“Door Optiply heb ik eindelijk tijd voor procesverbetering en het inwerken van nieuwe collega’s”

Little Wonderland – dit lees je in deze case:

• Een e-commerce avontuur vanuit huis gestart
• Een handmatig en tijdrovend inkoopproces blokkeerde groei
• Geoptimaliseerd voorraadbeheer en verbeterd leveranciersmanagement
• Little Wonderland werkt met een voorraad in balans aan hun omnichannel ambities.

Niet geplande verkooppieken voor Little Wonderland

Vooral in de laatste drie jaar heeft Little Wonderland een grote stap voorwaarts gezet. De vraag naar skincare producten groeide en daarnaast is ook de omvang van de organisatie sinds 2019 flink toegenomen. Founder Yin Lu: “In de laatste drie jaar zijn we doorgegroeid naar een team met 24 fulltime medewerkers en dat heeft de professionaliteit sterk verbeterd. In de eerste jaren was vrijwel alles handwerk en daardoor enorm arbeidsintensief. Inkopen ging op basis van handmatige berekeningen. We bekeken per order wat er verkocht was en stelden op basis daarvan nieuwe orders op. Daardoor waren we eigenlijk continu bezig met nieuwe orders plaatsen. Voor een ‘dedicated’ inkoper waren we op dat moment nog te klein, maar we voelden al snel aan we een oplossing moesten zien te vinden om ons inkoopproces te verbeteren.”

Inkoper Bo Joosten die een half jaar geleden bij Little Wonderland is gestart vult Yin aan: “Ook nu nog zijn er verschillende uitdagingen in ons inkoopproces. Om er een te noemen: de opkomst van TikTok. Producten kunnen ineens viral gaan en een verkooppiek veroorzaken. Een piek waar we dan niet op ingekocht hebben. Hetzelfde kan gebeuren via ons groothandelkanaal en/of de onlangs geopende winkel in Utrecht – de vraag verrast ons soms nog.”

Yin legt uit: “Onze producten importeren we uit Azië en dan voornamelijk uit Korea. Dat zorgt voor een levertijd van ongeveer zes weken. Dat maakt een plotse piek in de vraag extra lastig. Daarnaast, groeien we op het moment harder dan de historische data laat zien. Natuurlijk, dat is een luxe probleem, maar het maakt onverwachte vraagpieken extra uitdagend.”

Strategische en tijdbesparende oplossingen

Yin geeft aan dat het werken met de Optiply app haar een hoop tijd heeft teruggeven. “Ik was eigenlijk altijd aan het jongleren met al mijn functies: inkoop, klantenservice, magazijnwerk en een stuk HR. De automatisering van Optiply levert me tijd op die ik kan besteden aan het verbeteren van interne processen en bijvoorbeeld het inwerken van nieuwe collega’s” Bo: “Ik ben blij dat ik direct vanaf mijn start bij Little Wonderland aan de slag kon met het in kaart brengen van productprestaties. En dankzij de beschikbare data in Optiply kan ik ook bijvoorbeeld makkelijker samenwerken met de marketingafdeling. Het zijn zaken waaraan ik zeker niet zou zijn toegekomen als ik inkooporders handmatig had moeten plaatsen.”

Bo vervolgt: “Met Optiply kan ik mijn werk als inkoper strategischer maken. Bijvoorbeeld door echt werk te maken van ons voorraadprobleem. Waar we eerst grote orders plaatsten bij de leveranciers, kopen we nu iets vaker kleinere orders in. Hierdoor zijn we flexibeler als er een trend opkomt en/of als we een verkoopstijging zien. Via de leveranciersfunctie binnen Optiply krijgen we per leverancier een update wanneer het tijd is voor een maandelijkse of driemaandelijkse bestelling. Die notificatie gekoppeld aan het real-time inkoopadvies is echt een uitkomst. Ik hoef zelf niets bij te houden, want het systeem alarmeert mij automatisch.”

Yin: “Wat ik ook erg handig vindt is de nee-verkopen functie. Optiply geeft daarbij automatisch aan dat producten opnieuw besteld moeten worden als er stockouts dreigen, zelfs voordat het in de inkoopagenda staat. Dat is wel een fijne functionaliteit, omdat het je triggert onderzoek te doen en jezelf de vraag te stellen: ‘waarom moet ik dit product nu alweer bestellen?’ ‘Wat gebeurt er precies met de vraag?’ ”

Met drie bestaande websites (.nl, .de en .eu) en een winkel in Utrecht kijkt Little Wonderland waar de groeikansen liggen. Yin: “We willen op langere termijn meer winkels toevoegen in een select aantal steden in binnen- en buitenland. Omnichannel biedt namelijk veel kansen om onze producten bij een groter publiek aan te bieden en daarmee nieuwe klanten te adviseren over het belang van kwaliteits huidverzorging.”

Bo: “Die ambitie maakt dat er voor mij als inkoper nog genoeg uitdagingen zijn. Het uiteindelijke doel is een gebalanceerde voorraad waarmee we onze klanten zo goed mogelijk kunnen bedienen – zowel online als in de winkel.”

Yin: Dit jaar wordt heel belangrijk om ervoor te zorgen dat alles staat en goed loopt voordat we echt met de uitbreiding aan de slag gaan. Wat in ieder geval meehelpt is dat we in iedere prijsklasse producten aanbieden die mensen het hele jaar gebruiken. En, uit ervaring weet ik dat als je eenmaal gewend bent aan kwaliteits skincare je er niet meer mee stopt.”