“Door op te schalen hebben we een specialistisch assortiment rendabel kunnen maken”

“Knivesandtools is in 1999 gestart als een pure online speler die zich richt op liefhebbers van kwaliteits messen.” Dat is hoe CEO Bart Bouter zijn internationaal opererende e-tailer Knivesandtools introduceert. “Alleen door op te schalen en de bedrijfsactiviteiten over de grenzen uit te breiden was het voor ons mogelijk een specialistisch assortiment rendabel te maken. Op die manier is Knivesandtools uitgegroeid van een webshop gestart op een zolderkamer tot een internationaal opererende naam in de messenmarkt.”

De noodzakelijkheid van een grote voorraad met specialistische producten, verschillende merken en leveranciers maakte het voor Knivesandtools lastig om controle over de voorraad te houden. “Het inkoopproces was vrij complex. Doordat we alleen statische data beschikbaar hadden, zagen we niet in welke producten goed liepen en de meeste impact hadden op onze omzet.”

Geen groothandel, maar een e-commerce speler

“Toen Frans Wiersma eind jaren ‘90 met Knivesandtools startte moest hij vrijwel alle systemen zelf bouwen en ontwerpen, vanaf zijn zolderkamer. Uiteindelijk hebben we in 2018 besloten om die zelfgebouwde backend geheel te vervangen, omdat we niet langer afhankelijk wilden zijn van een centraal systeem. Ons doel was het vinden van expertise partners – puntoplossingen – om krachten te kunnen bundelen. We zijn toen ook naar een inkooptool gaan kijken, om ons voorraadbeheer te verbeteren en het inkoopproces minder tijdrovend te maken.”

“Frustrerend genoeg, iedereen zag Knivesandtools als een groothandel en begon over min/max voorraden. Goed, dat is gewoon niet hoe je in de e-commerce werkt en zeker niet als je je voorraden wilt optimaliseren.” Uiteindelijk vond Bart in Optiply een flexibele partner die Knivesandtools als een e-commerce partij benaderde en die de uitdagende combinatie van een diepe voorraad en een groot leveranciersbestand graag aanging.

Sinds Knivesandtools gebruikmaakt van Optiply als inkoopsysteem is de voorraad niet gedaald, maar is er meer balans binnen de voorraad gecreëerd. De ABC-analyse die Optiply gebruikt om de voorraad in A, B en C categorieën in te delen ziet er voor Knivesandtools zo uit: “We hebben vooral geïnvesteerd in onze belangrijke A categorie en de voorraad van de minder impactvolle B en C categorieën laten dalen.”

Door de dynamische inkoopagenda van Optiply hebben de inkopers van Knivesandtools een hoop tijdwinst geboekt. Bart verduidelijkt: “Optiply omschrijft het als inkopen op de autopilot, maar denk niet dat je dat als inkoper overbodig maakt. Het betekent vooral dat je als inkoper de betrouwbare producten vrijwel blind kan bestellen en meer tijd kan besteden aan de uitzonderingen, nieuwe producten en het contact met leveranciers.”

Dynamische Inkoopagenda

Voor Knivesandtools is het instellen van backorders en nee-verkopen van groot belang om ook aan de klantvraag te kunnen voldoen voor longtail producten.

“En, als laatste, het werken op basis van data heeft ons meer inzicht gegeven in seizoenspatronen en de prestaties van leveranciers. Optiply’s systeem werkt op basis van AI – het leert vanzelf en wordt iedere dag beter. Hierdoor kunnen we het assortiment verder laten groeien, ons focussen op eigen labels en de samenwerking met leveranciers intensiveren.”