“Wij zijn dé webshop voor een zenvol leven. Optiply zorgt voor meer zenmomenten binnen onze inkoop.”

De gevolgen van corona, de opstopping in het Suezkanaal en de oorlog in Oekraïne hebben ervoor gezorgd dat de wereldhandel in een uitdagende tijd verkeerd. Ook voor Spiru, dé webshop in spirituele producten, levert dit uitdagingen op het gebied van inkoop en voorraadbeheer op. Lees het verhaal van Spiru en hoe zij innovatie en automatisering inzetten om hun organisatie flexibel binnen de markt te laten opereren en hun activiteiten schaalbaar te maken.

Altijd op tijd inkopen met de dynamische inkoopagenda

Uitdagende inkooptijden

Net als voor andere webshops zijn het uitdagende inkooptijden voor Spiru. Founder Yorick verduidelijkt: “We leven in een aparte tijd. Corona, de opstopping van het Suezkanaal en de oorlog in Oekraïne.” Deze ontwikkelingen hebben invloed op de wereld als geheel, maar ook op het vrachtverkeer en de levertijden van goederen in het bijzonder. “Wij importeren primair uit landen : India, Brazilië, Chili, Filipijnen, Pakistan, Indonesië en China. Je merkt dat de wereld ontregeld is.” 

Het gevolg is dat sommige orders van Spiru al ruim een jaar vertraagd zijn. “Dat zijn dingen, waar je niet echt goed rekening mee kan houden. Een productie kan eerder klaar zijn, maar het kan ook gerust 9 a 10 maanden duren.” Yorick redeneert kalm: “Ik denk dat je moet accepteren dat het allemaal wat stroperig kan gaan en dat de transportkosten enorm zijn gestegen.” Yorick geeft aan dat ze bepaalde producten blijven inkopen, ondanks de transportproblemen. “De levertijden zijn langer, maar daarom kopen we nu wat meer in. Onze voorraad is daardoor iets te hoog, maar het zorgt er wel voor dat we onze klanten kunnen blijven bedienen.”

Een innovatieve vervolgstap binnen Spiru’s inkoopproces

Pre-corona kocht Spiru in op basis van een zelf opgesteld script. “We hadden een vrij simpele formule. Als een product zoveel keer verkocht in een bepaalde tijd, dan moest je er zoveel van inkopen.” Door de groei van Spiru en de afhankelijkheid van meerdere leveranciers, zorgde dit op een gegeven moment voor veel incourante voorraad. Er werd ingekocht op basis van een minimaal voorraadniveau en statische cijfers.

Een combinatie van inhouse kennis en Optiply voor meer schaalbaarheid

Schaalbaarheid, snelheid en geen ingewikkeld implementatieproces waren belangrijke argumenten voor Spiru om een samenwerking met Optiply te starten. Door de aanwezige IT kennis binnen Spiru maakten Yorick en Cas een eigen koppeling naar Optiply. “Het scheelt natuurlijk dat je de juiste kennis in huis hebt en dat je geen aparte partij hiervoor hoeft in te schakelen. De eigen koppeling kostte tijd, maar toen dat eenmaal stond, konden we al vrij snel starten met Optiply.”

“Als we met Spiru niet waren afgestapt van de minimale voorraad strategie, dan zouden we waarschijnlijk te veel, verkeerd en/of te laat hebben ingekocht. Op een gegeven moment denk ik dat dit killing zou zijn geweest voor de liquiditeit van ons bedrijf. Je hebt financiële middelen om in te kopen, maar als je die investeert in verkeerde producten is dat natuurlijk zonde.” 

Om de voorraad in balans te houden vindt Yorick de dynamische agenda en de ABC categorisering in Optiply handig. “Het agenda gedeelte vind ik heel relaxt. De agenda geeft elke dag aan waar je naar moet kijken, in plaats van dat je zelf een kalender moet bijhouden.” Daarbij wil Yorick ook meer aan de slag te gaan met het categoriseren van producten: “Ik vind de ABC categorisering erg interessant. Welke producten lopen goed, welke lopen niet en waar moet je van af.”

Innovatie en automatisering voor slim inkopen

Door het gebruik van Optiply is Spiru slimmer gaan inkopen. Dit heeft ervoor gezorgd dat er meer cashflow beschikbaar is. “We hebben best wel wat liquide middelen vrij kunnen spelen door Optiply. Daardoor kunnen we nu andere producten importeren en aanbieden.” Daarnaast ziet Yorick ook op het gebied van informatieoverdracht voordelen. “Er zat en zit heel veel in mijn hoofd, maar nu ook in het systeem. Daardoor is er meer overzicht en rust op de werkvloer.” De automatisering heeft ervoor gezorgd dat de collega’s van Yorick meer plezier hebben in hun werk en dat taken overdraagbaar zijn.

“Innovatie is key in het proces.” Optiply heeft het inkoopproces van Spiru efficiënter gemaakt en dat biedt kansen voor het bedrijf om op te schalen. “Schaalbaarheid is voor ons essentieel. Het mooie aan e-commerce is dat alles digitaal is. Aan de hand van data kun je hierdoor aan betere strategische besluitvorming doen.” Yorick legt het zo uit: “Wij zijn dé webshop voor een zenvol leven. Optiply zorgt voor meer zenmomenten binnen onze inkoop.”