“Met Optiply is de voorraad met 30% gezakt.
Dit zorgt voor nieuwe producttoevoegingen en een efficiënte voorraadindeling.”

Klanten tevreden houden met de juiste producten én voldoende voorraad is een ware uitdaging. Want hoe creëer je een goed balans tussen vraag en aanbod. En hoe zorg je ervoor dat dit balans aan blijft houden? Een sports brand zoals XXL Nutrition heeft zich vaak over deze vragen gebogen. Hierbij speelt schaalvergroting ook nog eens een rol. Hoe heeft XXL Nutrition aan de hand van data en voorraadoptimalisatie ervoor gezorgd dat ze met minimale voorraad toch klanten tevreden kan blijven houden? Je leest het in deze case.

Real-time inzicht

Inspelen op de marktvraag door op tijd in
te kopen met de juiste data

Een voorraad uit balans

Inmiddels is XXL Nutrition uitgegroeid tot een begrip onder sporters. Met het bieden van de hoogst mogelijke kwaliteit als basisgedachte, heeft XXL Nutrition zich in bedrijfsgrootte kunnen opschalen. Deze toename in succes, heeft ook weer voor de nodige uitdagingen gezorgd vertelt René:

“Uiteraard wil je niet dat je producten uit voorraad raken en het was een enorme uitdaging om te bepalen wanneer je gaat bestellen. We werkten met minimale en maximale order hoeveelheden die we in hebben gesteld. Zodra de voorraad daar doorheen zakte gingen we bestellen. Dit leek in eerste instantie handig, maar het is wel een statische manier. Veranderingen in de verkoop worden hier niet in meegenomen, waardoor we eigenlijk altijd te laat of juist te vroeg waren met bestellen. We wilden iets wat dynamischer is en automatisch ge-update wordt. ”

Het te laat of te vroeg bestellen zorgde voor een voorraad uit balans waar overvoorraad en stock-outs hoger dreigde te worden. XXL Nutrition had behoefte aan een tool die betere voorspellingen kon maken om de voorraadstanden beter op peil te houden.

Data forecasting voor de juiste inkoopstrategie

In het huidige systeem kunnen de inkopers van XXL Nutrition aan de slag met minimale en maximale voorraad, wat onvoldoende bleek voor voorraadoptimalisatie. Nadat Optiply met Exact werd geïntegreerd konden de inkopers op basis van verkoopgeschiedenis direct starten met inkopen. Het team werkt met meerdere inkopers in de Optiply app. Roel Linders, inkoper non-food, vertelt hoe hij nu inkoopt:

“De app gebruik ik dagelijks, ik kijk naar de verkoopcijfers en het inkoopadvies van Optiply, hier pas ik mijn inkoopaantallen op aan. Er staat real-time weergegeven wat je naar verwachting in de toekomst gaat verkopen, zodat ik weet dat ik altijd op tijd inkoop.”

Ruimte voor nieuwe product toevoegingen

Weinig grip op de voorraad, of überhaupt inzicht in de voorraad is een struikelblok voor vele shops. XXL Nutrition is deze uitdaging aangegaan en heeft deze overwonnen. Door middel van de ABC categorisering prioriteert Optiply de producten met een hogere bruto marge en legt hier een hogere reservevoorraad voor neer. De voorspelde voorraad vertaalt zich naar een inkoopadvies die real-time wordt bijgewerkt op basis van de data uit Exact.

Het AI inkoopalgoritme analyseert niet alleen de verschillende productcategorieën, ook trends, seizoenen, stock outs, levertijden, staffelkortingen en leveranciersperformance worden meegenomen. XXL Nutrition werkt voor de meeste producten met één leverancier, voor de producten met meerdere leveranciers wordt automatisch de beste leverancier op dat moment aanbevolen in het inkoopadvies.

Inzicht in de goederenstroom heeft ervoor gezorgd dat XXL Nutrition zich meer kan focussen op nieuwe producten en andere zaken die het merk tot op de dag van vandaag laten groeien: “Sinds het gebruik van Optiply is de voorraad met 30% gezakt, dit heeft als voordeel dat we meer ruimte hebben voor nieuwe product toevoegingen en onze voorraad veel efficiënter is ingedeeld.”