Efficient inkopen. Hoe werkt dat?

Zoals we in ons vorige blog beschrijven, wordt het moment waarop je uiterlijk nieuwe producten moet inkopen, bepaald door de verwachte vraag tijdens de levertijd. ‘Nee’ verkopen in de tijd dat jouw nieuwe voorraad onderweg is moet uitzondering zijn, geen regelmaat. Maar hoeveel koop je dan in? Om dit te bepalen moet je een afweging maken tussen twee variabelen: bestelkosten en voorraadkosten.

Bestelkosten

Bestelkosten zijn de kosten die je, ongeacht de grootte van je bestelling, maakt om de producten in jouw magazijn te krijgen. Als deze kosten 0 euro zijn, dan kun je nu stoppen met lezen. Je kunt in dat scenario namelijk zo vaak bestellen als je wilt, het kost immers niets. Elke dag opnieuw een klein aantal producten bestellen zou in dat geval het meest voordelig zijn. Je drukt op deze manier de voorraadkosten, maar daarover later meer.

Om je direct uit je droom te halen: bestelkosten zijn nooit 0 euro. Bij elke bestelling komen namelijk een aantal vaste handelingen en dus kosten om de hoek kijken.

Maar hoe bepaal je deze kosten?

Vanwege de bestelkosten, is het voordeliger om meer producten in één keer te bestellen. Je kunt de bestelkosten dan verdelen over de producten uit de bestelling. Maar hoe bereken je bestelkosten en waar zijn deze uit opgebouwd? Tip: ga voor jezelf na wat er allemaal moet gebeuren voordat er nieuwe voorraad in je magazijn ligt. Je bent bijvoorbeeld tijd (en dus geld) kwijt aan het plaatsten van een bestelling en het in ontvangst nemen van een levering.

Bestelkosten bestaan onder andere uit:

• Interne kosten die je maakt bij het plaatsen van een order (uren)
• Interne kosten die je maakt bij het aannemen van een levering (uren)
• Opstartkosten van een leverancier voor het verwerken van een order
• Vaste logistieke kosten

Interne bestelkosten

Voor het bepalen van de interne bestelkosten kun je het budget van de inkoopafdeling en de goederenontvangst bij elkaar optellen en delen door het aantal bestellingen. Geen afdelingen voor inkoop en ontvangst? Ga dan na hoeveel tijd je kwijt bent met deze handelingen en vermenigvuldig dit met een intern urentarief, bijvoorbeeld 25 euro per uur. 

Voorraadkosten

Voorraadkosten zijn de kosten die je maakt, direct of indirect, om producten op voorraad te houden. Voorraadkosten worden altijd uitgedrukt in percentage per euro van de voorraadwaarde. De voorraadkosten bestaan uit drie onderdelen: ruimte, risico en rente. Maar hoe bereken je deze?

Ruimte gaat over de grootte van je magazijn. Immers: hoe meer producten je op voorraad wilt houden, hoe meer ruimte je nodig hebt. Daarbij nemen grote producten, zoals drones, meer ruimte in beslag dan bijvoorbeeld pennen. Als je vaker bestelt, heb je minder magazijnruimte nodigen bespaar je dus op voorraadkosten.

Risico zijn de kosten die je maakt als je voorraad incourant raakt. Of anders gezegd: de schade die je loopt als je producten niet meer kunt verkopen. Brand of diefstal kan een oorzaak zijn, maar ook simpelweg het feit dat je product niet aanslaat. Hoe meer producten je op voorraad wilt houden, hoe groter de kans is dat je producten niet meer verkoopt. Afhankelijk van het product varieert het risicopercentage tussen de 5 en 10 procent van je voorraadwaarde. Onder andere concurrentie en trends zijn van invloed op het risicopercentage.

Rente zijn de kosten van je kapitaal. Dit kan letterlijk rente zijn, omdat je voor het inkopen van goederen geld hebt geleend bij de bank. Maar rente kan ook bestaan uit opportunity costs: het geld dat je misloopt, omdat je niet hebt kunnen investeren in bijvoorbeeld marketing of AdWords. Je kunt je geld immers maar één keer uitgeven. Als vuistregel kun je tussen de 5 en 10 procent rente hanteren.

Om de totale voorraadkosten te berekenen tel je de percentages voor ruimte, risico en rente bij elkaar op. Rente en risico zijn onafhankelijk van het soort producten, maar differentieert juist per bedrijf. Het percentage voor ruimte verschilt zoals gezegd juist per product. Hieronder nemen we het voorbeeld van de opslagruimte voor drones: 10 %. Voor het risico rekenen we 10% en voor onze rente bij de bank geldt een rentepercentage van 5.

Bestelkosten vs. Voorraadkosten

Om de bestelgrootte te bepalen kies je als webshop-eigenaar een optimale verhouding tussen bestelkosten en voorraadkosten, om de kosten zo te minimaliseren. Met grotere bestellingen in één keer (scenario 1) bespaar je op bestelkosten, terwijl je voorraadkosten toenemen. Meer kleinere bestellingen (scenario 2) betekent doorgaans hogere totale bestelkosten en juist minder jaarlijkse voorraadkosten.

Scenario 1: 2 keer 40 drones bestellen à €72,-
Bestelkosten: 2 x € 45 = € 90,-
Voorraadkosten: 0,5 x 40 x € 72,- x 25 % = € 360,-
Totaal: € 450,-

Scenario 2: 8 keer 10 drones bestellen à €72,-
Bestelkosten: 8 x € 45 = € 360,-
Voorraadkosten*: 0,5 x 10 x € 72,- x 25% = € 90,-
Totaal: € 450,-

*Toelichting voorraadkosten:
Om de voorraadkosten te bepalen ga je uit van de gemiddelde voorraad (0,5 x aantal bestelde producten). In het geval van scenario 1 heb in de periode na een bestelling gemiddeld 5 drones op voorraad. Aan het begin 10, aan het eind 0. Om de gemiddelde voorraadwaarde van dit product te berekenen vermenigvuldigen we de gemiddelde voorraad met de inkoopprijs (0,5 x 10 x € 72,-). Om de uiteindelijke voorraadkosten te bepalen nemen we hiervan het eerder bepaalde percentage voor Ruimte, Risico en Rente (25 %).

Optimale Bestelgrootte

Hoe vaak je nieuwe drones bestelt hangt af van veel factoren. In het rekenvoorbeeld hierboven zie je dat het niet uitmaakt of je 8 keer per jaar 10 drones bestelt of 2 keer per jaar 40 drones bestelt. In beide gevallen zijn de totale kosten (voorraadkosten + bestelkosten) € 450,-. De optimale bestelgrootte wordt bereikt bij 4 keer 20 drones. De totale kosten worden dan geminimaliseerd (€ 360,-).

Optimaal: 4 keer 20 drones bestellen à €72,-
Bestelkosten: 4 x € 45 = € 180,-
Voorraadkosten: 0,5 x 20 x € 72,- x 25 % = € 180,-
Totaal: € 360,-

Zijn we er nu? Nog niet helemaal. Bijvoorbeeld staffelkortingen, minimale order grootte (MOQ) en het toevoegen van nieuwe producten aan het assortiment kunnen namelijk redenen zijn om alsnog af te wijken van het bovenstaand scenario. In de volgende blog onderzoeken we de invloed hiervan.