“In 2001 startte Barry ten Voorde met het online verkopen van braces. Daar kwamen fitnessapparaten bij en nu, meer dan twintig jaar later, hebben we een van de breedste en diepste voorraden op fitnessgebied in de Benelux.”

Dit is hoe de Twan van Essen, algemeen directeur van Fitwinkel, een van de grootste fitness e-commerce ondernemingen in de Benelux introduceert. “We bedienen zowel B2C- als B2B-klanten. 5% van onze omzet komt via consumenten, maar de zakelijke kant is groeiende.”

Onze franchisenemers kopen via ons in en we leveren direct aan bedrijven die fitnessartikelen bij ons aanschaffen, denk aan fysiotherapeuten en fitness studio’s; en zijn we binnen de Benelux een distributeur en beheren we twee eigen merken en een voedingsmerk.” Twan vervolgt dat het aantal orders per jaar inmiddels op een duizelingwekkend aantal van 250.000 zit. “Het grootste gedeelte daarvan zijn orders binnen de Benelux, maar ook Duitsland en Frankrijk zitten in de lift – zeker nu onze Belgische website ook in het Frans online staat. Daarnaast hebben we zakelijke klanten uit onder andere Roemenië, Zwitserland en Zweden.”

Snelle groei benadrukt niet schaalbare processen

In ruim twintig jaar is Fitwinkel uitgegroeid tot een van de marktleiders in de Benelux op het gebied van fitnessproducten. Twan geeft aan dat de Covid-19 pandemie ook voor Fitwinkel een cruciaal moment was.

“We zagen de omzet in 2020 en 2021 wel keer 2,5 gaan. In 2022 wisten we de omzet gelijk te houden en dit jaar hebben we weer groei weten te realiseren.” Het geeft aan dat Fitwinkel het momentum na de pandemie met beide handen heeft aangegrepen.

De groeispurt benadrukte dat een aantal processen niet schaalbaar waren. Martijn Janssen, inkoper, benadrukt dat hun oude inkoopmethode met Excel enorm veel tijd kostte. “Ik maakte een export van 15 dagen verkoopgeschiedenis, ging de data met elkaar vergelijken en gokken wat de komende maanden zouden doen. Daar was ik wel bijna twee dagen mee bezig. De exports werden namelijk steeds groter.”

Twan valt Martijn bij: “De werkwijze met Excel was niet meer beheersbaar.”

Martijn: “We konden niet op deze handmatige manier blijven werken. Er kwamen – en komen – steeds nieuwe merken en leveranciers bij. Het was gewoon te foutgevoelig.”

‍

Tijd besparen en fouten verminderen

Fitwinkel werkt met alles-in-een webshop software van Logic4. De data in dat systeem voedt de Optiply app en stelt Martijn in staat om iedere maandag Fitwinkels inkopen te plaatsen. “Met Optiply is het zoveel makkelijker en sneller, want alle inkooporders worden in het systeem klaargezet en ik hoef alleen nog een check te doen.”

Martijn geeft aan dat forecasting een belangrijke rol speelt. “Dat Optiply de berekeningen maakt, de verkopen van de afgelopen jaren analyseert en daarmee een voorspelling kan maken – dat scheelt zoveel werk voor mij. Die tijdwinst is echt de trigger. En het is daarnaast ook een stuk minder foutgevoelig dan onze oude werkwijze.”

Nauwkeurige forecasts van de vraag in het hoogseizoen

Martijn: “We hebben qua voorraadbeheer een vrij pragmatische benadering. Als een product niet verkoopt, dan besluiten we ook vrij snel om het uit te faseren. We checken de prestaties van producten redelijk vaak, zodat we voorkomen dat producten onnodig ruimte innemen en geld gaan kosten.”

Martijn: “Black Friday is ook een goed voorbeeld van wat Optiply voor ons doet. Voordat ik met Optiply werkte maakte ik altijd een lijstje met producten waarvan we meer zouden inkopen. Nu zag ik dat Optiply over een langere periode al meer voorraad had opgebouwd en anticipeerde op Black Friday. Dus, waar ik een enorme bestellijst verwachtte, viel dat uiteindelijk heel erg mee.”

Effectiever leveranciersmanagement

Twan geeft een ander voorbeeld over hoe Fitwinkel Optiply inzet. “We spelen zo nu en dan wel met de levertijden in Optiply. Als we ruimte in het magazijn hebben, zetten we de levertermijn iets langer en dan pakt Optiply iets meer producten. Dan houden we wel iets meer voorraad, maar het helpt ons als leveranciers minder betrouwbaar leveren. Of, als ons team in het magazijn onder druk staat door ziekte en/of afwezigheid. Het geeft iedereen net iets meer ruimte.”

Martijn: “Op zich hielden we voorheen de levertijden ook wel in de gaten. Alleen nu zie je heel duidelijk als leveringen later binnenkomen en dan spreken we of de leveranciers aan of we checken of ons logistieke team hier de workload wel aan kan, zoals Twan aangeeft.”

‍

Fitwinkel bespaart één inkoopdag

Twan en Martijn benadrukken dat de inkoop binnen Fitwinkel nooit een probleemkind is geweest. Martijn: “We hadden zaken voorheen ook wel redelijk onder controle. Maar, nu zien we niets meer over het hoofd. Optiply herkent ook de kleinste artikelen waar ik niet aan gedacht zou hebben en koopt ook de juiste aantallen in. Waar ik misschien een artikel inkoop, adviseert Optiply er drie in te kopen omdat ze rekening houden met een trend, seizoensinvloeden of de levertijd van een leverancier.”

Zoals eerder benadrukt door Martijn zijn tijdwinst en foutgevoeligheid de belangrijkste winsten voor Fitwinkel. “Doordat ik dat excelletje niet meer uitdraai en zelf geen berekeningen maak, is de foutgevoeligheid eruit. Daarnaast, heb ik meer dan een dag extra in de week die ik niet aan inkopen hoef te besteden. De rest van de week heb ik nu ook ineens tijd om wanneer nodig artikelen handmatig toe te voegen, wat rustiger zaken te bekijken. Ik heb nu gewoon extra tijd om zaken beter te doen en hoef nu minder te haasten.”

‍

Fitwinkels voorraadoptimalisaties

Naast het verkorten van de tijd besteed aan inkopen heeft Fitwinkel ook hun voorraadbeheer weten te optimaliseren. Met behulp van Optiply’s ABC-analyse is de voorraad van Fitwinkel ingedeeld in drie poductcategorieën. Sinds de start met Optiply, zes maanden geleden, heeft Fitwinkel op de A en B-categorieën met 48% en respectievelijk 47% kunnen besparen. De C-categorie volgt met 29%, omdat producten in deze categorie minder snel doorlopen. De totale voorraad van Fitwinkel daalde met 44%. De voorraadbesparingen gingen gelukkig niet zonder verlies van inkomsten; in dezelfde periode wist Fitwinkel een omzetstijging van 54% te realiseren.

Een gevestigde e-commerce naam worden

Fitwinkel is een gevestigde naam in de retail en e-commerce. De piek tijdens de pandemie zorgde voor nog eens extra push, die Fitwinkel ook daarna wist vast te houden.

Martijn legt uit: “We hebben geïnvesteerd in goed personeel en, wat meespeelt, fitness en ‘gezond blijven’ is nooit ‘uit de mode’. Dat blijft belangrijk voor mensen. Na corona zijn ook veel bedrijven gaan realiseren dat het voor het personeel belangrijk is om fit te blijven en dat een sportruimte bijvoorbeeld een voorwaarde kan zijn waarmee je personeel kunt vasthouden.”

Twan verduidelijkt dat er buiten de Benelux nog wel groeikansen liggen. “We hebben vorig jaar een nieuw merk aangekocht: Flow Fitness. In Nederland en België verkopen we namelijk al goed en zit het vooral in het uitbreiden van ons assortiment en marktaandeel. Maar, in de rest van Europa liggen er nog heel veel kansen. Om bijvoorbeeld, nieuwe zakelijke klanten binnen te halen. Daar is nu een nieuwe collega fulltime mee bezig.”

Maak groeimogelijkheden mogelijk

Een van de grootste plannen voor de toekomst is een nieuw magazijn en kantoor. Twan: “Dat is ook wel een noodzaak, want we hebben nu veel voorraad extern opgeslagen. Onze huidige locatie is 8000 m2 en zes meter hoog. We willen eigenlijk naar dezelfde ruimte maar dan twee keer zo hoog. Dat zou echt een grote stap voor ons zijn.”

Twan verduidelijkt waarom een grotere voorraadruimte kansen biedt. “We zien veel groeikansen in de breedte van ons assortiment. Om bijvoorbeeld met marketplaces te werken, heb je voorraad nodig. Geen domme hoeveelheden natuurlijk, maar van de juiste producten. Vooral bij marketplaces weegt levertijd heel zwaar. Wij werken al met ‘voor 23:59 besteld, morgen in huis’, maar als je dat op een marketplace niet kan waarmaken dan gaat de verkoop al heel snel naar een andere aanbieder die misschien niet beter is, maar wel sneller.”

Twan sluit af door te benadrukken wat Fitwinkel als bedrijf typeert. “We proberen altijd weer een stap te maken, zaken beter te maken. We zijn nu ook weer twee nieuwe functies aan het creëren, gericht op marketplaces. En we proberen van onze producten AR en 3D beelden te maken. Op die manier proberen we de concurrentie net een stapje voor te blijven.”