“Sinds we Optiply gebruiken hebben we helemaal geen nee-verkopen meer ”
Bart Latenstein – Founder van Phone Factory
Phone Factory – dit lees je in deze case:
- Een e-commerce avontuur ontstaan vanuit een schoolopdracht
- In vier jaar tijd is Phone Factory gegroeid van drie naar 56 medewerkers
- Optiply zorgt ervoor dat een voorraad met 17.000 SKU’s optimaal presteert
- Smartwatchbanden.nl en xoxoWildhearts.com zijn de andere actieve shops
- Phone Factory zet z’n pijlen op verdere uitbreiding naar het buitenland
Meet Phone Factory
Phone Factory ziet het levenslicht op het moment dat Bart Latenstein voor zijn studie een bedrijf moet starten. Hij besluit zijn jeugdvriend Jan Willem van der Knoop er bij te betrekken en samen beginnen ze te handelen in telefoonhoesjes. Wat start via social media en bingo-avonden groeit al snel uit tot een online shop.
Bart: “Vanaf de start in 2014 ging het snel. In 2015 heb ik zelf een website gebouwd en vanaf Jan Willems zolderkamer behandelden we alle bestellingen. Zelf postzegels plakken en vervolgens naar de brievenbus om de orders te versturen. Het motiveerde ons enorm dat ieder uur dat we aan Phone Factory besteedde zich terugbetaalde in orders.”
Na twee jaar besluiten Bart en Jan Willem een pauze te nemen, zodat ze hun studie en fulltime baan voorrang kunnen geven. Het aantal orders per dag halveert hierdoor. Totdat Jeffrey van Battum zich eind 2017 bij Bart en Jan Willem aansluit. Bart: “Met Jeffrey erbij draaide de bedrijfsinsteek volledig.” De drie besluiten het project een stuk professioneler aan te pakken.
Bart vervolgt: “We deden alles zelf. Inpakken van bestellingen, klantenservice, site-bouw en onderhoud. En natuurlijk ook zelf de inkoop.” Nu, zes jaar verder doen de drie compagnons nog steeds wel veel zelf, maar is de verdeling duidelijk. Bart: “Jan Willem doet de inkoop, Jeffrey is verantwoordelijk voor de marketing en ik, zit aan de technische kant en beheer de social media.”
Snelle groei brengt uitdagingen
Uiteindelijk hakken de drie ondernemers in april 2020 – aan het begin van de corona pandemie – de knoop door. Ze besluiten hun ‘jobs’ op te zeggen en zich fulltime op Phone Factory te focussen. Bart: “En toen ging het gelijk ook mega hard.”
“We hebben echt op groei ingezet. Iedere verdiende euro ging – en gaat – weer terug in het bedrijf. Op die manier hebben we snel kunnen uitbreiden en ook meer personeel kunnen aannemen.”
Jan Willem springt in om aan te geven dat met de groei ook uitdagingen ontstonden. “We gingen van een slaapkamer, naar een werkkamer, naar een garagebox. Onze voorraad groeide mee met de grootte van de ruimte. Op het moment dat we een pand van 60 m2 betrokken werd het picken van orders lastiger. De voorraad groeide namelijk ook mee en probeer dan maar eens te onthouden waar alles ligt.”
Jan Willem gaat verder: “We werkten met excel sheets. Door het groeiende aantal SKU’s waren we op een gegeven moment het overzicht volledig kwijt. Dat resulteerde in veel ‘nee-verkopen’. Echt vervelend als een klant een product al had besteld en dat we daarna ontdekten dat een product niet op voorraad was.”
“Iets waar we pas nadat we met Optiply waren gestart achterkwamen was de dode- en overtollige voorraad die we hadden opgeslagen. Optiply heeft ons erg geholpen om dat inzichtelijk te maken.”
Phone Factory kiest voor Optiply
Jan Willem: “Uiteindelijk begonnen we te zoeken naar een oplossing voor ons inkoopproces en voorraadbeheer. Zo zijn we bij Optiply uitgekomen. Het feit dat Optiply op dat moment ook zelf nog een startende onderneming was trok ons over de streep.” Bart vult aan: “Optiply is wel echt een van de eerste software geweest waarmee we zijn gaan werken, naast Lightspeed – waarmee onze website is gebouwd.”
3 dingen waar
Phone Factory
afscheid van nam
- Inkopen op basis van gevoel
- Inkooporders verschepen via luchtvracht
- Werken met een niet-gecategoriseerde voorraad
“Toen we naar een groter pand verhuisden zijn we ook met Picqer als magazijnsoftware begonnen. Met de komst van nieuwe medewerkers was het geen doen om ‘zonder systeem’ te blijven werken.”
Jan Willem: “Jeffrey, onze derde compagnon, was eerst wel sceptisch over Optiply. Als je alles zelf doet, heb je ook vaak het idee dat jij alleen alles weet. Totdat hij producten zelf ging checken en hij zag dat alles ineens op voorraad was. Toen was hij snel overstag.”
De voordelen van inkoopautomatisering
Jan Willem: “Onze manier van werken is van gewoon beginnen. Vaak komen we er onderweg achter dat we iets moeten veranderen. Natuurlijk hadden we veel eerder met software moeten beginnen, maar groei komt soms onverwacht. Nu, kan ik wel zeggen dat als we Optiply niet hadden gehad dan was de inkoop qua tijd eigenlijk niet te doen geweest. In onze branch lopen orders ook continu door. Door de tijd die ik bespaar met Optiply kan ik me ook focussen op een stuk product management, contact met leveranciers en het checken van de doorloop van producten.”
Bart: “Waar Optiply ons ook enorm bij heeft geholpen is de stap naar het buitenland. Zeker Duitsland is in korte tijd hard gegaan en Optiply pikt dat op. De app ziet dat we meer verkopen en dat we meer moeten inkopen om aan alle klantorders te kunnen voldoen. Eigenlijk hebben we helemaal geen ‘nee-verkopen’ meer sinds we Optiply gebruiken.”
Bart stipt daarnaast nog een andere wijziging in hun inkoopaanpak aan.”We zijn overgestapt van luchtvracht naar containervracht. Hiermee kunnen we het aantal vervoersstromen beperken. Waar er eerst iedere maand een vracht binnenkwam, komt er nu ieder kwartaal een container. Bij deze verandering heeft Optiply ons ook geholpen.”
Minder overtollige voorraad
De voorraad van Phone Factory is in het laatste jaar sterk – met 59% – gedaald. Daarnaast zijn ook de nee-verkopen met 41% teruggebracht. Jan Willem over het voorraadbeheer van Phone Factory: “Als ik kijk naar onze voorraad, dan willen we onze A producten altijd in huis hebben. Naar de B en C categorieën kijken we samen met Meine Brueker, onze customer success manager, wat de juiste voorraadgrootte zou moeten zijn.” Lees meer over de ABC categorisering.
“Door de tijd die ik bespaar met Optiply kan ik me focussen op een stuk product management, contact met leveranciers en het checken van de doorloop van producten.”
Focus op het buitenland
Met een gigantische groei van de laatste drie jaar rijst de vraag: wat zijn de plannen voor de nabije toekomst? Jan Willem: “Dit jaar hebben we in ieder geval als doel om de groei voor te zijn en de organisatie op orde te krijgen.” Bart vult aan dat er ook dit jaar plannen zijn om Phone Factory uit te breiden. “We zijn een maand geleden gestart in de UK. Het enige punt dat daar nu tegen ons werkt is de lange levertijd. Bijvoorbeeld, naar Duitsland kunnen we met orders voor 13:00 uur besteld een ‘next-day-delivery’ garanderen, maar voor de UK is de levertijd een week.”
3 redenen waarom
Phone Factory
blij is met Optiply
- Tijdwinst geboekt in het inkoopproces
- Directe integratie met bronsystemen
- Einde aan nee-verkopen
“Daarnaast is het doel om dit jaar naar Polen uit te breiden en daarna richting de Nordics te gaan. We willen wel echt blijven uitbreiden met het aantal shops in andere landen. Met hetzelfde assortiment en de domeinstructuur die we ook in de Benelux, Duitsland, Frankrijk en Spanje hebben toegepast. De enige uitzondering hierop is het project dat is opgezet door de vriendin van Jan Willem: xoxoWildhearts.com. Via deze website bieden we custom-made hoesjes aan voor dames. Het is een unieke merknaam waarmee we direct heel Europa willen bedienen.”
Phone Factory bereikte met Optiply
%
Minder nee verkopen
%