Leijtens Import: van distributeur tot beauty groothandel

Een portfolio met een of twee merken is makkelijk te beheren. Maar hoe zit dit nou als je als groothandel gaat groeien en de inkoop uitbreidt met tiental andere merken? In dit proces is het belangrijk om niet het overzicht te verliezen en te zorgen voor een constante stroom aan inkomende goederen. In deze case vertel Leijtens Import hoe ze met data hun inkoopproces en voorraadbeheer hebben geoptimaliseerd.

‍

Leijtens Import: van kleine parfumerie distributeur tot groothandel in cosmetica

Wat klein is begonnen als distributeur in de parfumerie, is Leijtens Import inmiddels uitgegroeid tot een grote naam in de cosmeticabranche. Met Peter Leijtens nog altijd aan het hoofd, hebben zijn zoon Willem en dochter Elise de stap genomen om het bedrijf in goede banen te leiden. Door de jaren heen heeft Leijtens Import een mooie portfolio aan klanten opgebouwd. Zo leveren zij aan retailers in Europa zoals Douglas, ICI Paris, DA, Etos, Kruidvat en andere grote online spelers. Daarnaast runt de beauty groothandel ook een eigen webshop: Beautytasting.com. De komende jaren is groei de strategische uitvalsbasis van Leijtens Import, waarin de distributie wordt uitgebreid naar de rest van Europa.

Meer mankracht en tijdsbesteding

Toen Tamara Knulst als inkoper begon bij Leijtens Import is zij eerst brandmanager geweest van een aantal cosmeticamerken. Samen met nog een paar andere brandmanagers was iedereen verantwoordelijk voor zijn of haar inkoop. Door een professionaliseringsslag is Tamara de afgelopen twee jaar eindverantwoordelijke voor inkoop geworden.

In een showroom met uitgestalde cosmeticaproducten vertelt Tamara over de inkoopsituatie. “De uitdaging zat hem in het feit dat het voormalig inkoopproces erg tijdrovend was.” Om in te kunnen kopen werden bepaalde gegevens uit Exact gehaald, waar Tamara nog extra analyses hierover maakte in Excel. “Met zoveel producten en merken, neemt dat heel veel tijd in beslag. Plus je hebt niet alles inzichtelijk, waardoor inkopen op onderbuikgevoel vaak voorkomt.”

Voor de directie was dit een belangrijk signaal om op zoek te gaan naar een oplossing die het inkoopproces zou automatiseren. Wanneer de cosmetica groothandel verder was gegaan met Exact in combinatie met Excel had Leijtens Import een extra inkoper moeten aannemen. Daarnaast was de groothandel minder in staat geweest om nieuwe merken aan haar portfolio toe te voegen. “Ik denk dat er sowieso een tweede inkoper bij had gemoeten. En ik denk dat we ook niet zoveel merken aan ons portfolio toe hadden kunnen voegen.”

Automatisering en data zorgen voor een groter productportfolio

Door het inkoopproces te automatiseren was het voor Leijtens Import mogelijk om te groeien. Hierbij was het belangrijk om producten tijdig te bestellen. “Het inkopen gebeurde op tijd, waardoor men niet meer achter de feiten aan hoefden te lopen. Bestelde je bijvoorbeeld een week later, dan was dit meteen te merken aan het aantal producten die je misliep om uit te leveren.” Door de automatiseringsslag hebben we het een en ander kunnen veranderen. “Daardoor merk je dat klanten het heel fijn vinden om met Leijtens Import te werken.” Sindsdien is data niet meer weg te denken in het inkoopproces van Leijtens Import. Inmiddels is het portfolio van de beauty groothandel flink toegenomen, waardoor je niet meer zonder data kunt werken.

‍

Meer beschikbare data met Exact

Een belangrijke voorwaarde om met Optiply te kunnen werken was de aansluiting op Exact. “Optiply was een van de weinige spelers waarvan een integratie beschikbaar was voor ons ERP systeem.” De koppeling tussen Optiply en Exact levert met name een datagedreven inkoopadvies op. “We krijgen nu echt een real-time, minimale en maximale voorraadpositie door.”

Hierbij geeft Tamara aan dat zij al snel op het systeem kon vertrouwen doordat het bronsysteem de juiste informatie doorgeeft. Het inkoopproces wordt inzichtelijker, door te werken met een ABC-categorisering. Het werken op artikelniveau wordt hierdoor makkelijk. “Ik vind het heel handig dat we ABC-categorieën hebben. Soms heb je voor je gevoel weleens het idee dat een product het goed doet. Uiteindelijk doet dit product het minder goed, omdat het in de C-categorie zit.”

‍

Gebruiksvriendelijk en overdraagbaar

Als tool is Optiply een gebruiksvriendelijk systeem. Door Optiply 2.0 is deze ervaring nog beter geworden. “Alles staat nu per artikel en leverancier overzichtelijker.” Daarnaast maakt het systeem zaken makkelijk overdraagbaar. De afdeling inkoop werd tijdelijk waargenomen door een andere medewerker: “Degene die hier net was aangenomen heeft supersnel in Optiply leren werken. Zij gaf ook aan dat het een fijne tool was om in te werken.” Hoe gebruiksvriendelijker een systeem is, hoe minder tijd het kost. Dit is voor Tamara extra belangrijk wanneer je alleen op een afdeling werkt. Door eventuele afwezigheid kunnen taken snel overgenomen worden.

‍

Minimale nee-verkoop door juist datagebruik

Ook aan de klantzijde merkt Leijtens Import de nodige veranderingen. “De telefoontjes die wij nu krijgen, over waarom een product niet geleverd is zijn minimaal geworden.” Hierbij is een volledige levering een belangrijk aandachtspunt voor de groothandel. Zo heeft de automatiseringsslag ook veel invloed gehad op het magazijnbeheer. Door inkoop en voorraad goed te plannen worden nieuwe producten op een consequente en gedoseerde manier geleverd. “De mensen in het magazijn zijn toch wel degene die fysiek de gaten in de stellingen zien. Nu stem ik mijn inkoopplanning zo af, dat de producten met regelmaat goed binnen komen.” Hiermee geeft het magazijn van Leijtens Import aan dat de stellingen op een gebalanceerde manier goed zijn gevuld. Op deze manier zorgt de groothandel ervoor dat inkomende goederen beter zijn verdeeld.

‍

Een automatisch inkoopproces op een makkelijke en betrouwbare manier

Meer overzicht, een inkoopproces dat minder tijdrovend is, datagedreven inkoopbeslissingen en een groeiend productportfolio levert Leijtens Import 40% voorraad besparing op, een omzetgroei van 49%, hoge servicelevels en minder nee-verkopen. Voor Tamara zijn dit mooie resultaten. “Met Optiply hoopte ik dat ik een stuk minder tijd kwijt zou zijn met de inkoop en dit is zeker waargemaakt.” Hiermee heeft Leijtens Import een gezonde voorraadpositie weten na te streven. Dit is het belangrijkste voor de beauty groothandel. “Op een gemakkelijke en betrouwbare manier automatiseer je met Optiply het inkoopproces, met als resultaat meer omzet en een gezonde voorraadniveau.”