De creativiteit van Marga van Oers vormt de basis van StoryTiles. Begonnen op de Amsterdamse ‘School of Arts’ met keramiekbewerking heeft zij nu, jaren later, een bloeiend e-commerce bedrijf opgebouwd. StoryTiles is een onderneming gespecialiseerd in handgemaakte tegels met unieke designs. Sinds de start in 2013 is er gewerkt aan een webshop in drie talen (Nederlands, Engels en Duits), wereldwijde leveropties en klanten uit 20 landen. StoryTiles heeft een eigen winkel in hartje Amsterdam en verkoopt haar producten aan meer dan 300 winkels.

‍

Handmatige werkwijze blokkeert accuraat inkoopproces

Waar StoryTiles in uitblinkt zijn keramische tegels die iedere klant zelf kan ontwerpen. De tegels worden vervolgens op een ambachtelijke manier gebakken in een oven – allemaal in eigen land. De traditionele werkwijze is een kracht aan de productkant van het bedrijf. Toch, aan de ‘systeemkant’ moesten processen vooral ‘moderner’ gemaakt worden. Inkoper Krista Spiegeler vertelt over de stappen die StoryTiles heeft gemaakt om het inkoopproces te verbeteren.

“Ik was gewend om onze inkopen te doen vanuit Picqer, ons WMS-systeem waarin alle voorraad wordt bijgehouden en orders worden verwerkt. Maar, Picqer is niet gebouwd als een inkoopsysteem. Elke maand maakte ik een uitdraai met de aantallen die verkocht waren van een maand daarvoor. Om minder snel mis te grijpen voerde ik de aantallen iets op. Die aantallen voerde ik weer handmatig in per product zodat ik wist hoeveel ik er van elk product moest bestellen.” De handmatige werkwijze zorgde ervoor dat Krista en StoryTiles vaak met een tekort of een overschot aan voorraad te maken.

Krista gaat verder: ‘In alle eerlijkheid, deze manier van inkopen was meer gebaseerd op nattevingerwerk dan gefundeerd met harde data. Er was geen inzicht in de voorraadgrootte, waardoor het lastig was om blijvend aan de klantvraag te voldoen. Daarnaast, was de werkwijze ook nog eens erg tijdrovend.”

“Doordat ik nu Optiply gebruik kan ik zien wanneer er producten dreigen uit te verkopen en als ik ga bestellen hoef ik in principe maar op een knop te drukken." Krista Spiegeler - Inkoper, StoryTiles

StoryTiles meets Optiply

Om het inkoopproces te verbeteren en minder handmatig te maken, ging StoryTiles op zoek naar een oplossing en vond Optiply. Door de bestaande samenwerking met Picqer, een van Optiply’s integratiepartners, kon er een directe koppeling gemaakt worden tussen de twee systemen.

Optiply werkt volledig datagedreven en zorgt ervoor dat er op basis van 40+ forecastmethodes inkoopadvies wordt gegeven. De app bepaalt precies hoeveel er van elk product besteld moet worden en wanneer dit moet gebeuren.

Krista legt het zo uit: “Doordat ik nu Optiply gebruik hoef ik helemaal niet meer na te denken. Ik kan zien wanneer er producten dreigen uit te verkopen en als ik ga bestellen hoef ik in principe maar op een knop te drukken.”

Tijdwinst met Optiply

Door het werken met Optiply is de handmatige werkwijze van StoryTiles verleden tijd. Door de geautomatiseerde werkwijze van de app kan er op een veel efficiëntere manier besteld worden en is er minder kans op fouten. Krista: “Het grootste voordeel is dat ik veel minder tijd kwijt ben met inkopen.”

“Door de specifieke data in Optiply, kan je er echt op vertrouwen dat de aantallen per order kloppen. Zo kan je bij elke leverancier de levertijd invullen, de bestelperiode, eventueel de vaste bestelkosten en de minimale bestelwaarde. Bovendien kunnen backorders of noodorders aangezet worden, waardoor er een seintje wordt gegeven wanneer er eerder besteld moet worden dan gepland.”

“Daarnaast is het mogelijk om producten uit te faseren, door een einddatum in te stellen voor producten die uitlopen. Op die manier wordt alles een stuk overzichtelijker.”

‍

Een efficiënter en geautomatiseerd inkoopproces

Door de voordelen van het werken met Optiply is het inkoopproces van StoryTiles een stuk efficiënter geworden. Er wordt geen tijd meer weggegooid met het inkopen via een handmatig proces. En wordt er geen geld meer verspild aan voorraad die op termijn overtollig blijkt te zijn. Het inkoopproces is geautomatiseerd en er is veel meer inzicht in de voorraadgrootte. Hierdoor kunnen inkooporders veel beter afgestemd worden op de klantvraag.

Krista onderschrijft dit: “Als alles helemaal strak staat, dan kun je er vanuit gaan dat de aantallen kloppen per keer. Dan hoef je dus alleen maar even alles langs te lopen – voor de zekerheid – en op de knop met bestellen te drukken.”

‍

Drie dingen die StoryTiles niet meer doet sinds ze gestart zijn met Optiply:

1. Handmatig aantallen inschatten. Vóór Optiply deed StoryTiles de inkoop voornamelijk op basis van natte vingerwerk. Dit hield in dat de inkoopmedewerkers de aantallen handmatig bijhielden en inschatten hoeveel van elk product er moest worden besteld. Dankzij Optiply is dit proces nu geautomatiseerd en worden er meer data-gedreven beslissingen genomen.

2. Bestellingen handmatig plaatsen. Vóór Optiply moest StoryTiles handmatig bestellingen plaatsen bij leveranciers. Dit was niet alleen tijdrovend, maar het vergrootte ook de kans op menselijke fouten. Optiply heeft dit proces gestroomlijnd en zorgt ervoor dat de bestellingen automatisch worden geplaatst.

3. Onnodige voorraad inkopen. Vóór Optiply had StoryTiles vaak last van overtollige voorraad die niet werd verkocht. Dit leidde niet alleen tot onnodige kosten, maar ook tot verlies van magazijnruimte en een negatieve invloed op de cashflow. Met Optiply kan StoryTiles de inkoop van voorraad nauwkeuriger afstemmen op de klantvraag, waardoor de kans op overtollige voorraad wordt geminimaliseerd.

‍

Drie redenen waarom StoryTiles blij is met Optiply:

1. Tijdbesparing. Het inkoopproces van StoryTiles is dankzij Optiply veel efficiënter geworden en kost nu veel minder tijd. Het automatisch bestellen van de juiste hoeveelheden zorgt ervoor dat de inkoopmedewerkers zich kunnen richten op andere taken.

2. Meer inzicht. Met Optiply heeft StoryTiles meer inzicht in de actuele voorraad, de vraag van klanten en de prestaties van leveranciers. Dit maakt het gemakkelijker om snel te reageren op veranderingen in de markt.

3. Kostenefficiënt. Optiply helpt StoryTiles om de inkoopkosten te verlagen door overtollige voorraad te verminderen en de bestellingen nauwkeuriger af te stemmen op de vraag van klanten. Dit leidt tot een verbeterde cashflow en minder geld dat vastzit in voorraad.

Zelf ook aan de slag met een 100% automatisch en data-gedreven inkoopproces? Plan een gratis demo of bereken direct je eigen besparing met Optiply.