Ben je een e-commerce ondernemer die snel groeit en worstelt met voorraadbeheer? Dan is de case study van Phone Factory een must-read.

Bart Latenstein, mede-oprichter en technisch verantwoordelijke, richtte Phone Factory op als schoolopdracht en bouwde het uit tot een serieuze speler.

Jan Willem van der Knoop, mede-oprichter en inkoopmanager, optimaliseerde samen met Optiply het voorraadbeheer om de snelle groei te ondersteunen.

Meet Phone-Factory

Phone Factory ziet het levenslicht op het moment dat Bart Latenstein voor zijn studie een bedrijf moet starten. Hij besluit zijn jeugdvriend Jan Willem van der Knoop er bij te betrekken en samen beginnen ze te handelen in telefoonhoesjes. Wat start via social media en bingo-avonden groeit al snel uit tot een online shop. 

Leder uur betaalde zich uit

Bart: “Vanaf de start in 2014 ging het snel. In 2015 heb ik zelf een website gebouwd en vanaf Jan Willems zolderkamer behandelden we alle bestellingen. Zelf postzegels plakken en vervolgens naar de brievenbus om de orders te versturen. Het motiveerde ons enorm dat ieder uur dat we aan Phone Factory besteedde zich terugbetaalde in orders.”

Professionelere aanpak na pauze

Na twee jaar besluiten Bart en Jan Willem een pauze te nemen, zodat ze hun studie en fulltime baan voorrang kunnen geven. Het aantal orders per dag halveert hierdoor. Totdat Jeffrey van Battum zich eind 2017 bij Bart en Jan Willem aansluit.

Bart: “Met Jeffrey erbij draaide de bedrijfsinsteek volledig.” De drie besluiten het project een stuk professioneler aan te pakken.

Bart vervolgt: “We deden alles zelf. Inpakken van bestellingen, klantenservice, site-bouw en onderhoud. En natuurlijk ook zelf de inkoop.” Nog steeds doen de drie compagnons wel veel zelf, maar is de verdeling duidelijk.

Zo is Jan Willem verantwoordelijk voor de inkoop, Jeffrey doet de marketing en Bart zit aan de technische kant en beheert de social media.

Snelle groei en uitdagingen

Uiteindelijk hakken de drie ondernemers de knoop door en besluiten hun fulltime jobs op te zeggen om zich volledig op Phone Factory te focussen. Bart: “En toen ging het gelijk ook mega hard.

We hebben echt op groei ingezet. Iedere verdiende euro ging - en gaat - weer terug in het bedrijf. Op die manier hebben we snel kunnen uitbreiden en ook meer personeel kunnen aannemen.”

Ruimtegebrek

Jan Willem springt in om aan te geven dat met de groei ook uitdagingen ontstonden. “We gingen van een slaapkamer, naar een werkkamer, naar een garagebox. Onze voorraad groeide mee met de grootte van de ruimte.

Op het moment dat we een pand van 60 m2 betrokken, werd het picken van orders lastiger. De voorraad groeide namelijk ook mee en probeer dan maar eens te onthouden waar alles ligt.”

Overzicht kwijt

Jan Willem vervolgt: “We werkten met excel sheets. Door het groeiende aantal SKU’s waren we op een gegeven moment het overzicht volledig kwijt.

Dat resulteerde in veel ‘nee-verkopen’. Echt vervelend als een klant een product al had besteld en dat we daarna ontdekten dat een product niet op voorraad was.”

“Lets waar we pas nadat we met Optiply waren gestart achterkwamen was de dode- en overtollige voorraad die we hadden opgeslagen.” Dankzij het starten met de slimme software van Optiply kreeg Phone Factory een stuk meer inzicht in hun voorraad.

Phone Factory kiest voor Optiply

Jan Willem legt uit dat hij begon te zoeken naar een oplossing voor het stroeve inkoopproces en voorraadbeheer van Phone Factory. “Het feit dat Optiply op dat moment ook zelf nog een startende onderneming was, trok ons over de streep.” Bart vult aan: “Optiply is wel echt een van de eerste software geweest waarmee we zijn gaan werken, naast Lightspeed - waarmee onze website is gebouwd.”

“Toen we naar een groter pand verhuisden, zijn we ook met Picqer als magazijnsoftware begonnen. Met de komst van nieuwe medewerkers was het geen doen om ‘zonder systeem’ te blijven werken.”

Jan Willem: “Jeffrey, onze derde compagnon, was eerst wel sceptisch over Optiply. Als je alles zelf doet, heb je ook vaak het idee dat jij alleen alles weet. Totdat hij producten zelf ging checken en hij zag dat alles ineens op voorraad was. Toen was hij snel overstag.” Jan Willem verduidelijkt dat de voordelen van inkoopautomatisering voor hem en zijn mede-eigenaren duidelijk zijn.

De voordelen van inkoopautomatisering

De mannen van Phone Factory worden in hun werkwijze niet gehinderd door een gebrek aan overtuiging. Jan Willem: ”Onze manier van werken is van gewoon beginnen. Vaak komen we er onderweg achter dat we iets moeten veranderen.

Natuurlijk hadden we veel eerder met software moeten beginnen, maar groei komt soms onverwacht. Nu, kan ik wel zeggen dat als we Optiply niet hadden gehad, dan was de inkoop qua tijd eigenlijk niet te doen geweest.

In onze branche lopen orders ook continu door.” Door de tijd die Jan Willem heeft gewonnen met Optiply kan hij zich ook focussen op een stuk product management, contact met leveranciers en het checken van de doorloop van producten.

‍

Einde aan nee-verkopen

Bart valt Jan Willem bij als het over de voordelen van inkoopsoftware gaat. “Waar Optiply ons ook enorm bij heeft geholpen is de stap naar het buitenland. Zeker Duitsland is in korte tijd hard gegaan en Optiply pikt dat op.

De app ziet dat we meer verkopen en dat we meer moeten inkopen om aan alle klantorders te kunnen voldoen. Eigenlijk hebben we helemaal geen ‘nee-verkopen’ meer sinds we Optiply gebruiken.”

Bart stipt daarnaast nog een andere wijziging in hun inkoopaanpak aan. ”We zijn overgestapt van luchtvracht naar containervracht. Hiermee kunnen we het aantal vervoersstromen beperken.

Waar er eerst iedere maand een vracht binnenkwam, komt er nu ieder kwartaal een container.” Optiply heeft geholpen om de vervoersstromen in kaart te brengen en het gebruik van containers efficiënter te maken.

‍

Focus op het buitenland

Met een gigantische groei van de laatste jaren rijst de vraag: wat zijn de plannen voor de nabije toekomst? Jan Willem: “Dit jaar hebben we in ieder geval als doel om de groei voor te zijn en de organisatie op orde te krijgen.”

Bart vult aan dat er ook dit jaar plannen zijn om Phone Factory uit te breiden. “We zijn een maand geleden gestart in de UK. Het enige punt dat daar nu tegen ons werkt is de lange levertijd.

Bijvoorbeeld, naar Duitsland kunnen we met orders voor 13:00 uur besteld een ‘next-day-delivery’ garanderen, maar voor de UK is de levertijd een week.”

“Daarnaast is het doel om dit jaar naar Polen uit te breiden en daarna richting de Nordics te gaan. We willen wel echt blijven uitbreiden met het aantal shops in andere landen.

Met hetzelfde assortiment en de domeinstructuur die we ook in de Benelux, Duitsland, Frankrijk en Spanje hebben toegepast.”

‍

Groeiplannen versnellen

Met de uitbreiding naar nieuwe markten zoals het VK en Polen blijft Phone Factory groeien. Dankzij Optiply kan het bedrijf efficiënt inspelen op de toenemende vraag en internationale voorraaduitdagingen.

Door slimme inkoopautomatisering blijft Phone Factory nee-verkopen minimaliseren en zijn groeiplannen versnellen. De combinatie van data en strategie zorgt ervoor dat verdere internationale uitbreiding binnen handbereik ligt.

De voorraad van Phone Factory is in het laatste jaar sterk - met 59% - gedaald. Daarnaast zijn de nee-verkopen met 41% teruggebracht. Jan Willem over het voorraadbeheer van Phone Factory: “Als ik kijk naar onze voorraad, willen we onze A-producten altijd in huis hebben.

Naar de B en C categorieën kijken we samen met Meine Brueker, onze customer success manager, wat de juiste voorraadgrootte zou moeten zijn.” Lees meer over de ABC categorisering.

‍

Favoriete functies

Jan Willem: “Bij Optiply is er altijd ruimte om feedback te geven. Ik kan met Meine, onze customer success manager, altijd sparren over hoe we Optiply het beste kunnen gebruiken”

“Ik ben erg blij met de ABC categorisering. Die helpt me ook erg met het inwerken van nieuwe collega’s, omdat ik de impact van verschillende producten kan laten zien.” 

“Daarnaast gebruiken we de nieuwe exportfunctie ook vaak. Met een orderproces dat continu doorloopt en 17.000 SKU’s is het erg handig om productlijsten te kunnen exporteren."