Wil je weten hoe een snelgroeiende e-commerce speler als Little Wonderland haar inkoopproces heeft geprofessionaliseerd en grip heeft gekregen op een onvoorspelbare vraag? Lees verder en leer hoe slimme data-oplossingen bijdragen aan efficiënter voorraadbeheer en schaalbare groei.

Yin Lu, oprichter en eigenaar van Little Wonderland, en Bo Joosten, inkoper delen hun ervaringen over de uitdagingen van voorraadbeheer binnen een groeiend e-commerce bedrijf. En ze leggen uit hoe ze met Optiply strategischer te werk gaan en beter kunnen inspelen op trends en vraagpieken.

‍

De beste huidverzorging voor iedereen

De beste huidverzorging toegankelijk maken voor iedereen is wat Yin Lu dreef om te starten met Little Wonderland. Een e-commerce avontuur vanuit huis groeide sindsdien uit tot een ambitieuze omnichannel organisatie. Inmiddels is Little Wonderland een van de grootste Korean skincare retailers van Europa.

‍

Niet geplande verkooppieken voor Little Wonderland

Vooral in de laatste jaren heeft Little Wonderland een grote stap voorwaarts gezet. De vraag naar skincare producten groeide en daarnaast is ook de omvang van de organisatie sinds de oprichting flink toegenomen. 

‍

Handmatige berekeningen

Oprichter Yin Lu: “In de eerste jaren was vrijwel alles handwerk en daardoor enorm arbeidsintensief. Inkopen ging op basis van handmatige berekeningen. We bekeken per order wat er verkocht was en stelden op basis daarvan nieuwe orders op. Daardoor waren we eigenlijk continu bezig met nieuwe orders plaatsen. Voor een ‘dedicated’ inkoper waren we op dat moment nog te klein, maar we voelden al snel aan dat we een oplossing moesten zien te vinden om ons inkoopproces te verbeteren.”

‍

Niet geplande verkooppieken

Inkoper Bo Joosten die een half jaar geleden bij Little Wonderland is gestart vult Yin aan: “Ook nu nog zijn er verschillende uitdagingen in ons inkoopproces. Om er een te noemen: de opkomst van TikTok. Producten kunnen ineens viral gaan en een verkooppiek veroorzaken. Een piek waar we dan niet op ingekocht hebben. Hetzelfde kan gebeuren via ons groothandelkanaal en/of de onlangs geopende winkel in Utrecht - de vraag verrast ons soms nog.” 

Yin legt uit: “Onze producten importeren we uit Azië en dan voornamelijk uit Korea. Dat zorgt voor een levertijd van ongeveer zes weken. Dat maakt een plotse piek in de vraag extra lastig.” Daarnaast groeit Little Wonderland op momenten harder dan de historische data laat zien. Yin geeft aan dat dit een luxe probleem is, maar merkt ook op dat de onverwachte vraagpieken voor een extra uitdaging zorgen.

‍

Little Wonderland ontmoet Optiply  

Little Wonderland werkte al met een dedicated websiteplatform en een WMS-systeem, maar was dringend op zoek naar een inkoopoplossing. Yin: “Op het moment dat we echt begonnen te groeien kwamen we met Optiply in contact als een van de Lightspeed integratie opties. Daarnaast is er ook een link met ons WMS systeem Picqer. Dat is echt een uitkomst, want het logistieke proces regelen we volledig ‘in-house’.”

Little Wonderland heeft wel aan fulfilment gedacht, maar door deze taken in eigen hand te houden kunnen ze zorgdragen voor hun eigen manier van verpakken en de kwaliteit waarborgen.

‍

‍

Strategische en tijdbesparende oplossingen

Yin geeft aan dat het werken met de Optiply app haar een hoop tijd heeft teruggeven. “Ik was eigenlijk altijd aan het jongleren met al mijn functies: inkoop, klantenservice, magazijnwerk en een stuk HR. De automatisering van Optiply levert me tijd op die ik kan besteden aan het verbeteren van interne processen en bijvoorbeeld het inwerken van nieuwe collega’s” 

‍

Productprestaties in kaart brengen

Bo vult aan: “Ik ben blij dat ik direct vanaf mijn start bij Little Wonderland aan de slag kon met het in kaart brengen van productprestaties. En dankzij de beschikbare data in Optiply kan ik ook bijvoorbeeld makkelijker samenwerken met de marketingafdeling. Het zijn zaken waaraan ik zeker niet zou zijn toegekomen als ik inkooporders handmatig had moeten plaatsen.”

‍

Inkoopwerk wordt strategischer

Bo vervolgt: “Met Optiply kan ik mijn werk als inkoper strategischer maken. Bijvoorbeeld door echt werk te maken van ons voorraadprobleem. Waar we eerst grote orders plaatsten bij de leveranciers, kopen we nu iets vaker kleinere orders in. Hierdoor zijn we flexibeler als er een trend opkomt en/of als we een verkoopstijging zien. Via de leveranciersfunctie binnen Optiply krijgen we per leverancier een update wanneer het tijd is voor een maandelijkse of driemaandelijkse bestelling. Die notificatie gekoppeld aan het real-time inkoopadvies is echt een uitkomst. Ik hoef zelf niets bij te houden, want het systeem alarmeert mij automatisch.”

‍

Oplossing wanneer stockouts dreigen

Yin: “Wat ik ook erg handig vind is de nee-verkopen functie. Optiply geeft daarbij automatisch aan dat producten opnieuw besteld moeten worden als er stockouts dreigen, zelfs voordat het in de inkoopagenda staat. Dat is wel een fijne functionaliteit, omdat het je triggert onderzoek te doen en jezelf de vraag te stellen: "Waarom moet ik dit product nu alweer bestellen?”

De nee-verkopen functie is voor Yin een extra stimulans om te begrijpen hoe de vraag naar Little Wonderlands producten zich beweegt. Kennis die ze met een handmatige inkoopwijze nooit gehad zou hebben.

‍

Verbeterde en gebalanceerde voorraad

Yin geeft aan dat de handmatige checks verleden tijd zijn, dat ze tijdwinst hebben geboekt en dat de betrouwbare Optiply data een belangrijke rol spelen in hun groei.

De inzichten die de app hun geeft in de voorraad is erg belangrijk. ”De ABC categorieën hebben ons voorraadbeheer verbeterd”, zegt Yin. Bo vult aan: “We kunnen dankzij de categorisering de voorraad in balans brengen. Meer hardlopers op voorraad en minder producten uit de C categorie.”

Yin breekt in: “Vergeet niet dat we te maken hebben met producten met een houdbaarheidsdatum, dus accuraat voorraadbeheer is cruciaal voor ons.” Het beheren van de voorraad is voor Little Wonderland een belangrijk focuspunt, ook voor de toekomst.

Little Wonderlands omnichannelambities 

Yin geeft aan dat het eerste doel is om de voorraadgrootte terug te brengen. “De voorraadgrootte is met ons meegegroeid door de jaren, maar ons doel is om de voorraad te drukken. Daarnaast willen we ons focussen op het verbeteren van interne processen en efficiënter werken als team. Dat heeft alles te maken met onze plannen voor de toekomst.” 

Yin: “We willen meer winkels toevoegen in een select aantal steden in binnen- en buitenland. Omnichannel biedt namelijk veel kansen om onze producten bij een groter publiek aan te bieden en daarmee nieuwe klanten te adviseren over het belang van kwaliteits huidverzorging.”

Bo: “Die ambitie maakt dat er voor mij als inkoper nog genoeg uitdagingen zijn. Het uiteindelijke doel is een gebalanceerde voorraad waarmee we onze klanten zo goed mogelijk kunnen bedienen - zowel online als in de winkel.” 

‍

Dankzij Optiply klaar voor omnichannel groei

Met Optiply heeft Little Wonderland meer grip gekregen op haar voorraad en inkoopprocessen, waardoor het bedrijf klaar is voor verdere omnichannel groei. Yin geeft aan dat de uitdaging op de korte termijn wordt om alle systemen goed te zetten. “We willen ervoor zorgen dat alles staat en goed loopt voordat we echt met de uitbreiding aan de slag gaan.” 

Wat in ieder geval meehelpt is dat we in iedere prijsklasse producten aanbieden die mensen het hele jaar gebruiken. En, uit ervaring weet ik dat als je eenmaal gewend bent aan kwaliteitsskincare je er niet meer mee stopt.” 

Door slimme data en automatisering probeert Little Wonderland flexibel te blijven inspelen op trends en vraagpieken, en zich voor te bereiden op toekomstige uitbreidingen.