Efficiënt voorraadbeheer is cruciaal voor e-commercebedrijven met een diep en specialistisch assortiment. Maar hoe zorg je ervoor dat je altijd de juiste producten op voorraad hebt, zonder onnodige kosten of nee-verkopen?

Knivesandtools, een internationale speler in kwaliteitsmessen, liep tegen deze uitdaging aan. Met een complex inkoopproces, beperkte data-inzichten en een groeiende voorraad werd het steeds lastiger om strategische beslissingen te nemen.

We spraken met Bart Bouter, CEO van Knivesandtools, over hoe zij met Optiply de grip op hun voorraad terugkregen, slimmer zijn gaan inkopen en zo hun omzet hebben verhoogd.

Bart Bouter, CEO van Knivesandtools, deelt zijn inzichten over de uitdagingen en oplossingen binnen hun inkoopproces. Met jarenlange ervaring in e-commerce weet hij als geen ander hoe belangrijk een strategische en datagedreven aanpak is voor succesvolle voorraadoptimalisatie.

‍

Van zolderkamer naar internationaal succes voor liefhebbers van kwaliteitsmessen

Bart Bouter introduceert Knivesandtools: “Knivesandtools is in 1999 gestart als een pure online speler die zich richt op liefhebbers van kwaliteits messen.” Sinds de start is Knivesandtools uitgegroeid van een kleine webshop gestart op een zolderkamer naar een internationaal opererende naam in de messenmarkt.

‍

Opschalen om diep assortiment te kunnen voeren 

‍

Vrijwel ieder messenmerk is te koop bij Knivesandtools. Bart legt uit dat opschalen noodzakelijk was om het diepe en specialistische aanbod te rechtvaardigen. “Alleen door op te schalen en de bedrijfsactiviteiten over de grenzen uit te breiden was het voor ons mogelijk een specialistisch assortiment rendabel te maken.”

De noodzakelijkheid van een grote voorraad met specialistische producten, verschillende merken en leveranciers maakte het voor Knivesandtools lastig om controle over de voorraad te houden. 

“Het inkoopproces was vrij complex. Doordat we alleen statische data beschikbaar hadden, zagen we niet in welke producten goed liepen en de meeste impact hadden op onze omzet”, vertelt Bart.  

Daarnaast waren de systemen van Knivesandtools niet afgestemd op de gestage groei van hun webshop.

Geen groothandel, maar een e-commerce speler

Bart vertelt hoe de backend van Knivesandtools was opgebouwd. “Toen Frans Wiersma eind jaren ‘90 met Knivesandtools startte moest hij vrijwel alle systemen zelf bouwen en ontwerpen, vanaf zijn zolderkamer. Uiteindelijk hebben we in 2018 besloten om die zelfgebouwde backend geheel te vervangen, omdat we niet langer afhankelijk wilden zijn van een centraal systeem. 

Ons doel was het vinden van expertise partners - puntoplossingen - om krachten te kunnen bundelen. We zijn toen ook naar een inkooptool gaan kijken, om ons voorraadbeheer te verbeteren en het inkoopproces minder tijdrovend te maken.” 

Bart gaat verder: “Frustrerend genoeg, iedereen zag Knivesandtools als een groothandel en begon over min/max voorraden. Goed, dat is gewoon niet hoe je in de e-commerce werkt en zeker niet als je je voorraden wilt optimaliseren.” 

Uiteindelijk werd in Optiply een flexibele partner gevonden die Knivesandtools als een e-commerce partij benaderde en die de uitdagende combinatie van een diepe voorraad en een groot leveranciersbestand graag aanging.

‍

Slimmer voorraadbeheer met categorisatie

Voor een e-commercebedrijf met een uitgebreid longtail assortiment is het een uitdaging om de juiste voorraadniveaus te bepalen. Bart verduidelijkt: “Binnen onze voorraad hebben we ook producten die sporadisch verkopen. Juist voor die producten is het belangrijk om te weten wat we op voorraad moeten hebben.” 

Sinds Knivesandtools gebruikmaakt van Optiply als inkoopsysteem is de voorraad niet gedaald, maar is er meer balans binnen de voorraad gecreëerd.

De ABC-analyse die Optiply gebruikt om de voorraad in A, B en C categorieën in te delen ziet er voor Knivesandtools zo uit: “We hebben vooral geïnvesteerd in onze belangrijke A categorie en de voorraad van de minder impactvolle B en C categorieën laten dalen.” 

Door de dynamische inkoopagenda van Optiply hebben de inkopers van Knivesandtools een hoop tijdwinst geboekt. Bart verduidelijkt: “Optiply omschrijft het als inkopen op de autopilot, maar denk niet dat je dat als inkoper overbodig maakt.

Het betekent vooral dat je als inkoper de betrouwbare producten vrijwel blind kan bestellen en meer tijd kan besteden aan de uitzonderingen, nieuwe producten en het contact met leveranciers.” 

Door het toevoegen van een slim systeem als Optiply heeft Knivesandtools grote stappen kunnen zetten.

‍

Knivesandtools is klaar voor duurzame groei

Bart duidt de voorwaartse sprongen die er zijn gemaakt sinds 2018. “Wat we nu zien is dat de belangrijkste producten veel beter op voorraad zijn.

Op die manier kunnen we ook problemen binnen onze supply chain opvangen. Daarnaast zijn de inkooptaken nu overdraagbaar.”

Hij geeft aan dat het opvangen vanvakanties van vaste krachten of het inwerken van nieuwe werknemers een heel stuk is verbeterd. En, als laatste, het werken op basis van data geeft meer inzicht in seizoenspatronen en de prestaties van leveranciers.

Het inzicht dat Knivesandtools heeft gekregen in hun supply chain is een grote stap voorwaarts, maar dat is niet het enige positieve effect dat de webshop helpt om verder te groeien.

‍

De inkoopoptimalisatie wordt iedere dag beter

Doordat Optiply’s systeem op basis van AI werkt leert het vanzelf en wordt de data iedere dag beter. Hierdoor kan Knivesandtools het assortiment verder laten groeien, zich focussen op eigen labels en de samenwerking met leveranciers intensiveren.

Met Optiply heeft Knivesandtools niet alleen zijn voorraadbeheer geoptimaliseerd, maar ook een solide basis gelegd voor verdere groei. Door continu te leren van data en AI blijft het bedrijf zijn assortiment verfijnen, efficiënt inkopen en klaarstaan voor de toekomst.

‍

3 bedreigingen voor de inkoop van Knivesandtools

1. Geen inzicht in producten met hoogste marge
2. Beperkte data beschikbaar
3. Tijdrovend inkoopproces en werk niet overdraagbaar

‍

3 resultaten van de samenwerking met Optiply

1. Beter contact met leveranciers
2. Meer tijd voor eigen merken
3. Uitbreiden van het assortiment

‍

Servicelevel gestegen

Sinds de samenwerking met Optiply is de voorraad met 67% gestegen om de productbeschikbaarheid te waarborgen. De voorraad is in de A categorie toegenomen, wat laat zien dat ze meer producten hebben met een grote impact op de bruto marge. Tegelijkertijd hebben ze minder producten in de B en C categorie. De voorraad is meer in balans, het servicelevel is met 30% gestegen en de nee-verkopen met 63% gedaald.

‍

Favoriete Optiply functionaliteiten

Multi-supplier functie

Als je de flexibiliteit hebt om te switchen tussen leveranciers maakt je dat minder afhankelijk van een enkele leverancier en kun je veranderingen in de supply chain beter opvangen.

Dynamische inkoopagenda

Voor Knivesandtools is het instellen van backorders en nee-verkopen van groot belang om ook aan de klantvraag te kunnen voldoen voor longtail producten.