De zaken gaan lekker en de orders stromen binnen. De salesafdeling doet z’n werk en de marketingcampagnes betalen zich uit. Op je leveranciers kun je blind vertrouwen: je hebt een goede band met ze en wanneer je ze vraagt waar die order blijft, staan ze je altijd vriendelijk te woord.

Maar wanneer de telefoon roodgloeiend staat met klanten die zich afvragen waar hun bestelling blijft, begin je je achter je oren te krabben. Want hoe komt het dat je structureel te lange levertijden hebt? In dit artikel lees je wat leverbetrouwbaarheid is en waarom het belangrijk is deze meetwaarde bij te houden.

‍

Wat is de leverbetrouwbaarheid?

De leverbetrouwbaarheid van je leveranciers is de mate waarin de juiste productaantallen op het juiste moment worden geleverd. Hierbij wordt rekening gehouden met hetgeen waar de klant behoefte aan heeft en wat jij communiceert naar je klant toe. De leverbetrouwbaarheid van je leveranciers kun je aan de hand van verschillende methodes of checks in kaart brengen met als doel de klanttevredenheid te waarborgen of te verhogen.

‍

Waarom is leverbetrouwbaarheid belangrijk?

Om jouw klanten zo goed mogelijk te kunnen bedienen, wil je nee-verkopen voorkomen. Levertijden van leveranciers hebben hier direct invloed op. Als een product niet op voorraad is door onzekerheden in de supply chain kun je daardoor verkopen mislopen, en dat is zonde.

Hoe betrouwbaarder jouw leveranciers zijn, hoe meer jouw klanten op jou kunnen vertrouwen.

Zo heeft de betrouwbaarheid van je leveranciers ook grote invloed op de buffervoorraad die je aanhoudt. Bij leveranciers die minder betrouwbaar zijn zal er een hogere buffervoorraad moeten worden aangehouden en bij betrouwbare leveranciers minder. Dit kan zelfs worden doorgetrokken naar productniveau.

‍

Wat zijn de gevolgen als je de leverbetrouwbaarheid niet analyseert?

Een voorbeeld: op je website vermeld je dat een product binnen een week wordt geleverd, maar in de praktijk kan de levertijd vaak oplopen tot twee à drie weken. Niet omdat de pakketbezorger niet hard genoeg loopt, maar omdat je leveranciers de voorraad te laat uitleveren. Je hebt mogelijk te kampen met een lage leverbetrouwbaarheid. 

In de praktijk zien we vaak dat webshopeigenaren hun leveranciers goed kennen, maar niet precies in kaart hebben welke leveranciers te lang op zich laten wachten. Die kennis is cruciaal voor het verhogen van je klanttevredenheid. Een lage leverbetrouwbaarheid kan vervelende gevolgen hebben:

X Negatieve reviews van je klanten

X Structureel te weinig voorraad, waardoor je achter de feiten aanloop

X Geen goede balans tussen voorraad- en inkoopkosten

X Onduidelijkheid met betrekking tot levertijden

X Niet voorbereid zijn op seizoenspieken

X Stagnerende groei of zelfs een neerwaartse trend

Hoe breng je de leverbetrouwbaarheid in kaart?

Door je leveranciers constant te monitoren en daarmee je leveranciersmanagement te optimaliseren kun je op alle vlakken winst pakken. Voordat je aan het optimaliseren slaat, is het eerst belangrijk om je leveranciers onder de loep te nemen. Wat is de kwaliteit van je huidige leveranciers en hoe meet je hun prestaties?

‍

Categoriseer je leveranciers met de ABC-analyse

In een ABC analyse categoriseer je je leveranciers naar mate van belangrijkheid. De groep A-leveranciers is vaak een kleine groep leveranciers waaraan het grootste gedeelte van het inkoopbudget wordt besteed, terwijl de rest van het budget opgaat aan de B- en C-leveranciers, de minder belangrijke leveranciers.

Je vult eerst het inkoopvolume in per leverancier en daarna sorteert je ze op grootte. De volumes worden bij elkaar opgeteld en de eerste 70% van het totale volume zijn je A-leveranciers, de volgende 20% je B-leveranciers en de laatste groep zijn je C-leveranciers.

Je A-leveranciers verdienen je onverdeelde aandacht terwijl in de laatste groep je wellicht afscheid moet gaan nemen van een aantal leveranciers, op basis van hun prestaties.

‍

Vergelijk leveranciers 

Vervolgens kun je gaan kijken naar de prestaties van je leveranciers per groep. Maak een vergelijkingstabel waarbij je onder andere levertijd, prijs, kosten, hoeveelheden, minimale afname, servicegerichtheid, betalingsvoorwaarden en financiële gezondheid vergelijkt.

Kijk hierbij niet alleen naar je eigen leveranciers, maar ook naar (nieuwe) concurrenten om eventuele bestaande, slechter presterende leveranciers te vervangen.

Wanneer je de basis hebt geanalyseerd, kan je er dieper op induiken per leverancier. Kijk bijvoorbeeld naar ononderbroken goederenstroom, de samenwerking en kwaliteitsmanagement.

‍

Centraliseer data

Alle data heb je misschien verzameld in een Excel-werkblad en/of een gedeelde spreadsheet. Handig in het begin, maar wil je serieus werk maken van leveranciersmanagement dan is het zaak om de boel te centraliseren en te automatiseren.

Gebruik hiervoor automatische software die alle data van je leveranciers in kaart brengt én je automatisch op de hoogte houdt van onder andere levertijden, levertermijnen en voorraad. Handmatig beheren en controleren kost veel tijd, een proces dat een algoritme makkelijker maakt.

‍

Evalueer je leveranciers

Duurt een levering te lang of wordt het tijd om meer voorraad in te kopen? Dan is het goed om dit scherp te houden voor jezelf. Ook is het goed om regelmatig samen met de leverancier te evalueren.

Op die manier behoud je niet alleen een goede relatie, maar zorg je er ook voor dat eventuele verbeterpunten worden opgepakt. Hulpmiddelen die je hiervoor kunt gebruiken zijn:

1. Supplier scorecards: evalueer periodiek de bovenstaande factoren,
2. Contractbeheer: werk op contractbasis en sluit iedere periode af met een evaluatie, 
3. Six sigma: evalueer het hele bedrijfsproces.

Vraag tot slot ook feedback aan je leveranciers, om erachter te komen hoe zij de samenwerking ervaren. Hun feedback is nuttig en kan ook weer bijdragen aan het optimaliseren van jouw eigen bedrijfsproces.

Op basis van deze tips houd je een beter overzicht van je leveranciers en maak je de juiste strategische beslissingen die jou in de toekomst meer resultaat en minder kosten opleveren.

‍

Elf manieren om de leverbetrouwbaarheid te verhogen

Voorkomen is beter dan genezen. Begin je net met een eigen webshop? Zorg dan meteen dat je goed van start gaat door goed leveranciersmanagement:

1. Betrek het hoger management in het proces, zodat het past binnen de targets van het bedrijf.
2. Geef vooraf aan wat je van de leverancier verwacht en benoem dit.
3. Ken je leveranciers en onderhoud regelmatig contact.
4. Deel de best-practices van de ene leverancier met de anderen om te motiveren.
5. Gebruik een meetsysteem om je leverbetrouwbaarheid direct te meten.
6. Wanneer de leverbetrouwbaarheid van een bepaalde leverancier structureel laag is, geef dit dan aan en onderneem actie.
7. Analyseer de hele supply chain continu door gebruik van automatische software.
8. Blok een aantal uren per week in om dit te meten en te managen.
9. Weeg meerdere distributiekanalen af bij internationale leveranciers. Weeg de kosten voor zee-, vlieg- en railvracht tegen elkaar af.
10. Weeg de verschillende leveranciers van dezelfde producten tegenover elkaar af op basis van prijs, levertijd en andere belangrijke voorwaarden.
11. Leg alles vast in een Service Level Agreement.
    ‍

Blijf grip houden op leverbetrouwbaarheid binnen je keten

Als webshop of groothandel blijft het altijd een uitdaging om nee-verkopen zoveel mogelijk te voorkomen. Dit kun je doen door leveranciersrelaties zo goed mogelijk proberen te managen. Wanneer je dit niet doet, kan dit invloed hebben op je supply chain.

Maar ook op de hoeveelheid buffervoorraad die je aanhoudt. Zorg dus dat je jouw leverbetrouwbaarheid analyseert, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Wanneer je grip krijgt op de leverbetrouwbaarheid, zorg je ervoor dat je een goed zicht hebt op het inkoopproces, een goede balans tussen inkoop- en voorraadkosten hebt, minimale risico's loopt en tevreden klanten houdt.

‍