Sinds de oprichting in 2016 timmert Ledloket hard aan de weg als toonaangevende naam op het gebied van Led-verlichting. Ze positioneren zich als LED-specialist voor zowel B2C- als B2B-markten, met een groot assortiment aan verlichtingsmogelijkheden. Lees hoe Ledloket hun inkoopuitdagingen aanpakt en datagedreven inkoop gebruikt om de trends in hun sector bij te houden, hun inkoopactiviteiten te verbeteren en hun voorraad te beheren.

Misgelopen inkomsten

Ledloket is in grote mate het verhaal van jonge e-commerce ondernemers met een innovatieve en servicegerichte aanpak. Timo Wiefferink, verantwoordelijk voor de inkoop van Ledloket, legt uit dat hun groeiambities gepaard gingen met uitdagingen. “Als ik naar ons inkoopproces kijk, hadden we meerdere uitdagingen die we moesten aanpakken om onze groei te kanaliseren. De belangrijkste uitdaging was onze handmatige inkoopaanpak die zorgde voor een gebrek aan overzicht en het hele proces erg tijdrovend maakte.”

Timo vervolgt met het uitleggen wat de impact van deze uitdagingen was voor Ledloket. “We zagen veel zaken over het hoofd door gebrek aan overzicht, met als gevolg verkeerde inkoopbeslissingen. Het kwam soms voor dat er producten binnenkwamen waar niet eens vraag naar was.” Het inkopen van de verkeerde producten werd veroorzaakt door het gebrek aan inzicht dat Ledloket had in de prestaties van producten.

Timo erkent: “We liepen veel inkomsten mis omdat we onze belangrijkste producten niet inkochten. Dat kwam vooral omdat we onze voorraad niet konden categoriseren.” Deze situaties werden veroorzaakt door het handmatige inkoopproces van Ledloket. “Met een ‘inkoop-op-gevoel’ aanpak hebben we geld verloren dat we beter aan onze belangrijkste producten hadden kunnen uitgeven.”

“Sinds we met Optiply werken, is ons inkoopproces veel meer gestructureerd, minder tijdrovend en kan ik me concentreren op meer strategische taken.”

Benoem de uitdagingen en pak ze aan

Voor Timo en zijn collega-ondernemers was het duidelijk om de cruciale uitdagingen met innovatie aan te pakken. Timo vertelt wat hun eerste ‘win’ was door met Optiply te starten. “Allereerst heeft Optiply ons inkoopproces gestructureerd. Door gebruik te maken van de leveranciersinstellingen in de Optiply app zijn we gaan inkopen via een vast patroon. Bovendien liet Optiply ons zien welke producten we wanneer moesten inkopen. Dat was vooral handig als een product plotseling in verkoop steeg.”

“Nu kopen we in met een meer tactische benadering. Hardlopende producten worden eerder gesignaleerd doordat de productprestaties zichtbaar worden gemaakt via de Optiply app. Met inkoopadvies op basis van realtime data hebben we op elk moment nauwkeurig inzicht in de prestaties van onze producten.”

Voor Timo en Ledloket zijn de data-inzichten een grote winst. “Als we zien dat een product goed verkoopt, investeren we meer in dat product om onze omzet te verhogen.” Bovendien profiteert het voorraadbeheer van Ledloket van gedetailleerde data-inzichten. Timo: “Sinds we met Optiply werken, hebben we minder geld vastzitten in overtollige voorraad.”

Voorraadniveau gedaald

Door de samenwerking met Optiply heeft Ledloket z’n voorraadbeheer verbeterd. Het meest opvallende is dat de totale voorraad met 20% is gedaald. Deze daling geldt vooral voor de minder impactvolle categorie B en C, die met 23% en 31% zijn gedaald. Daarentegen daalde de belangrijke A-categorie slechts met 15%, wat resulteerde in minder nee verkopen (21% minder) en gestegen omzet (40% meer).

‍

Verbeterde inkoopstructuur met Optiply

De mogelijkheid om voorraden te categoriseren is een belangrijke verbetering voor Ledloket. Timo verduidelijkt: “We weten nu dat we de juiste producten op het juiste moment inkopen.” Het aantal zachtlopende producten van Ledloket (categorie C producten via de ABC-analyse) daalde aanzienlijk. “Het stelt ons in staat om meer producten te kopen die een grotere impact hebben op de inkomsten van ons bedrijf.”

Werken met een datagedreven inkooptool die automatisering als oplossing biedt, maakt Timo tot een gelukkig mens. “Automatisering maakt het inkoopproces veel eenvoudiger en minder tijdrovend. Ik kan mijn focus verleggen naar het ontwikkelen van structurele oplossingen voor onze zakelijke uitdagingen. Daarnaast besteed ik de resterende tijd aan het monitoren van de prestaties van onze leveranciers. Om te kijken of er ruimte is voor verbetering en om afspraken met hen te maken.”

‍

3 resultaten van de samenwerking met Optiply

1. Mogelijkheid om producten te categoriseren
2. Inkoop via een gestructureerd patroon
3. Focus verleggen naar strategische taken

‍

Favoriete Optiply-functies

Forecasts – “Ik vertrouw op de Optiply-app door het vermogen om de best mogelijke forecasts te maken. We kunnen de dreiging van nee-verkopen verminderen en de communicatie met leveranciers verbeteren, zodat we hen vooraf kunnen informeren over onze geplande inkopen.”

Bruikbaarheid app – “Ik vind het fijn dat ik via Optiply alles zelf kan doen, d.w.z. data doorgeven via de API en e-mails versturen vanuit de applicatie. Op deze manier werken scheelt me veel tijd.”