In deze case study ontdek je hoe XXL Nutrition – een toonaangevend sportvoedingsmerk – met behulp van Optiply’s datagedreven inkoopsoftware hun voorraadniveau met 30% verlaagde, nee-verkopen met 25% terugdrong en tegelijkertijd hun omzet verhoogde.

René van der Zel, oprichter en eigenaar, Brent van Hoof, CFO, en Roel Linders, inkoper, aan het woord over hoe inkoop en voorraadbeheer een belangrijke rol hebben gespeeld in de spectaculaire groei van XXL Nutrition.

‍

XXL Nutrition is een merk voor iedere sporter 

In 2004 zag oprichter en eigenaar René van der Zel als fanatiek krachtsporter een gat in de markt voor kwalitatieve en betaalbare sportvoeding. “Ik kom uit de bodybuilding en bij de start van XXL Nutrition was dat de doelgroep waarop ik me richtte. Inmiddels zijn we uit onze niche gekropen en is XXL Nutrition een merk voor iedere sporter.”

René is zijn bedrijf letterlijk vanuit z’n garage begonnen en deed alles zelf. "Nu zijn we een team van honderden medewerkers. Toch, alles regelen we in-house. Productontwikkeling, webshoponderhoud, inkoop, warehousing en logistiek. Alleen de productie hebben we uitbesteed, maar alle producten zijn wel van eigen receptuur.” 

XXL Nutrition voorziet zowel kracht- als duursporters van voeding, supplementen en sport- en lifestyleproducten. Begonnen als online retailer verovert XXL Nutrition inmiddels ook de schappen van de Nederlandse en Belgische supermarkten. Brent van Hoof, CFO, legt uit: “we hebben ons ontwikkeld van een bodybuilding merk naar een mainstream merk.”

Die nieuwe benadering heeft effect gehad en jaarlijkse groeicijfers van 70% zijn geen uitzondering meer. Toch ging de groei in de eerste jaren ook gepaard met grote uitdagingen. 

De voortdurende dreiging van overvoorraad en stockouts 

René legt uit dat toen hij net startte met XXL Nutrition groei vrijwel altijd gepaard met nieuwe uitdagingen ging. “Voor ons was het een enorme uitdaging om te bepalen wanneer je producten gaat inkopen. We werkten met minimale en maximale orderhoeveelheden en zodra de voorraad onder het minimumniveau kwam gingen we bestellen.

In eerste instantie leek dit een slimme methode, maar het bleek een heel statische manier van voorraadbeheer. Veranderingen in de verkoop werden niet meegenomen, waardoor we eigenlijk altijd te laat of juist te vroeg waren met inkopen.”  

Het te laat of te vroeg bestellen zorgde voor disbalans in de voorraad. De dreiging van overvoorraad en stockouts was er constant.

Brent vult aan: “we wisten ook niet goed hoe groot we nu eigenlijk waren als bedrijf en welk voorraadniveau daarbij hoorde.” XXL Nutrition had heel erg behoefte aan een dynamische tool die betere forecasts kon maken om de voorraad op peil te brengen - en te houden.

Forecasting omgezet in realtime inkoopadvies  

De uitkomst voor XXL Nutrition’s inkoop- en voorraadbeheer uitdagingen was het integreren van Exact Online, ERP-systeem, met de slimme inkoop- en voorraadbeheer software van Optiply. Hierdoor werd het mogelijk voor de inkopers van XXL Nutrition om accurater en slimmer in te kopen. 

Op basis van de verkoopgeschiedenis maakt de Optiply app forecasts en zet deze om naar real-time inkoopadvies. Roel Linders, inkoper, vertelt hoe hij Optiply inzet: “ik kijk dagelijks naar de verkoopcijfers en het inkoopadvies van Optiply. Alle data is in real-time, zodat ik altijd op tijd de juiste hoeveelheid producten inkoop.” 

Brent vult aan. “Ons inkoopteam is gegroeid en daardoor zijn veel inkoopwerkzaamheden veranderd. Eerst bekeek onze inkoper vrijwel alles en monitorde hij ook alles. Nu zijn die twee zaken gesplitst en hebben we een operationeel inkoper en een analist.

Die kijken naar zowel de B2C als de B2B kant - we hebben nu immers ook een groothandelsfunctie.” Het zijn deze organisatorische zaken die in samenwerking met slimme systemen ervoor hebben gezorgd dat XXL Nutrition balans heeft kunnen aanbrengen in hun voorraad. 

‍

De voorraad in balans houden is een continu proces

XXL Nutrition kan door middel van Optiply’s ABC-analyse de producten in hun voorraad categoriseren en de items met een hogere brutomarge prioriteren. Brent verduidelijkt dat het in balans houden van de voorraad een continu proces is. “We proberen de voorraad altijd zo laag mogelijk te houden zonder dat we nee-verkopen.”

XXL Nutrition verkoopt vrijwel alleen producten van hun eigen merk. De groep leveranciers waarmee ze samenwerken is klein, aangezien ze vrijwel altijd direct bij de producent inkopen.

“Werken met een kleinere groep leveranciers maakt ons iets afhankelijker, maar aan de andere kant kun je makkelijk schakelen met een toeleveraar.” Een extra voordeel is dat vrijwel alle leveranciers voor de 'foodproducten' van XXL Nutrition in Nederland of België gevestigd zijn.

XXL Nutrition richt zich meer op het toevoegen van nieuwe producten en productgroepen

Inzicht in hun supply chain heeft ervoor gezorgd dat XXL Nutrition zich meer kan focussen op het toevoegen van nieuwe producten en productgroepen. Inkoper Roel licht dit toe: “onze voorraad is veel efficiënter ingericht sinds we werken met Optiply. Het voorraadniveau is bijvoorbeeld met 30% gezakt. Hierdoor hebben we meer ruimte om nieuwe producten toe te voegen.” 

Brent vult aan: "We spelen in op de trend dat mensen gezonder en bewuster zijn gaan leven. Daar horen sporten, sportvoeding en gezonde maaltijden bij.” Zo verkoopt XXL Nutrition nu lactosevrije producten en gezonde en verse kant-en-klaarmaaltijden onder de naam Fitmeals.

‍

De nee-verkopen van XXL Nutrition zijn met 25% gedaald 

Het AI inkoopalgoritme van Optiply analyseert verschillende productcategorieën, trends, seizoenen, stock-outs, levertijden, staffelkortingen en leveranciersprestaties. Roel ziet als inkoper de directe voordelen.

“Enerzijds heb ik inzicht in hoe goed we het eigenlijk doen met onze voorraad en of we aan de klantvraag kunnen voldoen; anderzijds kan ik precies bepalen wat ik moet inkopen. Onze nee-verkopen zijn hierdoor met 25% gedaald.”

Deze resultaten zijn niet alleen goed voor de omzet, maar ook voor de klanttevredenheid. XXL Nutrition’s producten zijn altijd op voorraad.

‍

Vooruitgang door de samenwerking met Optiply

XXL Nutrition is altijd in beweging en zoekt volgens Brent ook naar een open structuur in samenwerking met partners en leveranciers. “In de samenwerking met Optiply voelen we heel erg dat we samen vooruitgang hebben geboekt, bijvoorbeeld in de ontwikkeling van het dashboard, maar ook in een feature als het inzien van verwachte levertijden per product.”

Een andere ontwikkeling waar aan gewerkt wordt is het automatisch plaatsen van orders. ”We willen Optiply’s inkoopadviezen direct in inkooporders kunnen omzetten. Voor onze bestsellers durven we het echt wel aan om orders 1 op 1 door te zetten, zodat we geen dag of moment missen om orders te plaatsen.”

De samenwerking tussen Optiply en XXL Nutrition laat zien hoe slim voorraadbeheer direct bijdraagt aan succes. Door samen te blijven innoveren op het gebied van data en automatisering proberen we het inkoopproces van XXL Nutrition nóg efficiënter en toekomstbestendig te maken.