

Stap 2: Bereken vervolgens het procentuele verkoopvolume per product.

Stap 3: Noteer de totale verkoopwaarde per product uitgedrukt in euro’s. Dit is de prijs per stuk vermenigvuldigt met het totaal aantal verkopen per product. Noteer de totale verkoopwaarde van alle verkochte producten onderaan.

Stap 4: Bereken daarna de procentuele verkoopwaarde per product.

Stap 5: Denk aan de 80/20 regel en maak de indeling per categorie in A, B en C.

Hoe werken een ABC-analyse en voorraadoptimalisatie software samen?

Een handmatige ABC-analyse is een relatief snelle manier om een beeld te krijgen hoe je voorraad is opgebouwd en wat de aandachtspunten binnen jouw voorraadbeheer zijn.

Beperkingen van een ABC-analyse

Het voorbeeld laat zien dat een ABC-analyse een vrij statische en eendimensionale methode is. De analyse verschaft geen inzicht wanneer je nieuwe producten introduceert, als seizoensgebondenheid een rol speelt en in situaties dat de klantvraag niet lineair beweegt. Als je hierdoor handmatige ABC-analyses constant aan het bijwerken bent, kan dat een tijdrovende klus zijn. Zeker als je op gevoel inkoopt, een kleine voorraad beheert, een min-max voorraad aanhoudt en/of alle producten binnen je voorraad even belangrijk vindt – kun je jezelf afvragen waarom categoriseren nuttig is.

ABC-analyse in voorraadoptimalisatie software

Het nut van de ABC-analyse wordt naar een nieuw niveau getild door de geautomatiseerde analyses van voorraadoptimalisatie software. Het AI forecasting model van Optiply maakt analyses met de data uit jouw CMS, WMS of ERP systeem. Hierdoor kun je direct zien welke producten de grootste bijdrage leveren aan je omzet. Met deze informatie kun je je voorraadbeheer efficiënter maken en je voorraadniveau in balans houden. Sla niet onnodig voorraad op in je magazijn en houd cashflow vrij voor zaken die directe omzet kunnen genereren.

ABC-analyse verbetert het beheer van leveranciers

Met inkoopadviezen die real-time worden bijgewerkt kun je inkoopbeslissingen nemen die leiden tot een betere productbeschikbaarheid van je belangrijkste producten. Daarnaast krijg je inzicht in ‘de waarde’ van leveranciers. Een toeleveraar van categorie A producten is een belangrijke partner en levert een significant aandeel aan de omzet van je onderneming. Deze kennis stelt je instaat om je leveranciersmanagement te verbeteren.