Hoogseizoen. 9 punten om te checken of je voorbereid bent

Het eindejaarshoogseizoen is cruciaal voor e-commercebedrijven, zeker nu meer consumenten dan ooit online winkelen. Echter, zelfs met een nauwkeurige voorbereiding zijn er altijd elementen van vraag en aanbod waar je als inkoper geen invloed op hebt – ook tijdens het hoogseizoen. Lees in onze blog wat de uitdagingen zijn voor de komende periode en check via de praktische checklist of jij klaar bent voor jouw hoogseizoen.

De huidige wereldwijde economische uitdagingen maken de voorbereidingen voor het hoogseizoen complexer. De gevolgen van verstoorde supply chains en hoge inflatie zijn een lager consumentenvertrouwen, leveringsvertragingen en hogere vaste lasten voor bedrijven.

Ondanks een recente daling van containerprijzen duurt het door de drukte in havens nog steeds langer om orders te verzenden. Hierdoor zijn de doorlooptijden – lead times – van je producten langer en dat is een extra uitdaging in de aanloop naar het hoogseizoen.

De aanloop naar het hoogseizoen

Voor je planning en interne bedrijfsvoering moet je begrijpen wat de impact is van het hoogseizoen op jouw bedrijf. Zelfs tijdens de drukste periode verwachten je klanten een grote keuze aan producten, snelle levering en een vlekkeloze shopervaring. Productbeschikbaarheid is daarom cruciaal. Houd er echter rekening mee dat de levertijden oplopen in de aanloop naar het hoogseizoen en dat je het grootste deel van je belangrijkste producten vroeg zult moeten bestellen.

Zorg ervoor dat je forecastingmethoden gebruikt via een datagedreven inkoopmodule om de toekomstige vraag te voorspellen. Krijg via een ABC-analyse inzicht in de bijdrage van producten voor jouw bedrijf. En zorg voor dat er genoeg budget beschikbaar is voor je inkopen.

9 punten om te checken of je voorbereid bent op het hoogseizoen

Check aan de hand van onderstaande negen punten of je goed bent voorbereid op jouw hoogseizoen.

 

1. Verzendmethoden

Nader je de start van het hoogseizoen of zit je er middenin? Kies voor verzendmethoden die minder tijd kosten dan vrachtvervoer. Bijvoorbeeld, het gebruik van een containerschip is relatief traag en daarom beter voor bestellingen die van tevoren worden gepland.

2. Samenwerking

Werk samen met andere teams in je bedrijf om meer impact te maken. Werk samen met sales over welke producten je moet pushen en check met het marketingteam of de campagnes op orde zijn.

3. Overtollige voorraad

Voorraad die groter is dan de klant- en voorspelde vraag wordt beschouwd als overtollige voorraad. Voorkom dat cash opgeslagen zit in overtollige voorraad en gebruik Black Friday bijvoorbeeld als een manier om deze producten met korting te verkopen. Of, wanneer je na het hoogseizoen merkt dat je overtollige voorraad hebt, probeer dan de producten te verkopen in een uitverkoop.

4. Korting

Als een van jouw leveranciers de vraag niet aankan, geef dan geen korting op de producten die je bij deze leverancier koopt. De potentiële piek in de verkoop die kortingen kunnen veroorzaken, zal leiden tot stockouts en nee-verkopen als je de voorraad niet kunt aanvullen.

5. Doorlooptijden

Focus op het werken met korte doorlooptijden tijdens het hoogseizoen. Zo blijf je flexibel in de supply chain en kun je productbeschikbaarheid garanderen om blijvend aan de klantvraag te kunnen voldoen.

6. Leveranciers

Ontdek of jouw leveranciers de totale vraag aankunnen. Hoe groot ben jij voor je leveranciers? Je kunt betere deals verwachten als je een grote klant bent, maar het maakt je minder flexibel omdat je waarschijnlijk al veel van de voorraad van de leverancier afneemt.

7. Herhaalinkopen

Tijdens het hoogseizoen kun je slechts een kleine marge aanpassen en zul je nauw moeten samenwerken met jouw – lokale – leveranciers voor herhaalinkopen. Werken met een geautomatiseerde inkooptool zoals Optiply betekent dat je in real time weet wat je moet aanvullen. Hiermee voorkom je stockouts.

8. Backorders

Backorders kunnen snel oplopen als de klantvraag stijgt tijdens het hoogseizoen. Houd je backorders onder controle en je klanten tevreden door ervoor te zorgen dat je deze orders binnen een afgesproken tijd levert.

9. Evaluatie

Plan een evaluatie na het hoogseizoen, om te kijken wat je kunt verbeteren voor volgend jaar. Neem je evaluatie ook mee in het inkoopplan voor volgend jaar. Alleen met een goede voorbereiding kun je de juiste producten op het juiste moment bij de juiste leverancier en voor de juiste prijs inkopen.

Blijf flexibel tijdens het hoogseizoen

Niet elk e-commercebedrijf heeft zijn hoogseizoen aan het einde van het jaar. Bovendien zal niet elke e-tailer meedoen aan massaconsumptie-evenementen zoals Black Friday. Omdat dit marges onder druk kan zetten of niet overeenkomt met duurzaamheidsdoelstellingen. Als jij je markt- en consumentengedrag kent, kun je prioriteiten stellen en de juiste producten op het juiste moment kopen. Analyseer de uitdagingen binnen jouw supply chain, analyseer de prestaties van jouw leveranciers en optimaliseer je voorraad. Blijf op de hoogte van ontwikkelingen in de supply chain, onderhoud nauwe banden met je leveranciers en verander indien nodig van verzendmethode. Gebruik als inkoper datagedreven tools die je laten zien hoe je jouw voorraad beheert en waarmee je flexibel kunt opereren tijdens het hoogseizoen.