Er zijn situaties waarbij door onverwacht gestegen vraag en/of door leveringsproblemen het voorraadniveau sneller daalt dan verwacht. Om die situaties op te vangen houd je een veiligheidsvoorraad aan. Wat is een veiligheidsvoorraad, waarom moet je deze buffer aanhouden en wat kan er misgaan als je geen buffervoorraad hebt? Hoe bepaal en bereken je de ideale veiligheidsvoorraad voor jouw bedrijf? In deze blog vertellen we je hoe je grip houdt op je voorraad en inkoop door middel van de veiligheidsvoorraad. 

Wat is veiligheidsvoorraad?

In je magazijn komen alle orderstromen samen. Inkoopbeslissingen en bedrijfsprocessen houden je hele voorraad in beweging. Toch kan het gebeuren dat je voorraadniveau sneller daalt dan verwacht. Orders kunnen vertraagd zijn door problemen in het productie- en/of leveringsproces. Of wanneer de vraag sneller stijgt dan aanbod wordt aangevuld, raken vraag en aanbod uit balans.

De veiligheidsvoorraad fungeert als buffer om onverwachte veranderingen in je voorraad op te vangen. Je verlaagt hiermee het risico dat voorraadtekorten je hinderen om aan de klantvraag te voldoen en voorkomt ‘nee-verkopen’. Er zijn drie veel voorkomende oorzaken waardoor je je veiligheidsvoorraad zult moeten aanspreken. 

1. Onzekere klant- /marktvraag

De marktvraag kan onverwacht veranderen waardoor je voorraad sneller slinkt dan nieuwe inkooporders binnenkomen. De veiligheidsvoorraad vangt dit op.

2. Onzekere levertijden

Productie- en transportproblemen kunnen de leveringen van je inkooporders vertragen. Met de veiligheidsvoorraad kun je toch aan de klantvraag voldoen, terwijl de vertraagde orders onderweg zijn.

3. Onzekere uitlevering leveranciers

Je leveranciers kunnen moeite hebben met de uitlevering van bestellingen, door productieproblemen of interne logistieke vertragingen. De veiligheidsvoorraad voorkomt dat jouw klanten daar de dupe van worden.

‍

De veiligheidsvoorraad is een buffer die je helpt om in onverwachte situaties toch aan de klantvraag te voldoen. In de volgende zinnen lees je waarom je een veiligheidsvoorraad aanhoudt.

Waarom houd je veiligheidsvoorraden aan?

De veiligheidsvoorraad maakt jouw bedrijf weerbaarder. De buffervoorraad laat je grip houden op de marktvraag en de supply chain als geheel. Door de buffer kun je namelijk blijven ‘leveren’ wanneer gestegen vraag of leveringsproblemen je voorraadniveau bedreigen. De belangrijkste reden om een veiligheidsvoorraad aan te houden is om je klanten te kunnen blijven bedienen. Een interruptie in de supply chain wil je kunnen opvangen. En, wanneer er een fout in je inkoopplanning zit, kun je met een buffer ‘tijd kopen’ om dit op te lossen.

Weerbaarder tegen seizoensinvloeden

Een veiligheidsvoorraad maakt je ook weerbaarder tegen seizoensinvloeden en trends. Een voorbeeld is een koude winter met kans op natuurijs. De vraag naar schaatsartikelen zal snel stijgen. Met een datagedreven forecast en de juiste veiligheidsvoorraad kun je ook voldoen aan de klantvraag onder uitzonderlijke omstandigheden.

Leveringsproblemen van je leveranciers opvangen

Een buffervoorraad helpt ook om leveringsproblemen van je leveranciers op te vangen. Een toeleveraar kan korte levertijden beloven, maar dat zegt weinig over zijn reële levertijden. Wanneer je bij een specifieke leverancier vaker je veiligheidsvoorraad moet aanspreken, wil je betere afspraken maken met deze toeleveraar. 

Houd je geen veiligheidsvoorraad aan of probeer je met een zo klein mogelijke voorraad te werken, dan kan het zijn dat je bij gestegen vraag en/of langere levertijden niet aan de klantvraag kunt voldoen. Hoe vaak durf je nee te verkopen? En ben je überhaupt bereid om dit te doen? Wat kan er gebeuren als je geen veiligheidsvoorraad aanhoudt?

‍

Wat zijn gevolgen als je geen veiligheidsvoorraad aanhoudt?

Wanneer de veiligheidsvoorraad geen onderdeel maakt van je inkoopplanning kan het gebeuren dat je door snel gestegen vraag en/of leveringsproblemen je klanten moet teleurstellen. 

‍

Dreiging dat klanten overstappen naar een concurrent

Hebben je concurrenten wel een buffer? Dan is er de dreiging dat klanten overstappen. Dat wil je voorkomen en dus zorg je voor een accurate forecast en inkoopplanning waarmee je ook een veiligheidsvoorraad aanlegt.

‍

Lastiger inspelen op de vraag bij een plotse stijging

Zonder buffer is het lastiger om de marktvraag bij te houden wanneer er een plotselinge vraagstijging is. Hoge nee-verkopen kunnen het gevolg zijn. Er ontstaat een voorraadtekort en dat heeft invloed op de servicelevels van je bedrijf. Doordat je niet aan de klantvraag kunt voldoen, daalt de klanttevredenheid en dat kan uitmonden in omzetverlies. 

Veiligheidsvoorraad wordt vaak bepaald op basis van het gemiddelde aantal verkopen. Toch kun je verkopen mislopen wanneer de werkelijke marktvraag hoger ligt. Optiply’s AI inkoopalgoritme past je inkoopadvies realtime aan wanneer de marktvraag stijgt, zodat je de juiste inkoopbeslissingen neemt. Het zorgt ervoor dat jouw voorraadniveau - en je veiligheidsvoorraad - op orde is. 

‍

6 tips om de ideale veiligheidsvoorraad te bepalen

In de voorgaande zinnen hebben we het belang uitgelegd van een veiligheidsvoorraad. We geven zes tips waarmee je de ideale veiligheidsvoorraad voor jouw bedrijf kunt bepalen.

Tip 1: Verzamel data

Zorg dat je interne en externe verkoopdata verzamelt. Ken de marktvraag en ken de verkoopcijfers van de producten waar je de veiligheidsvoorraad van wilt bepalen. Achterhaal de ‘normale’ vraag en bereken de mogelijke afwijking.

Tip 2: Maak een forecast

Een forecast geeft je een duidelijk beeld van wat je verwacht te verkopen per maand, week of dag in een bepaalde periode. Het is een van de belangrijkste tools om je inkoop te plannen. Je veiligheidsvoorraad is onderdeel van die inkoopplanning.

Tip 3: Bereken de levertijd van je leveranciers

De levertijden van je leveranciers zijn van essentieel belang voor jouw planning. Je wilt je klanten zo goed mogelijk informeren en bedienen. Als ondernemer en/of inkoper houd jij rekening met de leverbetrouwbaarheid van je leveranciers. Je wilt immers dat jouw orders op tijd geleverd worden.  

Tip 4: Bepaal jouw servicelevel

Je wilt aan de klantvraag voldoen en nee-verkopen voorkomen. Zijn er situaties waarin jij wel accepteert dat je geen producten kunt leveren? Of wil je koste wat kost je klanten blijven bedienen? Bepaal het servicelevel van jouw bedrijf. Dat is een belangrijke graadmeter om de grootte van je veiligheidsvoorraad te bepalen.

Tip 5: Bereken de veiligheidsvoorraad

Er is een formule die wordt aangehouden om per product de veiligheidsvoorraad te berekenen: k * σ * √ (R + L). Nadeel van deze formule is dat het een standaardregel is. In veel situaties is deze veiligheidsvoorraadformule niet complex genoeg. 

Tip 6: Actualiseer veiligheidsvoorraden

Bij onzekere vraag is de leverbetrouwbaarheid nog belangrijker. Zo houd je je voorraden - en de veiligheidsvoorraad - op peil. Optiply geeft je de mogelijkheid te sturen op leverbetrouwbaarheid en de veiligheidsvoorraad daarop af te stemmen. 

‍

De veiligheidsvoorraad helpt je om in te spelen op onzekerheden binnen de supply chain en voorkomt het risico op voorraadtekorten. Zodat je blijvend aan de klantvraag kunt voldoen.

Bij het actualiseren van de veiligheidsvoorraad kijk je naar de stabiliteit van een product en in hoeverre trends en seizoensinvloeden de vraag kunnen beïnvloeden. Forecasting geeft je een helder beeld van je inkoopplanning en wat de grootte van je buffer moet zijn. 

Bij onzekere levertijden is het extra belangrijk om te sturen op leverbetrouwbaarheid. De inkoopsoftware van Optiply kan je hierbij helpen. Het AI inkoopalgoritme houdt je inkoopagenda realtime bij. Zo blijft je veiligheidsvoorraad op peil en voorkom je nee-verkopen.

Op die manier kun je blijven voldoen aan de klantvraag. Houd je servicelevels hoog, je klanten tevreden en voorkom omzetverlies.