“Met Optiply is de voorraad met 30% gezakt. Hierdoor is onze voorraad efficiënter ingericht en hebben we ruimte voor nieuwe producten.”

Roel Linders, Inkoper bij XXL Nutrition
Klanten bedienen met de juiste producten én voldoende voorraad houden is het vinden en waarborgen van de ideale balans tussen vraag en aanbod. Voor sportvoedingsmerk XXL Nutrition was het vinden van dit evenwicht een van hun grootste uitdagingen als onderneming. In deze case komen René van der Zel, oprichter en eigenaar, Brent van Hoof, CFO, en Roel Linders, inkoper, aan het woord over hoe inkoop en voorraadbeheer een belangrijke rol hebben gespeeld in de spectaculaire groei van XXL Nutrition.

Forecasting

Beter inzicht in verkopen, trends,
nee-verkopen en leveringstijden

Integratie

Direct starten met data
uit Exact Online

Real-time data

Inzicht om in te spelen
op de marktvraag

“XXL Nutrition, een merk voor iedere sporter”

XXL Nutrition is in de Benelux een van de toonaangevende merken op het gebied van sportvoeding. Zij voorzien zowel kracht- als duursporters van nutrition, supplementen en sport- en lifestyleproducten. In 2004 zag oprichter en eigenaar René van der Zel als fanatiek krachtsporter een gat in de markt voor kwalitatieve en betaalbare sportvoeding. “Ik kom uit de bodybuilding en bij de start van XXL Nutrition was dat de doelgroep waarop ik me richtte. Nu, twintig jaar laten zijn we uit onze niche gekropen. We zijn een merk voor iedere sporter.”

René is zijn bedrijf letterlijk vanuit z’n garage begonnen. “In het begin deed ik echt alles zelf. Nu, zijn we een team van bijna 200 medewerkers. Alles regelen we nog steeds in-house. Productontwikkeling, webshoponderhoud, inkoop, warehousing en logistiek. Alleen de productie hebben we uitbesteed, maar alle producten zijn wel van eigen receptuur.”

XXL nutrition products
Begonnen als online retailer verovert XXL Nutrition sinds een paar jaar ook de schappen van de Nederlandse en Belgische supermarkten. Brent van Hoof, CFO, legt uit: “we hebben ons ontwikkeld van een bodybuilding merk naar een mainstream merk.” Die nieuwe benadering heeft volgens Brent effect. “We waren gewend om met 20% per jaar te groeien, maar de afgelopen twee jaar zijn we met 70% gegroeid. En dat is alleen in Nederland en België.”

“Een uitdaging om te bepalen wanneer je gaat inkopen”

In het verleden ging groei vrijwel altijd gepaard met nieuwe uitdagingen, vertelt René. “Uiteraard wil je niet dat je producten uit voorraad raken. Voor ons was het een enorme uitdaging om te bepalen wanneer je producten gaat inkopen. We werkten met minimale en maximale orderhoeveelheden die we vooraf instelden in Exact Online. Zodra de voorraad onder het minimumniveau kwam gingen we bestellen. In eerste instantie leek dit een slimme methode, maar het bleek een heel statische manier van voorraadbeheer. Veranderingen in de verkoop werden niet meegenomen, waardoor we eigenlijk altijd te laat of juist te vroeg waren met inkopen.”

Het te laat of te vroeg bestellen zorgde voor disbalans in de voorraad. De dreiging van overvoorraad en stockouts was er constant. Brent vult aan: “we wisten ook niet goed hoe groot we nu eigenlijk waren als bedrijf en welk voorraadniveau daarbij hoorde.” XXL Nutrition had heel erg behoefte aan een tool die betere forecasts kon maken om de voorraad op peil te brengen – en te houden. Brent: “we hadden een dynamisch systeem nodig dat automatisch geüpdatet werd.”

Verlaag voorraadkosten en stimuleer je cashflow. Ontdek wat Optiply voor jouw e-commerce onderneming kan betekenen.

“Ik kijk dagelijks naar het inkoopadvies van Optiply”

De uitkomst voor XXL Nutrition’s inkoop- en voorraadbeheer uitdagingen was het integreren van Exact Online, ERP-systeem, met de slimme inkoop- en voorraadbeheer software van Optiply. Hierdoor werd het mogelijk voor de inkopers van XXL Nutrition om accurater en slimmer in te kopen.

Op basis van de verkoopgeschiedenis maakt de Optiply app forecasts en zet deze om naar real-time inkoopadvies. Roel Linders, inkoper, vertelt hoe hij Optiply inzet: “ik kijk dagelijks naar de verkoopcijfers en het inkoopadvies van Optiply. Alle data is in real-time, zodat ik altijd op tijd de juiste hoeveelheid producten inkoop.”

Brent vult aan dat het inkoopteam is veranderd in de laatste 5 jaar. “Ons inkoopteam is gegroeid en daardoor zijn veel inkoopwerkzaamheden veranderd. Eerst bekeek onze inkoper vrijwel alles en monitorde hij ook alles. Nu zijn die twee zaken gesplitst en hebben we een operationeel inkoper en een analist. Die kijken naar zowel de B2C als de B2B kant – we hebben nu immers ook een groothandelsfunctie.”

“Er is een duidelijke splitsing gemaakt tussen een persoon die inkoopt, de leveranciers kent en de pakbonnen aanslaat en een persoon die de data-kant beheert. Hij kijkt wanneer orders binnenkomen, verwachte leverdata van orders en wat er gebeurt als producten uitverkopen.”

“We spelen in op de trend dat mensen gezonder en bewuster zijn gaan leven. Daar horen sporten, sportvoeding en gezonde maaltijden bij.”
Brent van Hoof

CFO, XXL Nutrition

“De voorraad zo laag mogelijk houden zonder dat we nee-verkopen”

XXL Nutrition kan door middel van Optiply’s ABC-analyse de producten in hun voorraad categoriseren en de items met een hogere brutomarge prioriteren. Brent verduidelijkt dat het in balans houden van de voorraad een continu proces is. “We proberen de voorraad altijd zo laag mogelijk te houden zonder dat we nee-verkopen. Toch, op dit moment hechten we hier iets minder waarde aan, omdat we altijd willen leveren. Zeker nu we ook de groothandel erbij hebben eisen afnemers ook dat je voorraad hebt.”

xxl nutrition magazijn klantcase
XXL Nutrition verkoopt vrijwel alleen producten van hun eigen merk. De groep leveranciers waarmee ze samenwerken is vrij klein, aangezien ze vrijwel altijd direct bij de producent inkopen. “Werken met een kleinere groep leveranciers maakt ons iets afhankelijker, maar aan de andere kant kun je makkelijk schakelen met een toeleveraar. Voordeel is ook dat vrijwel alle leveranciers voor onze ‘foodproducten’ in Nederland of België gevestigd zijn.”

“Onze voorraad is veel efficiënter ingericht”

Inzicht in hun supply chain heeft ervoor gezorgd dat XXL Nutrition zich meer kan focussen op het toevoegen van nieuwe producten en productgroepen. Inkoper Roel licht dit toe: “onze voorraad is veel efficiënter ingericht sinds we werken met Optiply. Het voorraadniveau is bijvoorbeeld met 30% gezakt. Hierdoor hebben we meer ruimte om nieuwe producten toe te voegen.”

Brent vult aan: “we hebben nu een lactose-vrije lijn. Die verkoopt erg goed.” En, samen met Mama’s Maaltijden is Fitmeals opgezet. Deze gezonde en verse klant-en-klaar-maaltijden zijn een schot in de roos. “Het is een totaal ander project – zelfs een ander bedrijf. Vooralsnog zijn de verkoopresultaten erg goed. De maaltijden liggen nu bij de supermarkten van Plus, Jumbo en Hoogvliet.”

“We spelen in op de trend dat mensen gezonder en bewuster zijn gaan leven. Daar horen sporten, sportvoeding en gezonde maaltijden bij.”

“Enerzijds heb ik inzicht in hoe goed we het eigenlijk doen met onze voorraad en of we aan de klantvraag kunnen voldoen; anderzijds kan ik precies bepalen wat ik moet inkopen.”
Roel Linders

Inkoper, XXL Nutrition

“Onze producten zijn altijd op voorraad”

Het AI inkoopalgoritme van Optiply analyseert verschillende productcategorieën, trends, seizoenen, stock-outs, levertijden, staffelkortingen en leveranciersprestaties. Roel ziet als inkoper de directe voordelen. “Enerzijds heb ik inzicht in hoe goed we het eigenlijk doen met onze voorraad en of we aan de klantvraag kunnen voldoen; anderzijds kan ik precies bepalen wat ik moet inkopen. Onze nee-verkopen zijn hierdoor met 25% gedaald. Dat is niet alleen goed voor de omzet, maar ook voor de klanttevredenheid. Onze producten zijn altijd op voorraad.”

“We willen inkoopadviezen direct in inkooporders omzetten”

XXL Nutrition is altijd in beweging en zoekt volgens Brent ook naar een open structuur in samenwerking met partners en leveranciers. “In de samenwerking met Optiply voelen we heel erg dat we samen vooruitgang hebben geboekt, bijvoorbeeld in de ontwikkeling van het dashboard, maar ook in een feature als het inzien van verwachte levertijden per product.”

Een andere ontwikkeling waar aan gewerkt wordt is het automatisch plaatsen van orders. ”We willen Optiply’s inkoopadviezen direct in inkooporders kunnen omzetten. Voor onze bestsellers durven we het echt wel aan om orders 1 op 1 door te zetten, zodat we geen dag of moment missen om orders te plaatsen.”

Brent sluit af door te verklappen wat het volgende focuspunt gaat zijn. In Nederland en België is de plek van XXL Nutrition inmiddels onomstreden en de zichtbaarheid is sinds de focus op fysieke retail alleen maar gegroeid. Brent: “we gaan echt vol voor Duitsland. We willen het daar ook precies neerzetten zoals in Nederland en België. We kiezen dezelfde structuur en ook een B2C en B2B benadering.”

Met Optiply bereikte XXL Nutrition:

%

Minder voorraad

%

Minder nee-verkopen

Ontdek hoeveel jouw bedrijf kan besparen.

Klaar om jouw bedrijf naar een hoger niveau te tillen? 🚀