“Hoe kan ik als bedrijf zoveel mogelijk grip houden op mijn dode voorraad?” Het is namelijk aantrekkelijk om dezelfde producten groot in te kopen tegen extra korting, toch? Het gevaar hiervan is dat je te veel voorraad aanschaft, die op de lange termijn moeilijk verkocht kan worden. Een andere oorzaak van dode voorraad is dat de inkoopfocus op verkeerde producten wordt gelegd. Extra voorraad leidt tot meer voorraadkosten. Hierdoor is de kans groot dat je weinig liquiditeit overhoudt voor zaken zoals marketing of marktonderzoek. In deze blog leggen we uit wat voorraadkosten zijn, hoe je deze kunt berekenen en geven we tips om je voorraadkosten laag te houden.

‍

Hoe ontstaan voorraadkosten?

Voorraad houden kost geld. Producten inkopen kost geld, maar het opslaan van voorraad ook. Denk maar aan voorraadfinanciering, maar ook het transport om voorraad van de leverancier naar jouw magazijn te krijgen. Deze kosten kun je scharen onder de drie R’s: rente, ruimte en risico. Door deze kosten goed in kaart te brengen kun je ervoor zorgen dat je goederen een gezonde voorraadwaarde hebben. Hiermee weet je of je niet onnodig cash geld in je voorraad opslaat. Hieronder lichten we toe waaruit voorraadkosten bestaan: 

1. Rente 

Voorraad wordt ook wel gezien als een investering. Om nieuwe producten aan te kunnen schaffen kan je een lening afsluiten of investeren met eigen vermogen. Kies je ervoor om te lenen, dan moet over het geleende bedrag rente worden betaald. Maar ook als je voorraad van je eigen vermogen koopt, kun je opbrengst mislopen. Het geld dat hier in vastligt kon immers ook gespendeerd worden aan andere bedrijfsactiviteiten. Denk maar aan marketing die de omzet van je webshop kan vergroten.

2. Ruimte

Zodra de nieuwe goederen zijn geleverd dienen deze opgeslagen te worden in het magazijn. Voor de opslag van goederen worden ook kosten gerekend. Denk maar aan de huur van je magazijn, de energiekosten, de kosten voor de magazijnstellingen, afschrijving en onderhouds- en transportkosten. Met dat laatste wordt bedoeld het vervoer van goederen van de leverancier naar jouw magazijn. Ruimtekosten zijn vaak ook afhankelijk van het soort product, dat kan variëren in grootte. Koop je producten in die groter zijn, dan betekent dit dat je ook veel meer ruimte in je magazijn nodig hebt.

3. Risico

Blijft de voorraad in jouw magazijn te lang liggen? Dan heb je kans dat producten verouderen. Heb je houdbare goederen, dan kunnen deze bederven. Hiermee heb je grote kans dat producten niet meer verkoopbaar zijn. Denk er ook aan dat goederen kunnen verkleuren, uitdrogen of verslijten. Een ander risico is dat de inkoopprijs van goederen omlaag gaat. Concurrenten kunnen hier strategisch mee aan de haal gaan door deze producten in te kopen en te verkopen voor een goedkopere prijs. Dat dwingt ook jou noodgedwongen je producten af te prijzen.

Waarom is inzicht in voorraadkosten belangrijk?

Wil je voorraad optimaliseren dan is het belangrijk om de huidige goederenstroom in kaart te brengen. Dit vormt de basis, zodat je weet hoeveel het kost om voorraad in huis te halen en op te slaan. Wanneer je geen goed inzicht hebt in je voorraadkosten, dan wordt het lastiger om te bepalen welke kosten als eerst verlaagd kunnen worden. 

Ruim 70% van de omzet wordt bepaald door inkoop. Door met leveranciers te onderhandelen over leveringstermijnen kun je meer grip krijgen op de rentekosten. Inzicht in kosten zorgt er ook voor dat je beter weet hoe je kapitaal kunt beheren. Zo kun je snijden in bepaalde voorraadkosten om geld te investeren in marketing of productontwikkeling. 

‍

Hoe breng je de voorraadkosten in kaart? 

Voorraadkosten zijn over het algemeen variabel en worden grotendeels uitgedrukt als een percentage van de voorraadwaarde. Om inzicht te krijgen in de gemiddelde voorraadkosten schaar je alle kosten die onder rente, risico en ruimte vallen. Voor de rentekosten kun je gebruikmaken van de volgende formule: ½ x beginvoorraad + tussenliggende voorraad + ½ x eindvoorraad / aantal tussenliggende voorraden + 1.

‍

6 tips om je voorraadkosten te verlagen 

Zodra je zicht hebt in je totale voorraadkosten, kun je bepalen hoe je nog meer grip krijgt op het verlagen van onnodige voorraadkosten. Hieronder vind je een aantal tips die je kunt gebruiken.

Tip 1. Maak gebruik van voorraadoptimalisatiesoftware

Een juiste balans maken tussen niet te veel, maar ook niet te weinig voorraad kan een uitdaging zijn wanneer je niet over de juiste data beschikt. Voorraadoptimalisatiesoftware zorgt ervoor dat je aan de hand van data uit verschillende bronsystemen een inkoopadvies krijgt. Je hebt hierdoor minder kans dat je aan overvoorraad en dode voorraad onnodige kosten maakt.

Tip 2. Maak gebruik van voorraadbeheermethodes 

Nog meer overzicht creëren in het verkopen van voorraad? Maak gebruik van voorraadbeheermethodes. Deze methodes zorgen dat je prioriteit kunt leggen op producten die als eerst verkocht moeten worden. Op deze manier zorg je ervoor dat het beheren van voorraad nog efficiënter verloopt. 

Tip 3. Verbeter interne en externe processen 

Analyseer de goederenstroom om te zorgen dat je processen kunt verbeteren. Zo kun je grip blijven houden op ruimtekosten door je magazijn tactisch in te delen op basis van hardlopers en zachtlopers.

Tip 4. Zorg voor een betere samenwerking met je leveranciers

Door goed leveranciersmanagement na te streven zorg je dat je maximale waarde haalt uit de samenwerkingsverbanden met je leveranciers. Een goede leverbetrouwbaarheid zorgt ervoor dat je nee-verkopen kunt voorkomen. Zo kun je rentekosten op termijn laag houden door afspraken te maken over betalingstermijnen.

Tip 5. Monitor je levertijden en voorraadposities

Voor het berekenen van optimale voorraadniveaus houd je rekening met de levertijd om voorraad aan te vullen. Wanneer je hier op inspeelt hoef je minder te werken met veiligheidsvoorraden. Natuurlijk is het hebben van een buffervoorraad fijn, toch brengt het kosten en risico’s met zich mee. 

Tip 6: Stuur ook op je zachtlopers

Het kan voorkomen dat je te groot inkoopt bij leveranciers. Daarbij is het ook de kans dat dit producten zijn die op termijn niet zo snel verkopen. Het gevolg is dat je met dode voorraad komt te zitten. Zorg door middel van marketingacties ervoor dat je slecht lopende producten combineert met je hardlopers om ze aantrekkelijker te maken als bijverkoop. 

Voorraadkosten verlagen zorgt dat jij meer vermogen overhoudt die je aan de groei van je onderneming kunt besteden. Door goed te kijken naar jouw drie R’s weet je waar je op kosten kunt snijden. Hiermee houd jij je voorraad in balans en zorg je dat je geen onnodige kosten maakt.