Wil je weten hoe een snelgroeiende beautywebshop met slimme automatisering haar inkoopstrategie optimaliseerde en efficiënter schaalde naar 25 Europese landen? Beauty Plaza laat zien hoe datagedreven inkopen helpt bij voorraadbeheer, kostenbesparing en strategische groei.

We spreken met Manon den Hollander, operationeel manager bij Beauty Plaza. Zij heeft de groei van het bedrijf van dichtbij meegemaakt. Met haar brede ervaring in klantenservice, inkoop en logistiek speelt ze een sleutelrol in de optimalisatie van bedrijfsprocessen en strategische inkoop.

‍

Beauty Plaza is jouw shop voor beauty

Wanneer Beauty Plaza in 2011 start onder de naam HBB24 is de online shop het kleinste bedrijfsonderdeel van de keten - die ook bestaat uit een aantal fysieke winkels. Manon den Hollander heeft bij haar entree meerdere petten op. “Omdat de webshop toen nog maar net bestond, was ik als klantenservice medewerker ook direct inkoper, marketing- en logistiek medewerker.”  

In de laatste tien jaar is Beauty Plaza uitgegroeid tot een internationale naam met een Duits-, Frans- en Engelstalige website. Het bereik van de onderneming is groter dan ooit, met klantorders die worden verscheept naar 25 Europese landen. De inkoop, het logistieke proces en de afdeling klantenservice zijn nog steeds gevestigd in Sluis.

‍

Groei komt met uitdagingen

Het verhaal van Beauty Plaza laat zien hoe snel - en soms onstuimig - e-commerce bedrijven kunnen groeien. Manon somt het snel op: “We hebben een verhuizing gehad, zijn internationaal gegaan met de website en hebben ondertussen verschillende nieuwe afdelingen opgezet.” 

Om ervoor te zorgen dat Beauty Plaza kon blijven groeien was het zaak om de bedrijfsstructuur en de bedrijfsprocessen schaalbaar te maken. Het inkoopproces was daarbij van cruciaal belang en een van grootste uitdagingen.

De min/max voorraad strategie die werd gehanteerd leidde namelijk in de praktijk vaak tot te veel voorraad van producten die te weinig werden verkocht. Er was dan ook te veel incourante voorraad aanwezig in het magazijn. 

‍

Automatisering laat Beauty Plaza verder groeien

Met de groei van de online shop en de naamsbekendheid is er in de laatste paar jaar ook gestart met het automatiseren van het inkoopproces en de verwerking van de orders. Beauty Plaza werkte al samen met het WMS systeem van Picqer en voegde daar in juni 2020 een samenwerking met Optiply aan toe. Beide systemen zijn direct integreerbaar met elkaar en dat maakte de ‘onboarding’ heel vloeiend. 

‍

Voor de inkopers van Beauty Plaza was het direct duidelijk dat hun inkoopproces en voorraadbeheer enorm kon profiteren van een datagedreven inkoopmodule. Dat leidde tot een gestructureerder inkoopproces en beter inzicht in de prestaties van producten.

Waren de inkopers gewend om kleine herhaalorders te plaatsen, met Optiply’s inkoopadvies op basis van real-time data werd de inkoopstrategie meer gefocust.

De voorraad is meer in balans

Manon ziet een grote stap voorwaarts. “De grootste winst voor Beauty Plaza is dat de voorraad nu volledig bestaat uit producten die daadwerkelijk verkopen.” Er is daarnaast meer inzicht in de prestaties van producten en de voorraad kan via Optiply gecategoriseerd worden.

Automatisering heeft ervoor gezorgd dat het inkoopproces is geoptimaliseerd en er betere inkoopbeslissingen worden genomen. De voorraad is in balans en dat heeft geleid tot minder incourante voorraad. 

‍

Een nieuwe inkoopfocus 

Het inkoopproces is minder tijdrovend en er wordt niet langer wekelijks klein ingekocht. Het inkoopadvies van Optiply zorgt ervoor dat er nu per twee weken orders worden geplaatst met een groter volume. Deze nieuwe strategie resulteert er in dat er kosten bespaard kunnen worden met lagere leveringskosten en meer bulkkortingen.

Met extra tijd kunnen inkopers zich focussen op de meer strategische en tactische onderdelen van hun werk. En dat zijn de onderdelen waar menselijke invloed doorslaggevend is - zoals contact met leveranciers en/of het toevoegen van nieuwe merken aan het nog altijd groeiende assortiment. Het aanbod bestaat inmiddels uit meer dan 550 kwaliteitsmerken.

‍

Meer inzicht in de prestaties van leveranciers

Beauty Plaza heeft door de automatisering meer zichtbaarheid in de prestaties en leverbetrouwbaarheid van hun leveranciers gekregen. Manon verduidelijkt: “Je kunt nu veel beter zien hoe een leverancier levert en/of er iets is geleverd dat niet was besteld. Het is makkelijker om leveranciers te monitoren.”

‍

Tijdwinst dankzij automatisering

De inkopers hebben door de automatisering meer tijd kunnen vrijmaken om de gesprekken met leveranciers gaande te houden. Het werk van Manon is hiermee verweven: “Ik functioneer vooral als contactpersoon en ondersteun de Beauty Plaza Group met inkoopdeals en een groeiend stuk export. Daarnaast weten ook leveranciers mij te vinden als ze vragen hebben over de webshop of andere filialen in de groep.” 

‍

Positie in de Europese markt versterken

Manon geeft aan dat haar rol binnen het bedrijf niet meer hetzelfde is. De groei die Beauty Plaza doormaakt heeft tot nieuwe kansen geleid en persoonlijke ontwikkeling. “Ik vind het prachtig om te zien hoe ver we al zijn gekomen.” 

Daarnaast heeft Beauty Plaza dankzij Optiply haar inkoopproces geoptimaliseerd en de voorraad in balans gebracht. Door verdere automatisering en strategische inkoop kan het bedrijf blijven groeien en haar positie in de Europese markt verder versterken.

‍