Ledstores verbeterde het voorraadbeheer en z’n cashflow

Op het moment dat Ledstores.nl in 2012 startte met het verkopen van LED-strips stond de e-commerce nog in de kinderschoenen. Tien jaar later kan niemand meer heen om de webshops van Ledstores. In Nederland is het bedrijf actief met de webwinkels Led 24 (B2C) en Ledpaneelgroothandel (B2B) en in nog tien Europese landen via land specifieke webshops. Lees het verhaal van Ledstores, dat door de groei en vraag naar LED verlichting gedwongen werd om hun voorraad- en inkoopstrategie aan te passen. Data-gedreven inkoop gaf Ledstores meer inzicht in de seizoensvraag, verbeterde de cashflow positie en automatisering verkortte het proces van herhaalinkopen.

Wat was de grootste uitdaging voor de inkoop van Ledstores?

Operationeel inkoper Nicolas Lubbers legt uit: “We hadden vooral erg veel moeite om inkoopbeslissingen op de seizoensvraag af te stemmen. We kochten met een strategie waarin alleen duidelijk was wat we gemiddeld nodig hadden om aan de klantvraag te voldoen. Door de beperkte zichtbaarheid in de vraag per seizoen, bleven we bijvoorbeeld na het winterseizoen – ons hoogseizoen – inkopen volgens een gemiddelde. Dat zorgde ervoor dat we bijvoorbeeld tijdens de zomerperiode met te veel voorraad zaten.”

‍

Welke gevolgen had de beperkte inzicht in de seizoensvraag voor de inkoop van Ledstores?

Het gebrek aan inzicht in de vraag per seizoen had gevolgen voor de cashflow situatie. Nicolas: “In de zomermaanden was het lastiger om te blijven inkopen. Er lag namelijk al te veel voorraad en voor een deel van de verkeerde producten. Hierdoor konden we producten waarnaar vraag was in de zomer niet inkopen.” Door het gebrek aan cashflow was het voor Ledstores lastig om een continue inkoopritme te realiseren en daarmee blijvend aan de klantvraag te voldoen.

“De cashflow binnen Ledstores is zo belangrijk, omdat we geen externe investeerders hebben. Dat is natuurlijk een gezonde situatie, maar leidt er wel toe dat de cashflow erg belangrijk is om een continue ‘inkoopflow’ te kunnen ondersteunen.” Nicolas vertelt dat sommige inkooporders vertraging opliepen door de afwezigheid van kapitaal. “Soms kwamen de containers met producten een maand later dan gepland binnen. Die vertraging zorgde ervoor dat we niet aan de directe klantvraag konden voldoen. Dat leidde tot veel backorders en nee-verkopen.”

3 uitdagingen voor de inkoop vanLedstores

1. Inkopen zonder inzicht in seizoensvraag
2. Beperkte cashflow beschikbaar voor nieuwe inkopen
3. Backorders en Nee-verkopen door vertraagde orders

Hoe heeft Ledstores de voorraad en inkoop onder controle weten te krijgen?

Door het cashflow probleem liep Ledstores achter de feiten aan. De overtollige voorraad die Ledstores creëerde door het niet aanpassen van hun inkoopbeslissingen aan de seizoenen, leidde ertoe dat er onvoldoende cashflow beschikbaar was voor nieuwe inkopen.

Voor de inkopers van Ledstores was het duidelijk dat de werkwijze aangepast moest worden om te kunnen groeien en het aantal backorders en nee-verkopen te minimaliseren.

Nicolas geeft aan dat het starten met een specifieke inkooptool zoals Optiply een grote sprong voorwaarts is geweest. “Het inkoopproces is compleet veranderd. Er is namelijk veel meer bekend over de seizoensvraag en wat er op bepaalde momenten ingekocht moeten worden. Daarnaast maakt het ook een groot verschil dat we onze voorraad niet langer beheren op basis van een min/max voorraad strategie, maar een geautomatiseerde en data-gedreven strategie. Nu kopen we in op basis van levertijden van leveranciers en de klantvraag.”

‍

Voorraadniveau gedaald

Door de samenwerking met Optiply heeft Ledstores het voorraadbeheer kunnen verbeteren. Het meest opvallende is dat het totale voorraadniveau met 17% gedaald is. Die daling geldt vooral voor de minder impactvolle B en C categorie, die met 28% en 30% zijn gedaald. Daarentegen is de belangrijke A categorie met 7% gestegen, wat minder nee-verkopen (24% minder) en een omzetgroei (36% gestegen) opleverde.

‍

Welke resultaten ziet Ledstores door het gebruik van Optiply?

“Als ik kijk naar mijn werk als operationeel inkoper, dan heb ik de tijd die het kost om een inkooporder te plaatsen teruggebracht van een ruim uur naar een kwartier. Veel van de inkooptaken hoeven namelijk niet meer handmatig gedaan te worden. Die tijdswinst is enorm en gebruik ik om het assortiment uit te breiden, nieuwe leveranciers te zoeken en sample-producten te testen.”

Ledstores gebruikt de ABC-analyse, waarmee Optiply de voorraad categoriseert, om de productbeschikbaarheid te waarborgen. Nicolas: “Sinds de samenwerking met Optiply zijn de backorders en nee-verkopen sterk verminderd, met name voor de producten in de A en B categorie. Deze artikelen hebben de meeste impact op onze marge en omzet en houden we daarom goed in de gaten.”

3 resultaten van de samenwerking metOptiply

1. Beter inzicht in de seizoensvraag
2. Lager aantal Backorders en Nee-verkopen
3. Geautomatiseerde herhaalinkopen